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Excel制表技巧(49)公式及函数B

2.1.2.2  AVERAGE函数

AVERAGE函数的功能是计算给定参数的算术平均值。公式为

= AVERAGE(参数1,参数2,…,参数N)

函数中的参数可以是数字,或者是涉及数字的名称、数组或引用。如果数组或单元格引用参数中有文字、逻辑值或空单元格,则忽略其值。但是,如果单元格包含零值则计算在内。

AVERAGE函数的使用方法与SUM函数相同,此处不再介绍。

2.1.2.3  MIN函数和MAX函数

MIN函数的功能是给定参数表中的最小值,MAX函数的功能是给定参数表中的最大值。公式为

= MIN(参数1,参数2,…,参数N)

= MAX(参数1,参数2,…,参数N)

函数中的参数可以是数字、空白单元格、逻辑值或表示数值的文字串。

例如,MIN(3,5,12,32)=3;MAX(3,5,12,32)=32。

2.1.2.4  COUNT函数和COUNTIF函数

COUNT函数的功能是计算给定区域内数值型参数的数目。公式为

= COUNT(参数1,参数2,…,参数N)

COUNTIF函数的功能是计算给定区域内满足特定条件的单元格的数目。公式为

= COUNTIF(range,criteria)

式中 range—需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域;

criteria—确定哪些单元格将被计算在内的条件,其形式可以为数字、表达式或文本。

COUNT函数和COUNTIF函数在数据汇总统计分析中是非常有用的函数。

2.1.2.5  IF函数

IF函数也称条件函数,它根据参数条件的真假,返回不同的结果。在实践中,经常使用函数IF对数值和公式进行条件检测。公式为

= IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

式中  logical_test—条件表达式,其结果要么为 TRUE,要么为 FALSE,它可使用任何比较运算符;

value_if_true—logical_test 为 TRUE 时返回的值;

value_if_false—logical_test 为 FALSE 时返回的值。

IF函数在财务管理中具有非常广泛的应用。

【例2-5】例如,某企业对各个销售部门的销售业绩进行评价,评价标准及各个销售部门在2002年的销售业绩汇总如图2-16所示,评价计算步骤如下:

图2-16  销售部门业绩评价

(1)选定单元格区域C3:C12。

(2)直接输入以下公式:“=IF(B3:B12<100000,"差",IF(B3:B12<200000,"一般",IF(B3:B12<300000,"好",IF(B3:B12<400000,"较好","很好"))))”。

(3)按“Crtl+Shift+Enter”组合键。

则各个销售部门的销售业绩评价结果就显示在单元格域C3:C12中。

也可以直接在单元格C3中输入公式“=IF(B3<100000,"差",IF(B3<200000,"一般",IF(B3<300000,"好",IF(B3<400000,"较好","很好"))))”后,将其向下填充复制到C4~C12单元格中。

2.1.2.6  AND函数、OR函数和NOT函数

这3个函数的用法如下:

= AND(条件1,条件2,…,条件N)

= OR(条件1,条件2,…,条件N)

= NOT(条件)

AND函数表示逻辑与,当所有条件都满足时(即所有参数的逻辑值都为真时),AND函数返回TRUE,否则,只要有一个条件不满足即返回FALSE。

OR函数表示逻辑或,只要有一个条件满足时,OR函数返回TRUE,只有当所有条件都不满足时才返回FALSE。

NOT函数只有一个逻辑参数,它可以计算出TRUE或FALSE的逻辑值或逻辑表达式。如果逻辑值为 FALSE,函数 NOT 返回 TRUE;如果逻辑值为 TRUE,函数 NOT 返回FALSE。

这3个函数一般与IF函数结合使用。

【例2-6】某企业根据各销售部门的销售额及销售费用确定奖金提成比例及提取额,若销售额大于300000元且销售费用占销售额的比例不超过1%,则奖金提取比例为15%,否则为10%,则计算过程如下(如图2-17所示):

1)在单元格D3中输入公式“=IF(AND(B3>300000,C3/B3<1%),15%,10%)”,将其向下填充复制到D4~C10单元格中。

(2)选取单元格区域E3:E10,输入公式“=B3:B10*D3:D10”,按“Crtl+Shift+Enter”组合键。

则各销售部门的销售奖金提成比例及奖金提取额如图2-17所示。

图2-17  奖金提成比例及提取额的计算

2.1.2.7  LOOKUP函数、VLOOKUP函数和HLOOKUP函数

1.LOOKUP函数

LOOKUP函数的功能是返回向量(单行区域或单列区域)或数组中的数值。函数 LOOKUP 有两种语法形式:向量和数组。函数 LOOKUP 的向量形式是在单行区域或单列区域(向量)中查找数值,然后返回第二个单行区域或单列区域中相同位置的数值;函数 LOOKUP 的数组形式在数组的第一行或第一列查找指定的数值,然后返回数组的最后一行或最后一列中相同位置的数值。

(1)向量形式:公式为

LOOKUP(lookup_value,lookup_vector,result_vector)

式中 lookup_value—函数LOOKUP在第一个向量中所要查找的数值,它可以为数字、文本、逻辑值或包含数值的名称或引用;

lookup_vector—只包含一行或一列的区域lookup_vector 的数值可以为文本、数字或逻辑值;

result_vector—为只包含一行或一列的区域其大小必须与 lookup_vector 相同。 

(2)数组形式:公式为

= LOOKUP(lookup_value,array)

式中 array—包含文本、数字或逻辑值的单元格区域或数组它的值用于与 lookup_value 进行比较。

例如:LOOKUP(5.2,{4.2,5,7,9,10})=5。

注意:lookup_vector的数值必须按升序排列,否则函数LOOKUP不能返回正确的结果。文本不区分大小写。如果函数LOOKUP找不到lookup_value,则查找lookup_vector中小于或等于lookup_value的最大数值。如果lookup_value小于lookup_vector中的最小值,函数LOOKUP返回错误值#N/A。

2.VLOOKUP函数

VLOOKUP函数的功能是在表格或数值数组的首列查找指定的数值,并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。公式为

= VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

式中 lookup_value—需要在数据表第一列中查找的数值,lookup_value 可以为数值、引用或文字串;

table_array—需要在其中查找数据的数据表,可以使用对区域或区域名称的引用,例如数据库或数据清单;

如果range_lookup为TRUE,则table_array的第一列中的数值必须按升序排列,否则函数VLOOKUP不能返回正确的数值,如果range_lookup为FALSE,table_array不必进行排序。table_array的第一列中的数值可以为文本、数字或逻辑值,且不区分文本的大小写;

col_index_num—table_array中待返回的匹配值的列序号;

col_index_num为1时,返回table_array第一列中的数值;col_index_num为2时,返回table_array第二列中的数值,以此类推。如果col_index_num小于1,函数VLOOKUP返回错误值#VALUE!;如果col_index_num大于table_array的列数,函数VLOOKUP返回错误值#REF!。

range_lookup—逻辑值,指明函数 VLOOKUP 返回时是精确匹配还是近似匹配。

如果其为TRUE或省略,则返回近似匹配值,也就是说,如果找不到精确匹配值,则返回小于lookup_value的最大数值;如果range_value为FALSE,函数VLOOKUP将返回精确匹配值。如果找不到,则返回错误值#N/A。

VLOOKUP函数在财务管理与分析中是一个经常用到的函数,因此熟悉它将会带来很大便利。在以后的有关章节中会经常用到它。

例如,假设单元格A1:A4中的数据分别为1、30、80和90,单元格B1:B4中的数据分别为400、500、600和700,则有:VLOOKUP(5,A1:B4,2)=400,VLOOKUP(30,A1:B4,2)=500,VLOOKUP(79,A1:B4,2)=500,VLOOKUP(92,A1:B4,2)=700。

3.HLOOKUP函数

HLOOKUP函数的功能是从表格或数值数组的首行查找指定的数值,并由此返回表格或数组当前列中指定行处的数值。公式为

= (lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)

式中  row_index_num—table_array中待返回的匹配值的行序号。

row_index_num为1时,返回table_array第一行的数值,row_index_num为2时,返回table_array第二行的数值,以此类推。如果row_index_num小于1,函数HLOOKUP返回错误值 #VALUE!;如果row_index_num大于table_array的行数,函数HLOOKUP返回错误值#REF!。

式中的其他参数含义参阅VLOOKUP函数。

HLOOKUP函数与VLOOKUP函数的区别是:当比较值位于数据表的首行,并且要查找下面给定行中的数据时,使用函数HLOOKUP;当比较值位于要进行数据查找的左边一列时,使用函数VLOOKUP。VLOOKUP函数在首列进行检索,先得到的是行号,然后根据col_index_num参数指定的列标返回指定的单元格数值;而HLOOKUP函数在首行进行检索,先得到的是列标,然后根据row_index_num参数指定的行号返回指定的单元格数值。

 

2.1.2.8  MATCH函数

MATCH函数的功能是返回在指定方式下与指定数值匹配的数组中元素的相应位置。公式为:

= MATCH(lookup_value,lookup_array,match_type)

式中  lookup_value—需要在数据表中查找的数值,可以是数值(数字、文本或逻辑值)或对数字、文本或逻辑值的单元格引用;

lookup_array—可能包含所要查找的数值的连续单元格区域,可以是数组或数组引用;

match_type—数字-1、0或1,它指明Excel如何在lookup_array中查找lookup_value。

查找方式如下:当match_type为-1时,lookup_array必须按降序排列,函数MATCH查找大于或等于lookup_value的最小数值;当match_type为0时,lookup_array可以按任何顺序排列,函数MATCH 查找等于lookup_value的第一个数值;当match_type为1时,lookup_array必须按升序排列,函数MATCH查找小于或等于lookup_value的最大数值。

例如,MATCH(12,{23,43,12,55},0)=3,MATCH(40,{23,43,12,55})=1。

      显示部分公式的运行结果

      在输入较长的公式时容易出错,如何测试其中的部分公式呢?选中要测试公式的某一部分,按下F9键,Excel会将选定的部分替换成相应的结果,若想恢复为原来的公式只须按Esc键或“Ctrl+Z”即可。

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