消防档案是消防安全重点单位在消防安全管理工作中，直接形成的文字、图表、声像记录。建立健全消防档案是消防安全重点单位做好消防安全管理工作的一项重要内容，是保障单位消防安全管理工作以及各项消防安全措施的基础工作。《消防法》第十七条规定，消防安全重点单位应当建立消档案；在《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》(公安部令第61号)中专门把消防档案作为独立的一章，要求'消防安全重点单位应当建立健全消防档案”，表明消防档案在消防安全管理工作中具有重要的位置。
(1)消防档案是消防安全重点单位的'户口簿'。它记载着单位的基本情况和有关消防安全管理的各种文献、资料，便于单位领导、有关部门、消防机构以及与消防安全管理工作有关人员熟悉情况，为领导决策和日常工作服务。
(2)消防档案反映单位对消防安全管理工作的重视程度。日常工作中，可以把消防档案与现场检查结合起来，作为上级机关、主管单位、消防机构考核单位开展消防安全管理工作的重要依据；发生火灾时，可以为调查火灾原因、分清事故责任、处理责任者提供佐证材料。此外，消防档案还可以为研究防火灭火材料、修改消防技术规范、修订消防操作规程等工作提供第一手资料。
(3)消防档案是单位检查相关岗位人员履行消防安全职责的实施情况，评判专(兼)职消防(防火)管理人员业务水平、工作能力的一种凭据，有利于强化单位消防安全管理工作的责任意识，推动单位的消防安全管理工作朝着规范化、制度化的方向发展。
消防档案主要包括两方面的内容，即消防安全基本情况和消防安全管理情况，并附有必要的图表。
消防安全基本情况是消防档案主要内容，它包含了消防安全重点单位与消防安全有关的内容，是单位自身实行规范化消防安全管理的基本要求，是单位落实消防安全责任制的具体体现。
消防安全基本情况的内容是:
1单位基本概况和消防安全重点部位情况;
2建筑物或者场所施工、使用或者开业前的消防设计审核、消防验收以及消防安全检查的文件、资料;
3消防安全管理组织机构和各级消防安全责任人;
4消防安全制度;
5消防设施、灭火器材情况;
6专职消防队、志愿消防队人员及其消防装备配备情况;
7与消防安全有关的重点工种人员情况;
8新增消防产品、防火材料的合格证明材料;
9灭火和应急疏散预案。
10消防安全管理情况主要有两项内容：
一是消防机构依法填写制作的各类法律文书。
主要有《消防监督检查记录表》《责令改正通知书》以及涉及消防行政处罚的有关法律文书。
二是有关工作记录。
主要有:
①消防设施定期检查记录、自动消防设施检查检测报告以及维修保养的记录;
②火灾隐患及其整改情况记录;
③防火检测、巡查记录;
④有关燃气、电气设备检测等记录;
⑤消防安全培训记录;
⑥灭火和应急疏散预案的演练记录;
⑦火灾情况记录;
⑧消防奖惩情况记录。
上述第①~④项记录要填写检查人员的姓名、时间、部位、内容、发现的火灾隐患以及处理措施等;
第⑤项记录应填写培训的时间、参加人员、内容等;
第⑥项记录应填写演练的时间、地点、内容、参加部门以及人员等。
非消防安全重点单位可以不建立消防档案，但也应将本单位的基本情况、消防机构填写的各种法律文书、与消防工作有关的材料和记录等统一保管、备查。
(一)消防档案由消防安全重点单位统一保管、备查消防档案实行集中统一管理，对消防安全重点单位是非常必要的。消防档案应由单位确定或者设立的专门机构来统一集中保管、备查，不得由承办机构或者个人分散保存，这样才能克服档案分散保管和各自为政所固有的局限性，更大限度地发挥档案的作用。
(二)消防档案要完整和安全
消防档案完整和安全，才能给档案工作提供必要的物质基础。维护消防档案的完整，有两个方面的含义：一方面，从数量上要保证档案的齐全，使应该集中保存的档案不能残缺不全；另一方面，从质量上要维护档案的有机联系和历史真迹，不能人为地割裂分散，或者零乱堆放，更不能涂改勾画，使档案失真。档案材料数量齐全，才能保证档案的系统完整；保持档案的有机联系，才能使档案数量齐全、有科学依据。
维护消防档案的安全，也有两方面的含义：一方面，力求档案不遭受毁坏，尽量延长档案使用的时间；另一方面，消防档案也具有一定的机密性，要防止档案遗失，保证档案不被盗窃、泄露。
消防档案的收集、整理、保管，目的是有效利用，为单位的消防安全管理工作服务。而消防档案的利用是多方面的、不断发展的。为满足各方面需要，就必须经常做好消防档案利用前的准备，便于查找利用。如果档案管理不好，有档案不知道如何去利用，或者想利用时又查找不到，这样，档案的作用就没有发挥出来。消防档案管理的好坏，主要应从是否便于利用去检验衡量，这是消防档案管理的基本出发点和归宿。为了便于消防档案的使用，必须做好下列工作:
(一)分类
消防档案要按照档案形成的环节、内容、时间、形式的异同，采取'同其所同，异其所异'的方法，把档案分成若干个类，类与类之间有一定的联系，有一定的层次和顺序，前后一致。这样有利于档案立卷，有利于案卷的排列和编目，为管理和利用提供条件。
(二)检索
检索，就是把消防档案的内容和形态特征著录下来，存储在检索工具中，根据消防安全管理的需要，及时地把有关档案查找出来以供使用。它是档案利用之前不可缺少的一项重要准备工作，是准确而迅速地找到所需要的悄防档案的有效手段。目录是档案检索常用的重要工具。
为了提高消防档案检索效率，必须编制档案目录，建立一个完整的目录体系。
(三)销毁
单位的消防档案，是在日常消防安全管理工作中经过较长时间一点一滴积累起来的，材料逐渐增多。随着时间的推移，有些材料会失去保存价值，不需要继续保存。为了精炼档案材料，突出工作重点，应定期有目的、有计划、有标准地将档案进行清理。有用的材料，归纳综合，继续留存；确已失去保存价值需要销毁的材料，应按国家文书档案管理规定进行清理，以免档案材料脆肿庞杂、鱼目混珠，影响管理和利用。
消防控制室内应保存下列纸质和电子档案资料：
1.建(构)筑物竣工后的总平面布局图、建筑消防设施平面布置图、建筑消防设施系统图及安全出口布置图、重点部位位置图等；
2.消防安全管理规章制度、应急灭火预案、应急疏散预案等；
3.消防安全组织结构图，包括消防安全责任人、管理人、专职、义务消防人员等内容；
4.消防安全培训记录、灭火和应急疏散预案的演练记录；
5.值班情况、消防安全检查情况及巡查情况的记录；
6.消防设施一览表，包括消防设施的类型、数量、状态等内容；
7.消防系统控制逻辑关系说明、设备使用说明书、系统操作规程、系统和设备维护保养制度等；
8.设备运行状况、接报警记录、火灾处理情况、设备检修检测报告等资料，这些资料应能定期保存和归档。
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