Word文档实战应用技巧6

使用交叉引用设置编号
一定不要自己敲编号，推荐使用交叉引用，否则手动输入的编号极可能给你文章的修改带来无穷的后患。标题的编号可以通过设置标题样式来实现，表格和图形的编号通过设置题注的编号来完成。在写“参见第x章、如图x所示”等字样时，不要自己敲编号，应使用交叉引用。这样做以后，当插入或删除新的内容时，所有的编号和引用都将自动更新，无需人力维护。并且可以自动生成图、表目录。
对齐
一定不要用手动敲空格来达到对齐的目的。只有英文单词间才会有空格，中文文档没有空格。所有的对齐都应该利用标尺、制表位、对齐方式和段落的缩进等来进行。如果发现自己手动打了空格，一定要谨慎，想想是否可以通过其他方法来避免。同理，一定不要通过敲回车来调整段落的间距。
绘图技巧
长篇文档中会用到很多图表，笔者强烈建议长篇文档撰写者分清长篇文档中的图形和表格，表格可以使用Word提供的工具进行编写，很简单，这里就不再赘述了。框图和流程图的编辑，笔者强烈建议使用Office2003中绑定的MicrosoftOfficeVisioProfessional2003画。如果不能忍受Visio对象复制到Word的速度，还可以试试SmardDraw，功能不比Visio弱，使用不比Visio难，速度却快多了。
编辑数学公式
在长篇文档中编辑数学公式，个人建议使用MathType5.0，其实Word集成的公式编辑器就是它的3.0版。安装MathType后，Word会增加一个菜单项，其功能一目了然。推荐使用MathType的自动编号和引用功能，这样首先有良好的对齐效果，还可以自动更新编号。Word正文中插入公式的一个常见问题是把上下行距都撑大了，很不美观，这部分可以通过固定行距来修正。但是要提醒长篇文档撰写者，如果你计算机上安装了MathType5.0后，撰写公式的速度非常快，占用少量的CPU。但是，当你准备打印长篇文档的时候，要记得找个按照了MathType5.0的计算机打印，不然，我们的公式就“不翼而飞”了。
使用分节符
如果希望在一篇文档里得到不同的页眉、页脚、页码格式，可以插入分节符，并给每一节设置不同的格式。
上述六点都是关于排版的建议，还是要强调一遍，作者关心的重点是文章的内容，文章的表现就交给Word去处理。如果你发现自己正在做与文章内容无关的繁琐的排版工作，一定要停下来学一下Word的帮助，因为Word早已提供了足够强大的功能。
使用子文档
学位长篇文档至少要几十页，且包括大量的图片、公式、表格，比较庞大。如果所有的内容都保存在一个文件里，打开、保存、关闭都需要很长的时间，且不保险。
建议长篇文档的每一章保存到一个子文档，而在主控文档中设置样式。这样每个文件小了，编辑速度快，而且就算文档损坏，也只有一章的损失，不至于全军覆灭。建议先建主控文档，从主控文档中创建子文档，个人感觉比先写子文档再插入到主控文档要好。
及时保存、多做备份
设置自动保存，还有一有空就Ctrl+S。
不但Word不可靠，Windows也不可靠，每天的工作都要有备份才好。Word提供了版本管理的功能，将一个文档的各个版本保存到一个文件里，并提供比较合并等功能。不过保存几个版本后文件就大得不得了，而且一个文件损坏后所有的版本都没了，个人感觉不实用。还是多处备份吧。
另外提醒一下，插入的图片、和公式最好单独保存到文件里另做备份。否则，哪天打文档时发现自己辛辛苦苦的编辑的图片和公式都变成了大红叉，哭都来不及了。
大纲视图与文档结构图
使用大纲视图写文章的提纲，调整章节顺序比较方便。
使用文档结构图让你方便地定位章节。
上面的建议并不全面，但相信比较管用，希望各位长篇文档撰写者能从中有所收获。如果还有疑问，自己花些时间研究一下Word的帮助，相信会有事半功倍的效果。