11种能让工作效率提高10倍的基本函数

务必掌握的11个函数

上述的11种基本函数，每一种都确实非常基本，因此可能有人“全部都见过”，但可能有人对部分函数的使用方法也不太了解，下面职场君将一一解释说明。

求和用SUM函数

SUM函数是一种对指定单元格区域进行求和的函数。它是Excel中具有代表性的函数，想必知道的人非常多。

SUM函数的基本格式=SUM（单元格区域）在显示和值的单元格输入“SUM”，在括号内指定计算对象单元格区域（函数中所指定的单元格区域或条件叫作“参数”）。在单元格区域内拖动鼠标，就会像“A1:A3”这样，将单元格编号（单元格区域的开始和结束）以“:”（冒号）连接的形式，输入到参数单元格区域（区域指定方式）。

另外，要单独指定多个单元格时，要在按下 Ctrl 键的同时依次点击对象单元格。这样，就会像“A1,A3”这样，单独的单元格地址将会以“,”隔开输入（单独指定方式）。单元格地址、冒号、逗号也可以用键盘直接输入。单元格区域指定以后，按下Enter键就会显示出和值了。

SUM函数的使用频率很高，如果能够掌握它的快速输入方法就可以提高作业效率。下面列举了3种代表性的输入方法。①点击[公式]选项卡的[自动求和]按钮

计算出单元格区域内的最大值/最小值

求特定单元格区域内的最大值用MAX函数，求最小值用MIN函数。

=MAX(单元格区域)

=MIN(单元格区域)

MAX函数和MIN函数都可以通过两种指定方式来指定单元格区域。即“A1:A10”这种用“:”连接首尾单元格的区域指定方式以及“A1,A5”这种用“,”隔开并列出各单元格区域的单独指定方式。当然也可以两者并用。

把不合理的数值转换为正常值——ROUND函数

在财务的各种表中，商品数量、价格、店铺数、人数等值中是绝对不会带有小数点的。大家所处理的数据中肯定也有“不带小数点的值”。但是，对这些值进行类似“前年比1.5倍”、“70%OFF”这样的估算后，有时结果也会出现带小数点的值。此时，可以使用ROUND函数，将值四舍五入到任意位数。

=ROUND(单元格区域，位数)

“单元格区域”用于指定四舍五入对象的单元格区域，可以指定为算式。“位数”用于指定小数点后的位数。如果是四舍五入到小数点后1位，就指定为“1”。如果是四舍五入到小数点后2位，就为“2”。如果是四舍五入到小数点以后，就指定为“0”。

变更发生错误时的显示内容——IFERROR函数

有的函数或公式会由于没有输入数据而导致报错。例如，从经费和销售数量的实绩表中计算每台所用的经费，算法为“经费÷销售数量”，如果“销售数量”单元格中没有输入数据（空白），那么单元格中将会显示出“#DIV/0”（除数为0错误）。

如果所有看这个表格的人都对Excel的操作很熟悉，那么这样的错误信息也无妨，但是如果看表格的人对Excel并不熟悉，那么这样的错误信息就让人感到很陌生了。此时，推荐使用IFERROR函数来把错误提示改为让人一看便知的内容。

=IFERROR(单元格区域,报错时所显示的文字)

根据计算结果变更显示内容——IF函数

如何写“逻辑表达式”是关键，“年龄在20岁以上”、“居住地在东京”，根据这样的“条件”来切换显示单元格中所显示的值时，要用到IF函数。

IF函数可根据所指定的逻辑表达式的计算结果，将两种显示内容中的其中一种显示到单元格中。

=IF(逻辑表达式，为TRUE时的显示内容,为FALSE时的显示内容)

使用I F函数时的关键是“逻辑表达式”。所谓逻辑表达式，就是使用“=”、“<”、“>”这些用于进行比较的符号（运算符）所进行的提问。

例如，“A1=10”这个逻辑表达式，是对“单元格A1的值是否等于数值10”所进行的提问。当该表达式成立时，也就是单元格A1的值等于10时，计算结果为“TRUE”（正确），IF函数将会显示第二参数中所指定的“为TRUE时的显示内容”。另外，当单元格A1的值不为10时，则计算结果为“FALSE”（错误），IF函数将会显示第三参数中所指定的“为FALSE时的显示内容”。

可在逻辑表达式中进行指定的比较运算符如下表所示，以及什么时候为TRUE都可从下表中获知。

按月计算出每日销量总数——SUMIF函数

在进行销售管理或者库存管理、商品企划等时，有时会使用到对各销量按日期顺序罗列出的数据一览来计算某个时期的总数，比如按周或按月。

这种情况下使用SUMIF函数是极为方便的。正如其名，SUMIF函数是将SUM函数和IF函数组合后的函数，使用SUMIF函数，可以计算出只满足特定条件的值的总和。例如，对“6月的销售数量”、“在东京的销售金额”、“各店铺的销售金额”等简单就能完成总数的计算。

对只符合多个条件的数据求和——SUMIFS函数

在数据求和或者数据分析、市场营销研究等工作中，SUMIFS函数是最重要的函数之一。熟练使用之后，可以极大提高数据求和的速度。

使用SUMIFS函数，可以对只满足多个条件的值进行求和，如SUMIF函数中只可以指定一个用于限定求和区域的条件式，而SUMIFS函数可以指定的条件式多达127个。

从这点看来，SUMIFS函数可以说是SUMIF的上级函数。

=SUMIFS(求和对象区域,条件区域,条件1,条件区域2,条件2……)

下表中，使用SUMIIFS函数，从一览表中对“商品名为台式机PC”并且“店铺为东京总店”的销售总数进行了计算，利用SUMIFS函数，对只满足“商品名为台式机PC”并且“店铺为东京总店”这两个条件的数据进行“销售数量”的求和。实际上就是根据单元格H4、H5的值来变换求和对象。

从所有的调查问卷回答者中计算出男女人数——COUNTIF函数

对“男性/女性”、“出席/缺席”这种只具有限定种类的值的单元格进行计数时，可使用COUNTIF函数。COUNTIF函数是对满足特定条件的单元格进行计数的函数。

=COUNTIF(区域,条件)

在“区域”中指定作为处理对象的单元格区域（将哪个单元格区域作为计数的对象）。另外，在“条件”中指定用于对数据进行计数的条件。

对满足多个条件的数据进行计数——COUNTIFS函数

对满足多个条件的单元格进行计数可使用COUNTIFS函数。使用该函数，可指定的“用于限制计数对象的条件”最多可达127个，而COUNTIF函数只可以指定一个。从这点上来讲COUNTIFS函数可以说是COUNTIF函数的上级函数。

=COUNTIFS(计数条件区域1,计数条件1,计数条件区域2,计数条件2……)

下图中，使用COUNTIFS函数对如下数据进行了计数。

⿟ 商品名为“台式机PC”，对象店铺为“东京总店”的销售数量

⿟ 商品名为“平板电脑”，对象店铺为“东京总店”的销售数量

⿟ 商品名为“PC用桌”，对象店铺为“东京总店”的销售数量

从产品编号中提取产品名和产品金额——VLOOKUP函数

使用VLOOKUP函数，可以实现像查找结构。

=VLOOKUP(要查找的值,区域,列编号,FALSE)

为第一个参数“要查找的值”指定查找键，如商品ID等，为第二个参数“区域”指定输入了主数据的单元格区域。然后，为第三个参数“列编号”指定“显示主数据的第几列的值”。第四个参数可以指定数据的查找方法，通常在表查找指定为“FALSE”即可。

只用文字说明可能不太好懂，我们来看一个具体的示例。下图中，将单元格B5中所输入的值（商品ID）作为查找key，查找主数据（单元格区域B13:D17），查找表中相应的商品名（第二列）和单价（第三列）。

在付款通知单中自动输入下月的最后一天进行计数——EOMONTH函数

向客户请款时，很多时候会有“签约当月的月末付款”、“次月末付款”、“下下月末付款”。其中“月末”日期使用EOMONTH函数就可以简单显示出来。

=EOMONTH(开始日期,月数)

EOMONTH函数中，为第一个参数指定“起算开始日期”，为第二个参数指定“是要求开始日期后几个月后的月末日呢”，通过月数来指定。指定为“0”的话就是当月月末，指定为“-1”的话就会显示上个月的月末。

《孙子兵法》有云：将莫不闻，知之者胜，不知者不胜。这同样也适用于职场成功法则，熟练使用Excel的职员和普通职员在工作效率和工作质量上可谓天壤之别。做同样的工作，有的人用5个小时，而有的人10秒就完成了。这并不是夸大其词，日本Excel研修讲师藤井直弥的真《Excel最强教科书》中所讲解的Excel商务实用办公技巧，不仅能几十倍地提高工作效率，还能大幅度减少输入错误和计算错误，问世两年印刷21次！