把辛苦做好的PPT推翻重来固然痛苦
但至少还可以补救……
如果在会场放映时出现了事故
那才真的叫人欲哭无泪……
这篇文章封面的背景图片,是北京国家会议中心,Smartisan T2手机发布会的现场。
在半年前的坚果手机发布会上,一个红色的二维码在屏幕上滞留了一个多小时,罗永浩的开场姗姗来迟,这是一次严重的会场事故。
至今没人知道锤子科技那天出了什么问题,但现场观众看到了老罗幻灯片团队紧张忙碌的身影……
许岑在坚果发布会的现场忙碌着……
2010年公司年会,我制作的PPT首次展现在几百人面前!但PPT上的一个错字,让这场首秀变得不那么完美……
那个错字,是领导上台前3分钟才修改的,恰恰是这最后一刻的修改,产生了瑕疵。
很多演讲人在演讲前都会频繁修改PPT,直到上台前的最后一刻!越是重要的场合,他们就更会想把所有问题都体现在演讲中,当然也就免不了对PPT反复修改。
我们曾经不止一次的提到过——演讲对观众而言是沉浸式体验,稍有不慎就会让观众出戏。
那“错字”对于PPT放映意味着什么?毫无疑问,是个不大不小的“事故”……
▽
会场的一切环节,都可能会影响观众的信息接受,那在PPT制作环节我们有哪些需要注意的呢?
我们最希望看到的,是制作PPT和放映PPT的效果完全一致,所以,尽量使用制作PPT的电脑进行放映,这是最稳妥的方法。退而求其次,最好保证两台电脑的Office版本完全一致。
此外,我们要特别注意的是——横纵比(分辨率)、屏幕、字体、动画。
关于Office版本的一致
有的朋友可能会感到疑惑,就算不能更换放映电脑,重装放映电脑的Office软件不该是难事……
但事实上啥奇葩事态都有可能,有的会场电脑是XP操作系统,那么这就决定了最高只能安装到Office 2010。
我甚至经历过为会场电脑安装新版本Office,结果导致操作系统崩溃……对于会场电脑,真的不能期待太高……
所以,在重要场合,我甚至还会准备PDF和JPG版本的幻灯片,就是怕遇到意想不到的问题。之前提到的原则——“不要让图层遮盖文字内容”,在此时就非常重要了。
图片版幻灯片会丢失掉很多动画效果
再说说横纵比
关于横纵比的重要性昨天已经提到过,只是需要再补充几点——
1、保证电脑的分辨率与放映屏幕相匹配;
2、电脑显示内容输出至屏幕的快捷键是Winkey+P(Winkey就是那个小旗子按键);
3、如使用演示者视图,可能要切换成“扩展”显示模式。
这就是切换投影的选项(XP系统不适用)
关于屏幕亮度
在正式演示之前,将PPT在会场播放几遍非常有必要,关注几个问题——
1、是否存在色差或谐色;
2、亮度或流明度是否足够。
根据演示的效果,再决定是否调整PPT的配色体系。
当然试播也可能会发现更多PPT存在的问题,例如字号、布局、动画……但这些对于我们来说是相对可控的。
保险起见还要站在会场不同角度去体验几遍,并留意现场的返回屏和腰屏(如果有的话)的显示效果。
关于字体
“嵌入字体”操作,应该不需要我过多提醒了,如果使用了特殊字体,要前往文件 - 选项 - 保存选项中,选“仅嵌入……”,将字体嵌入至PPT文件……
但有很多存在编辑权限的字体,无法通过这个方法嵌入……
▽
提供三个保持文字不变形的方法,各有利弊——
1、字体权限破解:门槛高,有版权风险,一劳永逸……
2、粘贴为图片:操作简单,但无法作为文字进行编辑,如果文字有动画会很麻烦;
3、在放映电脑上安装字体:是最推荐的方式,字体安装比较简单,可编辑,可控程度高。
右键单击字体文件,选择“安装”即可
(XP需复制字体文件至Windows/fonts文件夹)
关于动画
其实随着Office升级,发生变化的主要是“切换”动画(也就是换页、过场动画)。
印象中,红框里的效果不兼容2013以下版本
所以,如果你用的切换动画无法在低版本呈现,建议换一个相同逻辑的切换效果。
▽
比较特殊的是“变体”切换,因为有很多变体动画效果暂时还无法被其他效果替代。
解决方法其实很简单——将含有变体动画的两页PPT转制成视频,插入到幻灯片中即可!
将需要转视频的几页PPT拷至新文件,用“文件 - 另存为”,转成Mp4格式。
千万不要用导出视频的方式,这种方式导出的视频,有一个从全黑淡出的效果,可能会穿帮!
▽
还有一个神奇的功能——“检查兼容性”,这个功能可以检查PPT是否存在不能被低版本兼容的情况。
例如你用PPT做了炫酷的变体,用低版本播放,分分钟变成了淡出……
检查后发现,33个变体动画在低版本播放不出
如果你不知道哪个切换效果会受到影响,用这个功能检查再好不过!
最后,分享一句话给大家——
风险掌握在自己手上,再大的风险也是小风险
风险掌握在别人手上,再小的风险也是大风险
我纠结演示各个环节、方方面面,也正因为希望把所有的风险都提前预知,也只有如此,才能让我们的PPT和演示趋于完美!
希望PPT能为你的前进铺平道路,愿你出彩不出错,演示万无一失~
联系客服