一文掌握如何对项目进行诊断？【步骤方法和工具】

作为项目经理和PMO，面对错综复杂的项目，需要对组织的项目运作情况进行精确的分析和诊断，找出组织项目管理中和项目运行中存在的问题和潜在隐患，分析其原因，预防风险，并且形成科学合理的决策建议和解决方案，为企业高层和组织决策提供依据，同时还是落地这些决策的执行机器。

这就要求每个项目管理从业者都需要具备基本的项目诊断的能力和方法，今天分享给大家项目诊断的流程及方法，供大家参考；

对项目进行诊断是评估项目当前状态和问题的过程。以下是对项目进行诊断的流程和方法：

01

收集项目信息

收集项目历史数据、项目文档、工作日志、沟通记录、问题清单、变更请求、决策记录等项目相关信息，了解项目目标、范围、时间、成本、质量、风险等方面的情况。

收集项目信息是对项目进行诊断和评估的第一步，方法和步骤如下：

1. 收集项目文档：

项目文档是收集项目信息的主要来源之一，如项目章程、项目计划、进度计划、风险管理计划、变更管理计划、质量管理计划、沟通管理计划、工作说明书、报告等。

2. 进行访谈和会议：

通过与项目相关人员的访谈和会议，了解他们对项目的看法、想法和经验，包括项目经理、项目团队成员、客户、利益相关者等。

3. 进行现场观察：

通过实地观察和检查项目现场和项目进展情况，了解项目的实际情况和团队的工作状态，包括工作环境、工作进展、质量和安全等方面。

4. 分析项目数据：

通过对项目相关的数据进行分析，如成本数据、进度数据、质量数据、风险数据等，了解项目的实际情况和趋势。

5. 利用调查问卷：

通过调查问卷的形式，向项目团队、客户、利益相关者等群体收集项目相关信息，如满意度调查、问题调查、需求调查等。

通过收集项目信息，可以了解项目的目标、需求、范围、时间、成本、质量、风险、绩效等方面的情况，帮助项目管理人员制定适当的计划和措施，提高项目管理的效率和效益。

02

进行项目实际和现场观察

对于项目的实际情况进行现场观察是非常有帮助的，可以了解项目的现状、进度、团队合作情况、沟通效果、风险和问题处理等方面情况。

对项目进行实际和现场观察的方法和步骤如下：

1. 了解项目背景

在进行现场观察之前，首先需要了解项目的背景，包括项目的目的、范围、进展、成本、风险等方面的情况。这可以通过与项目相关人员的交流和收集项目文件等方式获取。

2. 制定观察计划

在了解项目背景后，需要制定观察计划。观察计划应该包括观察的时间、地点、内容、方式等方面。在制定计划时应该考虑到项目的进度和需求，以便在适当的时间进行观察。

3. 进行现场观察

根据观察计划，到现场进行观察。观察的内容应该包括项目进度、团队合作情况、沟通效果、风险和问题处理等方面。同时需要注意观察的客观性，尽量不要干扰到项目的正常进行。

4. 记录观察结果

在观察过程中，需要记录观察结果。可以采用笔记、录音、录像等方式。需要记录的内容包括观察到的情况、问题和风险，以及对应的解决方案等。

5. 分析观察结果

观察结束后，需要对观察结果进行分析。分析可以包括对项目进度、团队合作情况、沟通效果、风险和问题处理等方面的评估，找出项目中存在的问题和改进点。

6. 提出建议

根据观察结果和分析，需要提出相应的建议。建议应该包括解决问题的具体方案、改进项目管理的方法和建立项目文化的措施等。建议需要针对性地给出，可以根据实际情况提出，同时也需要与项目相关人员进行充分的沟通和协商。

通过以上步骤和方法，可以对项目的实际情况进行全面的观察和分析，找出项目中存在的问题和改进点，并提出相应的建议。这对于项目管理人员来说，有助于更好地掌握项目进展，提高项目管理水平。

03

进行问题诊断

针对项目中存在的问题，使用问题解决工具，如鱼骨图、5W2H、PDCA循环等，分析问题产生的原因，明确问题的影响范围、严重程度和解决方案。

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三种常用的问题解决工具的详细说明如下：

1. 鱼骨图

鱼骨图，又称因果图或石川图，是一种通过图形化的方式，帮助人们分析问题产生原因的工具。鱼骨图的结构类似于一条鱼的骨架，问题被放在图的头部，问题的产生原因则被分为几个类别，并分别放在鱼骨图的分支上。常用的分类包括人员、设备、材料、方法、环境等方面。

使用鱼骨图可以帮助团队深入分析问题产生的原因，找出潜在的问题根源，从而制定更加有效的解决方案。

2. 5W2H

5W1H法，即who、what、when、where、why和how，how much，是一种通过问答方式分析问题的工具。通过回答这些问题，可以梳理问题的产生原因和解决方案。

在使用5W1H法进行问题分析时，需要根据问题和实际情况提出相应的问题，例如“问题是什么？”，“为什么会出现这个问题？”，“什么时间出现的问题？”等。通过回答这些问题，可以更清晰地了解问题产生的原因和影响，从而针对性地制定解决方案。

3. PDCA循环

PDCA循环，即计划（Plan）、实施（Do）、检查（Check）和改进（Act）循环，是一种用于问题解决和持续改进的方法。PDCA循环的过程分为四个阶段：计划、实施、检查和改进。在每个阶段中，需要进行相应的操作，例如制定计划、执行计划、检查结果和改进方案等。

通过PDCA循环的方式，可以不断地进行问题分析和解决，从而提高项目的质量和效率。在使用PDCA循环时，需要根据实际情况进行适当的调整和改进，以达到更好的效果。

鱼骨图、5W2H和PDCA循环等工具可以帮助团队深入分析问题产生的原因，找出潜在的问题根源，并制定更加有效的解决方案。使用这些工具可以提高团队的工作效率和项目管理水平。

04

进行风险诊断

对项目中存在的潜在风险进行分析，采用风险管理工具，如风险矩阵、风险概率分析、风险影响分析等，评估风险的概率、影响和应对措施。

项目风险诊断是项目诊断过程中非常重要的一环，它帮助项目团队识别、评估和处理项目中可能产生的风险。咱们以前文章也分享过很多风险管理的干货供大家参考：

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项目风险诊断的方法和步骤如下：

1. 收集项目信息和文档：收集与项目相关的信息和文档，包括项目计划、可行性分析报告、商业计划书、项目数据和记录等。

2. 识别潜在风险：在整个项目生命周期内，对潜在风险进行识别和分类，识别出项目可能遭遇的风险事件，这些风险事件可以是技术上的、管理上的、商业上的等等。

3. 评估风险影响：对每个已识别的风险进行评估，确定风险可能对项目造成的影响，包括成本、进度、范围、质量、安全等方面的影响。

4. 评估风险概率：确定每个已识别风险的概率和可能性，根据已有的信息、经验和专业知识，对每个风险的可能性进行量化评估。

5. 制定风险应对策略：为每个已识别的风险制定相应的风险应对策略，包括规避、转移、缓解和接受等。

6. 优先处理高风险风险：评估每个风险的严重性和可能性，将重点放在高风险和高概率的风险上，确保这些风险得到及时和有效的处理。

7. 更新风险管理计划：通过诊断，更新风险管理计划，并制定相应的应对策略，确保项目风险得到有效的控制和管理。

项目风险诊断是一个全面、系统的过程，需要团队全力配合，从各个角度对项目进行深入的分析和评估，以便及时发现、识别和处理潜在风险，从而为项目成功实施提供充分的保障。

05

进行绩效评估

评估项目的绩效表现，如进度、成本、质量、范围、满意度等，通过关键绩效指标（KPIs）等量化和评估工具，评估项目的绩效表现。

评估项目的绩效表现是确保项目按计划完成并达到预期目标的重要步骤。

评估项目绩效表现的步骤和方法如下：

1. 确定项目目标和目标标准：在开始项目之前，需要明确项目目标和目标标准。项目目标应该是明确、可衡量、可实现的。目标标准可以是成本、质量、时间、范围、客户满意度等指标。

2. 收集项目数据：在项目执行过程中，需要收集项目数据并记录它们。这些数据包括项目完成的时间、成本、范围和质量等信息。同时还需要记录问题和变更等问题的发生和解决过程。

3. 分析项目数据：对收集的项目数据进行分析，以确定项目的实际表现与目标之间的差距。这可以帮助项目管理团队识别问题，并采取适当的措施以纠正偏差并改进绩效。

4. 使用绩效评估工具：可以使用各种绩效评估工具，如财务报表、Gantt 图、流程图等工具，对项目的表现进行评估。这些工具可以帮助识别项目中的关键问题，如成本偏差、时间延误等。

5. 制定改进计划：如果项目未能达到目标标准，则需要采取适当的措施以改进绩效。可以制定改进计划并确定改进目标、步骤和责任人。

6. 持续监测和评估：绩效评估不是一次性的过程，需要持续监测和评估项目绩效。这可以帮助团队及时发现问题，并采取适当的措施，以确保项目成功。

评估项目的绩效表现需要收集项目数据、分析数据、使用绩效评估工具、制定改进计划并持续监测和评估项目绩效。这可以帮助项目管理团队识别问题、改进绩效并确保项目成功。

06

进行项目管理评估

评估项目管理过程和方法的有效性，如项目管理计划、风险管理计划、沟通管理计划等，通过PMI标准、CMMI评估等，评估项目管理过程的成熟度和效能。

进行项目管理评估是了解项目管理团队、组织和流程的重要方法，以确定改进的机会。

评估项目管理过程的成熟度和效能步骤和方法

1. 了解项目管理框架：熟悉项目管理框架，如 PMBOK、PRINCE2 等。这可以帮助您了解项目管理过程的流程、知识领域、技术和工具。

2. 了解组织的项目管理过程：了解组织的项目管理过程，如方法、流程、工具、模板、文档等。这可以帮助您了解组织的项目管理实践，以及发现可能的问题和改进的机会。

3. 采用成熟度评估模型：使用成熟度评估模型，如 CMMI、ISO21500 等，来评估项目管理过程的成熟度和效能。这些模型可以帮助您了解项目管理过程的强项和薄弱点，以及与行业标准的符合程度。

4. 进行项目管理过程的自我评估：采用自我评估工具，如项目管理评估问卷、焦点小组讨论等，来评估项目管理过程的成熟度和效能。这可以帮助项目管理团队确定改进机会和制定改进计划。

5. 使用关键绩效指标 (KPIs)：采用 KPIs，如时间、成本、质量、范围、客户满意度等指标，来评估项目管理过程的效能。这可以帮助您了解项目管理过程的表现，并确定改进的机会。

6. 制定改进计划：如果评估发现项目管理过程存在缺陷或不成熟的方面，可以制定改进计划，并确定改进目标、步骤和责任人。

评估项目管理过程的成熟度和效能需要了解项目管理框架、组织的项目管理过程、采用成熟度评估模型、进行项目管理过程的自我评估、使用 KPIs 和制定改进计划。这可以帮助您了解项目管理过程的表现和不足，并采取适当的措施以改进绩效和确保项目成功。

07

汇总评估结果形成报告

对收集的信息和评估结果进行汇总和分析，识别项目的问题和瓶颈，提出解决方案和改进措施，制定项目改进计划和措施。

项目诊断完成后，评估结果并形成报告是非常重要的，可以帮助你更好地了解项目的状况，并提出改进建议。

1. 梳理诊断结果：你需要对收集到的数据进行分类、整理和分析，以确定诊断的主要问题和机会。这可以帮助你更好地了解项目的优劣势，并确定需要重点关注的领域。

2. 确定改进方案：基于诊断结果，你可以提出改进建议和行动计划。这些方案应该与诊断结果有关，并且应该是可行、可衡量和可操作的。你还需要考虑实施这些方案所需的资源、时间和风险。

3. 形成报告：将你的诊断结果和改进方案汇总在一份报告中。报告应该包括以下内容：

报告内容

- 概述：简要介绍项目诊断的目的和方法，并总结主要结果和建议。

- 项目状况：描述项目的背景、目标和关键指标，并分析项目当前的状态。

- 诊断结果：概述你的诊断结果，包括发现的问题和机会，以及导致这些问题的原因。

- 改进方案：详细说明你提出的改进方案和行动计划，并说明它们如何解决你发现的问题和机会。

- 结论：总结你的报告，并强调你认为应该优先考虑的改进方案。

4. 分享和反馈：分享你的报告并寻求他人的反馈和建议。这有助于你获得更广泛的意见和支持，并帮助你更好地推动改进计划的实施。

通过认真分析数据和提出可行的改进方案，你可以快速了解掌握项目的相关情况，给出项目的真实状态和相关的改进意见，进而为组织做出贡献，获得更多的机会。

通过对项目进行诊断，可以了解项目当前的状态和问题，发现并解决项目中存在的问题，提高项目的绩效和效益，同时也有助于完善项目管理过程和方法，提高组织项目管理能力。