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如何管理好自己的时间

一句常说的话,做时间的主人。反过来想想,为什么要做时间主人?因为很多时候,我都是时间的奴隶,被时间迫着跑。而可笑的是,其实是时间是天赋的,无论贫富,每个人的每天时间都是二十四小时,而且过期作废。

  时间虽然是上天赋予的,但是它也是有价格的。公司雇佣你的时候,就是购买了你的时间。以一个年收入为6万元左右的人而言,年工作时间254天,每天(工作)价值是236.22元,每小时(工作)价值29.52元,每分钟(工作)价值0.48元。

  你用什么方式管理你的时间?

  一天时间用比较直观的表达就是:000-2400,但我们提到时间的时候,其实是指发生在这个时间长轴上的事件。因此,管理时间,其实就是管理事件。

  做为时间的主人,就是看我们对时间做了哪些行为:消费,浪费,投资。

一、管理时间的几种方式

  第一代:便笺与备忘录

  第二代:日历与预约表

  第三代:优先顺序

  第四代:人生管理=指南针管理+时钟管理

  1. 指南针的管理

  Jennifer给出这样的指南针,你最可能成为这样的人是基于你的价值观,优势,角色的共同作用的结果,因此,尽量让自己清楚这个核心。

   价值观:代表一个人对周围事物的是非,善恶和重要性的评价,让你感觉美好,快乐,活力十足的属于自己的原则,价值观往往会左右你的选择。

  我们常听人说,不快乐的话,给再多的钱也不会从事那份工作,其实在很大程度上,那是因为价值观不相符合。价值观无所谓好坏,但一定是让你舒服的。

  优势:一个人做什么事情得心应手。优势=才干+知识+技能,一个人的才干是在3-15岁就已经根深蒂固的,而知识是后天培育的,技能是人们做一件事情的步骤。

  有一本书《现在发现你的优势》,它的核心思想是:将某件事情做得出类拨萃,并不需要具备方方面面的优势。你的成功之道是最大限度地发挥优势,而不是克服弱点。

  角色:相对另外一个群体的定位。扮演不合适的角色就有不安全感。最常见的问题就是角色冲突,角色不清,角色中断,角色失败。

  你清楚自己的角色么?对每一种角色做什么样的诠释,应该承担什么样的责任?重要性排序。

  一个人在生活中最可能扮演的角色大概是4-5种,如果过多,可能就比较辛苦了。因为要顾及的人太多。(比如:女儿,母亲,妻子,朋友,经理,领导)

  2. 时钟管理

  指南针的管理可以说是人性的角度来提示我们要做正确的事

  而时钟管理会教会我们如何正确地做事。时钟管理代表着的步骤,方式,也就是我们做事方式。

  选择重要的事情,并排定优先顺序

  (1)时间管理的第一步,就是将你使用时间的方式忠实记录下来,这是帮助您开始时间管理的最佳方式。

  (2)时间管理矩阵

  这个可能已经老掉牙了,还是记录一下吧.

  第一象限:既重要且紧急。亦称:必要性象限 第二象限:重要且不紧急。亦称:领导力象限

  第三象限:紧急不重要。亦称:欺骗象限。紧急程度是最好判断的,但它也是最具欺骗,让你误以为重要。

  第四象限:既不重要亦不紧急。亦称:浪费象限。对时间的耗费与浪费。

  时间管理矩阵帮你识别出我们是否把时间花在有效的活动上了。它包括紧急的事,像电话铃,以及为我们的目标做计划有关之类重要的事情。我们的活动总是紧急和(或)重要的组合。

  所以,您可以将你在(1)中记录的表格里所花去的时间填写到不同的象限里,看看自己哪个象限的比重最大? 

  第一象限中的活动,又紧急又重要,并且我们都会经常性的遇见它。

  第三象限中的活动是紧急,但像阅读信箱里的垃圾邮件一样的不重要。

  第四象限中的活动是一些琐事,例如无目的的上网浏览。

  人们花大多数的时间在第三和第四象限,就会过着不负责任的生活。

  为过一个有效、充实的生活,你必须努力在第二象限中工作,它是不紧急但重要的工作。为预防危机做每周计划就是第二象限的例子。

  如果你将时间花在第二象限,会发现你遇见的危机会减少,它会帮助你取得成功。

  养成习惯经常问自己:此刻你正在哪个象限中工作。

  如果你发现自己在第三象限,你需要学会对不重要的事情说,如果你发现自己在第四象限,你需要努力离开一些东西了。长期处于第三,第四象限的人是因为不清楚你在生活中真正想要什么,以及什么是重要的。如果是这样,你应当考虑定义你的使命以及目标设定。

  如果你长期处于第一象限,可能会一直压力重重,就像救火队一样,心力憔悴。

  Jennifer说:当你心中有一个,你才能微笑地说

  因此,当你制定计划之后,可以学着归类。按照时间管理矩阵方法排出优先次序。

  (3) 如何制定每周计划

  1) 回顾上周之成就

  2) 回顾长期/短期角色目标

  3) 回顾Annual Calendar上即将到期的预约事件

  4) 订立本周内的各角色目标

  5) 将角色目标分配至每天

  6) 每日前一晚的思考

二、养成好习惯

  (一)高效能人士的7个习惯:

培养好的习惯,那本高效能人士的7个习惯相信不少人读过了,在此只简要列出。  

  1.be proactive                                     习惯一:主动积极2.begin with the end in mind                       习惯二:以终为始

  3.put first things first                           习惯三:要事第一

  4.think win-win                                    习惯四:双赢思维

  5.seek first to understand,then to be understood   习惯五:知彼解己

  6.synergize                                        习惯六:统合综效

  7.sharpen the saw                                   习惯七:不断更新

  (二)20/80法则

  管理学界所熟知的“80/20原理,即百分之八十的价值是来自百分之二十的因子,其余的百分之二十的价值则来自百分之八十的因子。

  因此,建议将80%的时间花在那最重要的20%身上。将注意力放到有限的范围内。

  该法则也被推广至社会生活的各个部分,且深为人们所认同。例如,在企业中,通常认为它80%的利润来自于20%的项目或重要客户;经济学家认为,20%的人掌握着80%的财富;心理学家认为,20%的人身上集中了80%的智慧;推而广之,我们可以认为,在任何大系统中,约80%的结果是由该系统中约20%的变量产生的。“80/20”原理对所有人的一个重要启示便是:避免将时间花在琐碎的多数问题上,因为就算你花了80%的时间,你也只能取得20%的成效:你应该将时间花在重要的少数问题上,因为掌握了这些重要的少数问题,你只花20%的时间,即可取得80%的成效。

  人的专长可能很多,但真正发挥作用的很少。所以,要善于掌握自己的优势,寻找那些自己非常喜欢、非常擅长的事情去做,一定会有收获。找到人生最关键的事情,才有可能获得成功的人生。在安排自己的时间上,有所不为才能有所为。要集中自己的时间精力,抓关键的人、关键的环节、关键的岗位和关键的项目。

  (三)Jennifer老师的忠告

  1. 尽量先放大石头,再放小沙粒。(做过那个小试验吧,将沙子与大石头放到一个杯子里,如果先放沙子,大石头就放不进去了!)

  2. 每一个时段不要期待太多的目标。

  3. 避免帕金森定律,设定清晰的时间期限。(帕金森定律是非常有意思的一个定律。)

  4. 总是将你的日程表放在你身边

  5. 先将主要的事项及活动计划好

  6. 多花些心思在每天的开始。因为一个好的开始往往带来有效的一天。

  7. 学习曲线告诉我们:尽可能将有关事项及活动归纳在一起,比如将要打的电话集中起来处理。 

  8. 确定容许足够的时间在每一件工作上,但不能给予太多的时间,以2小时为宜。

  9. 建立一些弹性时间应对突如其来的事件上,比如每天有40%的时间是弹性的。

  10.每天拨些时间用来思考。11.考虑如何将等待及旅行时间变得更有用,譬如阅读。

  12.如果可行,试着将你的生理时钟与你的工作相配合。

  13.学习如何控制自己不去做没有排入行程的事情。

  14.每日下班前先将明日行程安排好。

  15.诗人常跟我说:生命就是用来浪费的。(当然他想要表达的意思可能是,自己支配。)但经历这样的地震事件之后,怎么还能依旧觉得生命有大把时间可以浪费?!而且,浪费的如此坦然?

16.一个没有时间管理的人,必将成为别人时间管理的一部分.

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