一、背景
建筑企业做大市场不可避免涉及许多外埠工程，很多建筑企业为了降低成本没有派驻专业的财务人员，导致外埠工程资金管理存在诸多潜在问题，下面以资金入手对外埠工程的财务管理进行探讨。
二、存在问题
很多建筑企业为了降低成本没有派驻财务人员，外埠工程常以项目经理部个人借款的形式借出资金，以发票报销的形式核销个人借款。一些建筑企业为了加强内控，逐步要求外埠项目工程经理部在借款时后附付款计划，由专业部门审批后支付，财务进行阶段性稽查，以保证公司资金在控、票据合理有效，但在实践中仍然存在以下几点问题：
1.内部管理失控，给发票套现、贪污提供了可乘之机。劳务分包因合同、发票齐全，公司可以进行较为有效的掌控，但在材料采购、机械租赁、生活费方面，外埠项目经理部可开具相应发票套取公司资金，或者与供应商、租赁商等单位相互勾结套现分成。
2.难以做到专款专用。项目部在申请个人借款时往往附件中的计划列出了明细，但在实际支付中并没有做到专款专用，本应支付给A公司的资金也许支付给了B公司，本应支付的材料款也许支付成了机械款。
3.不符合增值税合同流、资金流、货物流、发票流的“四流一致”要求，材料、机械等业务合同签订和发票开具为供应商、租赁商等单位名称，而资金是通过外埠派驻人员个人账户支付的，发票流与资金流明显不同，在账务处理与营改增抵扣上存在违规现象。另外，外埠项目经理部位置往往较为偏僻，购买或租赁材料、机械、办公、生活用品无法取得正规发票，或者为了节约费用以不含税价格与供应商或租赁商签订合同，发票另外再找其他单位开具材料票予以解决，导致发票与实际发生的费用不符或发票不符合施工合同约定的预算量或施工所在地要求，此种行为可认定为虚开发票，存在涉税风险。
4.以个人借款形式产生的财务费用根本无法入账，对于银行手续费、利息的处理没有明确的制度规定，尤其是利息抵减银行手续费后剩余的资金或者以该资金购买短期理财产品会带来额外收益，外埠项目经理部如果不进行报备则公司无从了解。
5.现场派驻管理人员专业程度不高，导致账务混乱。一般现场财务人员乃施工管理人员兼职，即使钱、账做到了分离，但是其专业程度低，尤其是对库存现金与银行存款、发票与收据的认识不清导致账务混乱，不能满足专业记账、对账、查账的要求。
6.现场废旧物资回收或水电费、租赁费收取得不到有效监控。工程项目常常会产生余料或废料，外埠施工经理部或项目部出售时会形成收入，或者项目部在水电费、租赁费上给提供商缴纳的费用低于收取分包商的费用，如果不上报公司根本无法查证。
7.签订合同规定付款条件对公司整体资金平衡带来影响。比如：材料合同按照施工进度核定付款条件，因涉及法律诉讼风险公司只能按照约定进行被动支付，同时还存在承包商未按照合同约定进行相应付款的情况，此情况违反企业资金平衡中以收定支原则，导致被迫进行垫资。
8.稽查监管深度不足。企业的财务管理部门、内部审计部门或工程管理部门只能进行阶段性的查账，对于日常的资金收支和票据开具只能通过痕迹资料进行查询，即使外埠项目经理部积极配合，若不是深入稽查其问题也很难暴露，若进行深入稽查则所发生的人力、物力、财力费用较高。
三、解决措施
1.规范外埠工程资金使用额度和权限范围。比如工程按照总造价分别划定工程直接费用、办公费、生活费等各类费用的额度范围，划定原则可以包括总造价比例、区间范围、工程远近、资金使用条件、甲方支付款项等，同时，按照层次、级别规定资金审批权限和使用额度。
2.派驻财务专业人员或进行财务专业培训、模拟实际业务。对于大型工程必须派驻忠诚度高的财务专业人员，防止套现和舞弊；对于产值较小的工程可以指定施工现场管理人员兼任财务人员，但需要财务部、合同管理部门、物资管理部门对兼职人员进行专业培训，利用实际业务进行模拟操作后才能上岗。
3.尽量通过公司总部银行账户付款，或者建立异地结算账户。外埠工程项目因资金风险应尽量采取本部银行付款，在无法满足的情况下可以建立异地结算账户，明确权限。增值税进项抵扣的原则是真实交易以及“四流一致”，不建议建立个人账户进行资金支付。异地结算账户和个人账户需向公司董事会或企业管理层提出申请，并将相关账户在公司进行备案，定期打印银行流水对账单进行及时对账。
4.建立发票台账，资金支付台账，印鉴使用台账，水电、租赁费台账，废旧物资回收台账等各类功能性台账，细化主办人和责任人，形成记账、查账、对账机制。由专业部门根据业务特点和要求统一制定台账模板和流程。另外，工程性支出、办公费与生活费分别建账。一般情况下建议外埠工程只有办公费、生活费由现场支付，工程性支出由公司本部进行支付。
5.大型项目采取轮岗制，避免贪污舞弊。大型工程项目因涉及的资金较大，在记录好各类台账的同时，对财务相关人员进行轮岗，避免出现财务人员和项目经理相互勾结，通过发票套取公司资金的情况。而且交接时由财务部或审计部做好监交工作，并形成交接书备案。
6.在合同策划与签订时充分考虑涉税筹划因素，保证票据真实有效且符合“四流一致”要求。在对工程进度和材料质量没有影响的情况下可以不签订合同，主要是避免动用印鉴给公司带来的法律诉讼风险；必须签订合同时要充分考虑“四流一致”的要求，做好涉税筹划，约定税种和发票要求，以降低税费支出。
7.建立资金计划与实际支出对比台账，做到专款专用。外埠项目经理部在申请资金支付时必须办理资金计划，计划中需列明工期进度、需用金额、支付单位等信息，连同发票台账、发票原件寄回公司或复印件扫描回公司进行挂账。项目经理部在支付后连同银行凭证与实际支出对比台账及时反馈至财务管理部门，由财务管理部门检查其是否做到专款专用。
8.形成定期回公司本部报账与审计稽查的制度。对外埠项目经理要求其定期回公司本部进行报账，由财务部、审计部进行查、对账。同时财务部、审计部要进行周期性的稽查，并对稽查结果进行考核和点评。有重大经济问题的要进行警告、处罚直至撤销项目经理部和施工合同，并追究相关人员的法律责任。
来源：《财务与会计》，原文标题：《建筑企业外埠工程资金管理问题浅析》原作者：张钟元。
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