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当你有这三种思维,你就危险了

“行政菜鸟其实不可怕,可怕的是:明明是菜鸟,却迷之自信以为自己是老司机。”



经过毕业季,走过跳槽季,各个公司都迎来了一大波新来的!小鲜肉!小仙女!



行政部也一样,新人的加入就像一条鲇鱼,可以激活一汪死水,但一些新人常常固守不成熟的想法和观念,却可能把一汪清水搅浑。


经过我们与多位行政管理者的沟通发现,一些行政新人人身上往往出现这三种非典型的思维方式。


大家有则改之,无则加勉。


“行政是管理”


套用京东刘强东大大对行政管理部的一句话问题:“你们部门以后就别叫行政管理部了,管理谁?谁来给你管理?”


所以,行政本质还是服务,管理也是为了更好的服务。


转变工作思维,从管理到服务,其实是调整了工作的出发点与态度。行政服务化,一般这样做:


1.更加关注员工的需求与满意度。例如:当员工主动提出需求,如下午茶、办公环境、餐厅等方面,不管需求是否合理,是否能解决,但起码做到积极响应,这就是一个服务态度。



2.工作由被动转化为主动。当领导下达命令采取工作,当员工投诉才想办法解决,这样的工作就是被动的。往往被动的工作,不仅难以产出工作成果,整个过程也会非常疲惫。主动思考有什么能为公司做的,能为员工解决的,就是工作成果的开始。例如:发现报销流程特别烦琐,是不是有可能在保证安全与监管的前提下简化流程?


3.常与员工换位思考。服务久了往往将自己与员工置于对立面,但别忘了其实自己也是员工。以员工的视角判断自己这样做是否合理,从员工的立场想想对行政工作是否满意。例如:办公室装修后的空气应对,对孕妇、备孕期员工提前沟通,共同商议最佳解决方案,解决员工的后顾之忧。


从服务出发,调整心态,你会发现工作更好做了,也会为未来工作可能出现的问题找到答案。


“行政是混日子”



每个人选择工作的角度都不一样,但有部分人选择行政可能会有以下的原因:


“我做行政是为了不加班,而且比较稳定。”

“我做行政不为了赚钱,就是打发时间。”

“我做行政是实在找不到工作了,它门槛低,过渡一下。”

……


当这种思路占据主导,那么接下来的所有工作都会是“混日子”。混日子的人求个安稳,以为能长期混下去。但随着企业的发展,公司对行政要求会越来越高,如果你的成长跟不上企业,就很有可能被淘汰。


不想混日子的人,总能在工作中做出花来,这就是我们所要说的职业化。


职业化,就是不看轻任何一份职业,不用岗位标签和刻板印象来衡量价值。主动思考如何规范化、业绩化自己的工作。



让自己更加职业化,你可以这样行动:


1.给自己的工作内容进行梳理规划,形成体系。杂可以,但不能乱。


例如:

一家创业公司只有一个行政,是执行者也是管理者,在管理思维上,明确各部分工作应该投入怎样的资源与预算,是与老板汇报的前提;明确主次后,也更能指导自己在未来工作中的精力投入。另外,周期内有所产出,比如尝试建立公司完备的行政服务标准手册,用手册来指导,而不是脑细胞。


2.将普通的工作做出差异。


仅办公室饮用水一个细节,就可以看出行政是否用心。


真正有心将行政作为事业来发展的人会这样做:


a.提供方式:直饮水?桶装水?净水系统?单独配置电热水壶?

b.采购:饮用水的口感、预算、成本价格、供应商、用量周期、售后服务

c.供应过程:水质量的持续监测、日常饮水安全、假期前后桶装水的更换以及公示等等


而另一种,混日子的典型:保证办公室里有水就可以了。


这个细节,由此还能放射到员工活动、福利、办公室装修等等等更多的行政细节事件上,对职业的认同感,直接影响执行结果。


3.关注行政领域的最新动态。


行政工作其实不存在竞争,了解同行做的优秀案例、行政人的成功经验、行政问题最新的解决方案可以快速提升自己的业绩。


在平凡的岗位上做出不凡的业绩才是真正能证明能力与实力,明确自己的职业定位,向前进吧!



“行政是打杂”


刚刚走上行政岗位的新人,从事一些基础工作,往往都会产生一些落差。大学上了四年就是打杂的?从而开始抱怨工作怀疑人生。


更绝望的是,这些有落差的年轻人,做着他们认为是“杂”的基础工作,却仍然因为缺少经验和方法,陷入无头苍蝇般的加班和纠结。


比如:订机票关注了价格,却忽视了退改签的需求;下午茶只顾省钱,却忽视品类导致员工不满意;倒水的时候不注意水温,90°开水直接端上来……


这些细节,全部都是小到常人不会注意的点,但是却是一名行政专业与否的自我修养。


小事注意了,形成了行政人的专业思维,就可以关注更大的工作。如会议系统的安排、办公室租赁、供应商管理等等。


很多公司都有自己的行政标准化手册,对行政的每个工作都有流程与投入的规范,这本手册就充分体现行政的专业性。



行政服务手册怎么做?


1.划分行政工作体系,模块内容具体并系统化。例如:整理行政部下的采购部分工作内容,优化流程。


2.建立工作标准,执行常态化。例如:前台的电话响起,3声之内接起,接起后如果是供应商广告如何处理?如果是预约拜访如何处理?


3.服务对象精确化,是专职专做协作服务全公司,还是,多面手分配到各部门?这涉及到服务手册的对象是统一的,还是另需针对各部门做一份。


工作不深入,做什么都是打杂的,让自己变得不可替代,你就是专业的。


你问如何完成新人到老司机的跨越?那就先从摆正你的职业思维开始吧!


当然,还可以先把【知行club关注了,让我们一起为行政事业添砖加瓦哦!:)



-END-



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