如何正确出具《离职证明》

作者：张恒律师 电话（微信）：13816838743

 

一、为何要出具离职证明？

    之所以要出具离职证明，原因有二：

    1、属于原用人单位的法定义务。

    根据《劳动合同法》第五十条第一款规定，用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或终止劳动合同的证明。

    同时，根据《上海市劳动和社会保障局关于实施<上海市劳动合同条例>若干问题的通知》规定：“劳动合同关系已经解除或者终止，用人单位未按《条例》规定出具解除或者终止劳动合同关系的有效证明或未及时办理退工手续，影响劳动者办理失业登记手续造成损失的，用人单位应当按照失业保险金有关规定予以赔偿；给劳动者造成其他实际损失的，用人单位应当按照劳动者的请求，赔偿其他实际损失，但不再承担法定失业保险金的赔偿责任”。可见，原用人单位未按规定出具离职证明，面临赔偿劳动者失业或其他损失的法律风险。

    2、劳动者入职新用人单位需要提供离职证明？

   《劳动合同法》第九十一条规定，用人单位招用与其他用人单位尚未解除或者终止劳动合同的劳动者，给其他用人单位造成损失的，应当承担连带赔偿责任。所以，新用人单位需要劳动者提供离职证明，以证明其与原用人单位已结束劳动关系，防范用工法律风险。

二、如何正确出具离职证明？

    1、要有充分的证据证明双方的劳动关系合法解除或终止；

    离职证明的法律定性为用人单位与劳动者劳动关系已经结束的证明性文件，但用人单位与劳动者的劳动关系因何结束、何时结束及结束的合法性，需要用人单位保留充分的证据，该证据与离职证明实则为因果关系的“因”与“果”，若没有“因”，则“果”的合法性存疑，用人单位面临支付违解除或终止劳动关系的法律风险。

    笔者代理一起案件，劳动者向公司法定代表人电话口头辞职，在没有提交书面辞职材料及办理离职手续的情况下，公司向该员工出具离职证明，之后因结算薪资问题双方闹得不愉快，劳动者申请仲裁要求公司支付违法解除劳动合同的赔偿金。因双方认可劳动关系已经解除，但依据最高院规定，公司应就解除的合法性及事实依据提供证据，因公司无证据导致举证不能，最终承担赔偿金的法律后果。

    所以，在用人单位出具离职证明之前，应充分审查双方劳动关系因何结束及是否保留有相应证据。如员工辞职，则要提交辞职报告；员工违纪被开除，要收集员工已经构成严重违纪的行为证据、制度依据及已将开除理由告知员工的书面通知；如劳动关系到期终止，要保留劳动关系到期之前已通知到员工到期不续签的材料等。就如上述案例所言，最重要的是防范离职证明成为无源之水、无本之木，而使得公司多承担无端成本。

    2、离职证明包括哪些内容？

    根据《劳动合同法实施条例》规定，用人单位出具的解除、终止劳动合同的证明，应当写明劳动合同期限、解除或终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限。从该规定来看，国家提倡用人单位在离职证明中使用中性词汇描述劳动者在单位的工作基本状况，不提倡或褒或贬的具有定性类的描述，或者任意增减内容点，以期保持离职证明的客观性，也不影响劳动者重新就业。

    就笔者接触到的常见问题，简单总结如下：

    1）将劳动关系解除或终止理由载入离职证明。

    笔者认为，若内容为员工个人原因辞职、劳动合同到期终止等对劳动者重新就业无影响的描述没有问题，但对于不胜任工作、严重违纪被开除、不符合录用条件辞退、过错性劝退等字样不建议载入离职证明。

    之所以如此，一方面根据上述《劳动合同法实施条例》规定，并未要求将解除理由载入；另一方面，也是和谐劳动关系，降低风险的考量。试想，若将“开除”、“不胜任”、“严重违纪”等字样展示给下家应聘单位，员工被录用的概率几乎是零，员工只能被逼上梁山，找原单“算账”，或仲裁要求公司支付赔偿金，或投诉社保公积金缴纳有问题，或举报未按规定申报税费，或泄漏商业机密等，玉石俱焚，使得企业面临各类用工、经营性风险，结果最受伤还是用人单位。

    2）对员工的工作表现、职业品德作出评价。

    在离职证明中对优秀员工的工作表现作出客观评价，笔者予以赞同，但是故意夸大或贬低员工的描述并不可取。故意夸大行为会对用人单位带来不良社会影响，而贬低员工，即使员工确实工作表现、品德不佳，也会与员工“结仇”，对企业经营带来各类干扰。但是，对于应聘单位的背景调查要求，本单位可如实陈述。

    实践中，笔者也遇到过法院要求用人单位重新出具离职证明的案例。

    3）将员工定性为“非自愿离职”。

    根据规定，员工非自愿离职（如合同到期终止、公司辞退等）可申请失业保险待遇（上海地区需要本地户口），但员工主动辞职的则无权申请。许多用人单位为照顾员工获得失业保险金，会在离职证明中强调员工系“非自愿离职”。对此，笔者认为若为如实陈述或定性则没有问题，若用人单位虚构离职类型，如本来员工个人原因辞职，公司虚构为“非自愿离职”或合同到期终止，则因涉嫌骗保，存违法嫌疑，并不可取。

    4）是否可强调员工签订有保密或竞业限制协议？

    根据《劳动合同法》的规定，用人单位和劳动者可以在劳动合同中约定有保密义务、竞业限制、的条款，也可以单独签订保密或竞业限制协议。对于涉密或签订有竞业限制协议的员工，笔者建议在离职证明中将相关内容甚至包括违约责任均客观描述之，一方面是对员工的警醒，另一方面也可以提醒新用人单位慎重审查、合法用工，以达到保护本单位商业秘密的目的。

    因为离职证明是用人单位对外展示的员工最后一份法律文件，对劳动争议案件的处理、用工风险防范有着不容忽视的影响，所以企业应尽量制作规范、描述准确、内容客观，如此才能真正维护用人单位自身利益。

   下图为笔者制作的《离职证明》范本，仅做参考适用。