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文 | 武灵遥
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这是书语人间为你解读的第114本书
《整理的艺术》
办公桌上一片混乱、重要文件总是找半天、汇报工作支支吾吾说不清……工作中的你，是否常常会遇到这些问题呢？
细节决定成败，你可千万小看整理这件事 —— 它不仅能够帮助你快速地找到你需要的东西，还能教会你清晰的思考方式，帮助你轻松提高工作效率，避免无用的加班哟。
不过，对很多新手来说，整理的的确确是一件十分枯燥的事情，尤其是，看到自己辛苦整理好的办公桌，不到半天又回到了起点，心里实在是不好受。
还好，在小山龙介先生的《整理的艺术》一书里，灵遥找到了很多简单好用的整理小窍门们。
在这篇文章里，灵遥将为大家介绍7个用后就能立刻提高工作效率的小窍门，希望大家喜欢。
01.
文件和邮件按照「项目名 + 制作日期 + 人名」的格式
来统一命名
在工作中，通过邮件的方式，来交付重要文件，可以说是家常便饭了。
不过，你知道吗？—— 不管邮件的搜索功能有多强大，如果关键词不对，不仅不利于重要邮件的查找，而且连归档管理，都可能出问题。
前段日子，灵遥接下了一个拆书高点评的工作。在打开邮箱的那一瞬间，邮件标题可谓是五花八门，有没有标题的，有只写「拆书搞」3个字的，有写了「拆书搞 + 文章标题」的，也有「拆书稿 + 文章标题 + 作者名字」的。
一般来说，第四类邮件，即「拆书稿 + 文章标题 + 作者名字」是我最先打开的。
首先，它讲清楚了这封邮件的主题，不会被当作是垃圾邮件误删，其次，我在修改了这位学员的文章后，我能够很快地答复到他/她，最后，我能从这封邮件里看到学员对点评这件事情的重视，好感也会蹭蹭上涨。
所以，不管你与老板、同事，还是与客户交流，请按照「项目名 + 制作日期 + 你的名字」去命名你的邮件吧。
毕竟，每天要在百忙中抽出时间，看上好几百封邮件的他们，也挺辛苦的。
02.
纸质资料装入透明文件夹，
按照时间顺序排列
尽管无纸化办公一直是各个公司里所推崇的，但是，纸质材料也有许多无可比拟的优点。
比如，有的文件篇幅太大，无法在电脑屏幕上全部显示，但是，打印下来后却能一览无遗。还有的需要仔细阅读，或是反复查阅的文件，用电脑来阅读并批注，也许并不是十分地方便。另外，有的图片文件，在电脑里，也会有颜色失真等问题。
所以，对于正在进行的项目，还是应该保存纸质材料的。
在书中，作者提到了一个整理纸质材料的小窍门，那就是——将纸质材料装入透明文件夹，然后按照时间顺利排列。
除了这个方法外，灵遥推荐大家按照文件的类型来排列。
比如，如果你想要变更公司的基本信息，那么，你就会有需要填写并上交给有关部门的表单、公司原有的文件，和待变更新的信息。
这时，你按照材料的清单的要求准备，并附上一张清单统计表格，查漏补缺是不是也会很方便呢？
03.
将办公桌的右边，变成激发创造力的空间
合理地规划你办公桌的使用空间，也能够提高你的工作效率。
根据研究表明，人们在回忆过去的时候，会倾向于向左看，而在展望未来的时候，人们则会下意识地看向右边。
将这个理论用在办公桌的空间安排上，那么，你可以先把电话放在左边。这样，如果有人打电话给你，左手拿话筒，右手拿笔记录也会很方便了。
然后，你可以把计划书、必要的资料和参考书籍等放到你的右边，来激发你的创造力。
04.
用后即扔，提高信息的吸收能力
有很多人会习惯性地在办公桌和家里囤放一堆材料，仿佛在向周围人证明自己是一个多么爱学习的人。
但是，这样做，往往会给自己留下一个错觉，那就是，这些资料我不用急着去看，反正都在那里。结果，过时的旧资料，反而是越堆越多，阅读的积极性，反倒是越来越低。
所以，毫不犹豫地扔掉旧的东西，在这个信息大爆炸时代，显得特别重要。
比如，灵遥每读完一本书，就会把它卖到多抓鱼上去，然后再买第二本。这样不停地迭代更新带给我了很多很多的成就感，阅读速度兴趣也就越来越大了。
在刚开始扔书的时候，灵遥也会问自己：「是不是应该保留一些笔记以防万一呢……」。于是，我便把书里值得留下的的内容，记在了电脑上，形成了大家现在看到的读书笔记的雏型。
而且，当你能够以输出倒逼输入时，你的记忆力和理解力，同样会蹭蹭上涨哟。比如，灵遥到现在都记得2018年11月16日，我读的第一本书《少有人走的路》里的第一句，人这一生，注定是充满苦难的。
正所谓好记性不如烂笔头，在阅读资料中，也拿出一支笔，记下重点内容，然后分享给你周围的人吧。加油～
05.
用1.5倍的速度听网课
相信有不少热爱学习的朋友，都会在上下班的路上，或是回家以后，听听网课来给自己充电吧？
不过，如果你按照正常的速度来听，可能要花整整1个小时，才能听完一节课，对你的精力和时间都是巨大的消耗。
但是，如果你换成1.5-2倍速度来听课，理论上来讲，1节1小时的课你听完只要40，甚至不到30分钟。
并且，当速度提高后，不仅信息浓度会翻倍，你听课的专注力也会提高。
如果你还在关键处按下暂停记记笔记。在一节课后，你所要带走的也就是几句对你有帮助的知识点，想要熟记并运用，也会变得很简单啦。
另外，灵遥会等着一门网课全部更完后，用半天听完这门网课的全部内容。这样做，知识的吸收不仅会更加地成体系，还很好地回避在等待更新过程中的体力和耐心的消耗，可谓是一举两得。
06.
输出信息时，集中精力做一件事
在同一时间里，如果你同时做多件事情，要么会焦虑，要么会头昏脑胀，最终无劳而获。
这是因为，当你在做输出性工作，如，写方案，或是报告的时候，其实，你是在将大脑里整理好的复杂信息小心翼翼地提取出来。
这就过程就好比，打开水龙头，并借助水管道把水送到合适的地方去。一旦你被打断，就相当于在水流前进的过程中遇到了一块绊脚石，或是一个缝隙，这时想要重新找回灵感，也会变得十分困难。
所以，最好的方式，在输出信息时，不要同时输出多条信息，而要就一个点，反复思考，直到你彻底地把这个事情想清楚了。
07.
在休息中，整理思维
在工作中，我们常常会发现，当我们太过于去纠结一件事情的事情，我们反而容易陷入僵局。这时候，与其继续坐在工位上和报告死磕，不如去给自己倒杯水，或是到处走走。
因为，我们的大脑在大部分时间里，是在无意识中工作的，要使我们大脑无意识的部分更活跃，最好是动动身体，或是适当接受外来的刺激，选择步行，或是洗脸等不用太考虑太多的事情比较好。
所以，在一段时间的深入思考后，你可以让你的思绪飞一会儿。因为，你考虑得越多，反而越会容易陷入思维的死胡同里。
以上，便是今天的内容。
在快节奏的现代生活中，多数人都处于紧张忙碌的混乱状态，以至于时间和精力总是不够用。结果，许多事情总是要留到也许永远都不会到来的「将来」去做，很容易让你身心俱疲。
这时，我们就需要整理的艺术，从资料、环境、生活开始，让我们的生活井井有条起来。毕竟，你每从不必要的事情里节约了1分钟，就能多用1分钟在有价值的事情上了。
加油！
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