妙用Excel的SUBTOTAL函数填充序列

利用Microsoft Excel中的SUBTOTAL函数，可以在筛选模式下方便的填充数据序列，它能随着筛选内容的变化而自动填充数据。下面结合实例来介绍一下它的妙用之处。

问题的由来：如图1所示10 kV线路材料明细表。每一种材料所在行的A列都有一个序号，且按顺序排序。

图1 10 kV线路材料明细表

在打印材料明细时，我们习惯于只打印数量大于0的行，而隐藏一些没有数据的材料行，这时通常会利用工作表的筛选工具来筛选出大于0的行，然后再打印。但筛选后一些材料数量为零的行将会被隐藏，同时相应行的A列序号也会被隐藏，这样就会造成序列号的显示中断（如图2所示）,这显然不符合打印要求。如何使筛选的内容变化时序号跟着一起变动呢？答案是用Excel的SUBTOTAL函数。

图2 序列号的显示中断

方法是在序列号开始的第一个单元格（A4单元格）中输入公式“=SUBTOTAL(2,$E$4:$E4)”，然后将鼠标放到A4单元格的右下角，这时会出现一个拖动图标 ，向下拖动这个图标填充公式至A列的所有数据行。拖动结束后，你再筛选E列大于零的行，所得的结果是A列序号将自动按照顺序排序了，如图3所示。

图3 列序号按照顺序排序

一次定义成功后，不论你怎样变动明细表数据，如何筛选结果，A列序号都将按照顺序排序。

备注：在使用中，当数据E列中的单元格值如为非数字时，将不会正确排序。原因是SUBTOTAL函数只返回包含数字以及包含参数列表中的数字的单元格的个数。这时你可以在空单元格中输入0来解决这个问题。如果你还嫌输入0以后工作表显示的不美观，不想让单元格显示零值，可以通过单击菜单栏“工具→选项→视图→窗口选项→零值”取消零值的显示。如图4所示。

图4 取消零值显示