档案检索语言

                    文/王传宇 张斌

(1)将自然语言转化为规范的检索标识的依据。

在揭示和比较检索信息的过程中，首先都需要将自然语言转化为检索语言，即著录人员需要以规范检索标识表示科技档案的主题，利用者也要用规范检索标识准确表达自己的利用意图。

这种语言的转换都要按照检索语言的规定来实施。

(2)进一步明确检索标识的含义和范围。

在检索中遇到意思相近的检索标识时，检索语言能进一步揭示各检索标识之间的差别与逻辑关系，便于人们准确地把握其含义，从而提高检索语言使用的准确性。

其中，分类语言通过等级关系明确类目之间的关系；主题语言则通过参照系统细化概念的内涵。

(3)扩大检索途径。

检索语言通过揭示检索标识之间的关系，形成了一种隐含的语义环境，将更多相关的概念联系起来，便于人们根据概念关系调整检索途径。

例如，利用者通过“航空摄影测量”的类目关系，了解到它属于“摄影测量”范畴，与此相关的还有“卫星摄影测量”、“多波段摄影测量”、“红外摄影测量”、“多光谱摄影测量”等等，帮助利用者深化对“摄影测量”概念的理解，进一步准确调整查找范围。

(4)提供检索条目排列的依据。

档案检索工具的快速查找优势，建立在检索条目有序化的基础上，而其排序的依据就是检索标识。

例如，分类号是按其数位和数值大小排序；主题词则按照字顺排序。

档案检索语言的功能及编制特点

1.档案分类语言功能及编制特点

《中国档案分类法》是根据体系分类原理建立的一种专用分类检索语言。

 它是通过对揭示档案内容特征的概念进行逻辑分类，以分类号作为检索标识的一种列举式检索语言。

(1)《中国档案分类法》的功能

第一，便于进行族性检索。《中国档案分类法》集中体现了类目的系统性。充分反映了类目的等级关系，便于按学科成专业集中查找科技档案。

第二，容易识别。《中国档案分类法》以分类号作为检索标识，其结构简单，类目关系清晰，容易识别。

第三，不适宜反映狭窄主题和交叉关系的类目。《中国档案分类法》是以类目共性为基础，不适宜反映类目的细微差别，其专指性不够强。其类目的排他性不允许反映类目的交叉关系，难以反映知识的多元性，不能满足多学科查找的要求。

第四，分类思路比较复杂，使用需要一定的知识背景。使用《中国档案分类法》需要了解其分类标准与类目体系，才能正确判断查找对象所属的类别，缩小查找的范围。如果有一个类目归属判断不当，就难以找到其他下位类目。

(2)《中国档案分类法》的编制特点

为了建立全国的档案检索体系，实现我国档案信息分类与检索的规范化，建立档案目录中心和咨询中心，《中国档案分类法》于1987年出版。它由编制说明，主表、复分表组成。其编制特点如下:

第一，分类依据特点。《中国档案分类法》的最大特点是采用不同于一般分类的基本分类依据，以适应档案形成特点的“职能分工”划分一级类目。分类依据决定了类目体系结构，因此《中国档案分类法》的类目体系结构与一般分类法的类目体系存在显著区别。

第二，结构特点。《中国档案分类法》是一个套表，由体例相同的“中华人民共和国档案分类表”、“新民主主义档案分类表”、“民国档案分类表”、“清代档案分类表”组成。使用时首先要正确选择相应的分类表。

2.《中国档案主题词表》的功能与编制特点

(1)《中国档案主题词表》的功能

《中国档案主题词表》是一部由反映档案内容的主题词组成的规范化词典，是供档案部门和文书处理部门标引和检索档案、文件时使用的词语控制工具。其功能特点如下:

第一，使用方便。主题词接近自然语言，不需其他知识背景就能顺利地使用。

第二，容量大，便于扩充。与分类语言相比主题词表的容量是无限的，需要增加新的主题词时，只要按字顺插入即可。

第三，专指性强，适合检索狭窄主题。主题词是从揭示事物个性出发而建立的，能够反映事物的具体特征，加上它具有较强的组配功能，善于反映事物的细微差别，可以随意调整检索的范围与深度，适合检索具体的档案内容和新概念。

第四，标引难度较大。主题词标引中组配标引占有较大比重，而概念组配的思路复杂，标引难度大，制约了标引速度。

(2)《中国档案主题词表》的编制特点

第一，选词特点。《中国档案主题词表》的选词突出了档案的特点，力求思想性、科学性和实用性的统一。主要选收20世纪以来，反映政党、政府机关各项管理工作内容的名词，党政公文中经常涉及的政治活动、科学研究、生产技术、经济建设等方面的名词术语，反映新事物概念的专用名词，以及常用的词和词组。标引科技档案概念时可以参考相关专业主题词表。

第二，范畴索引的特点。《中国档案主题词表》的范畴索引没有采用一般按学科或专业的组织方法，而是与《中国档案分类法》的类目体系相一致；为适应汉字查找的特点，还增设了“词条笔画索引”。

第三，参照系统关系的特点。为适应档案的性质特点，规范时使用了一些特殊的处理方法，使用《中国档案主题词表》时一定要注意，以免发生使用错误。