从文书立卷到归档文件整理,这不仅仅是文件保存形态的变化,也是信息化时代发展的客观要求,而且,这一改革,也消除了以往因查阅一份文件而不得不调出整卷的麻烦,使档案的调阅和复印变得极为便利.实行归档文件整理后,文书立卷时代的档案整理方法也理所当然地应该进行相应的调整,以适应时代的发展和归档文件整理的客观要求.现就归档文件整理过程中的几个具体问题谈点粗浅的看法.
一,归档文件的分类问题
归档文件的分类方法,概括起来大致有四种:一种是按"保管期限―年度-机构(问题)"分;第二种是按"年度-保管期限-机构(问题)"分;第三种是按"保管期限-年度"分;第四种是按"年度-保管期限"分.具体采用哪种方法,要看归档单位文件的多少和职能的多少而灵活把握.一般来讲,各级党委,政府和文件多,职能多的综合部门可采取第一种或第二种分类法,这样划分细致且易于查阅.而文件较少,职能少的部门则可采用第三种或第四种分类方法,这样不仅可节约成本,减少档案的盒数,节约存放空间,而且档案也显得比较集中,便于提档和查找.第一种和第二种分类方法条理性较强,但操作起来相对复杂一些;第三种和第四种分类方法简单明了,易于操作,但不具体.第一种和第三种分类方法突出的是保管期限,年度处于服从的地位,而第二种和第四种分类方法突出的是年度,保管期限处于服从的地位.这四种方法没有好坏之分,而是各有优点,在实际应用过程中,应当根据归档单位的具体情况和每种分类方法本身的特点,各取其长.
二,归档文件的装订问题
文书立卷时代,文件的装订大多采用整卷的线装订,要查阅某卷其中的一份文件,需要调出整卷,而且不好复印.改用归档文件整理后,由于每一份文件都是单独装订的,要调阅其中的某份文件,只需从相应的盒中抽出即可,十分方便,而且易于复印.归档文件在形成过程中,一般都是采用普通的易于腐蚀的金属物装订.整理档案时,需再拆除这些书钉,改用耐腐蚀的不锈钢书钉重新装订,这样做十分麻烦,既浪费时间,又会因拆除原书钉而损坏文件.为了解决这一问题,档案行政管理部门可采取事前约束装订的办法.所谓事前约束装订,就是档案行政管理部门对各部门所形成的文件,在变成档案之前就统一规定使用不锈钢钉装订,若嫌装订成本高的话,行文单位至少要在每次装订文件时保留两份用不锈钢装订的文件,以备归档进馆用.这样既可保持档案的美观和和保管寿命,又会减少拆除原书钉而重新装订带来的不必要的麻烦,从而提高工作效率.如果不能统一行文单位用不锈钢钉装订的话,在保管条件允许的情况下,对于定期(30年,10年)的档案,也可直接采用原有的书订不再拆除重订,但对永久保管的档案,还是需要换用不锈钢订或用线重新装订.
三,归档文件的排列问题
归档文件的排列是否科学合理,直接影响到档案的整体美观效果和调卷速度.排列科学合理,调阅速度就快,反之,调阅起来也麻烦,而且会给人一种混乱的感觉.归档文件的排列,从总体上可分为宏观排列和微观排列两大类.所谓宏观排列,是指不同保管期限,不同年度,不同机构(问题)的档案的排列问题.采用第一种和第三种方法分类的档案,可先划分为永久,30年,10年三个保管区域,每一个保管期限设置一个流水号,按年度先后顺序和流水号顺序进行排列;采用第二种和第四种方法分类的档案,可直接按年度进行排列,每一个年度设置一个流水号,在同年度内再按保管期限及流水号进行排列.所谓微观排列,是指同一保管期限,年度,机构(问题)内文件的排列以及每一盒内文件的排列顺序问题.微观排列一般可采用先排列党务类,综合类的文件,后排列专业类的文件.对于同一次会议或同一活动所形成的保管期限,年度相同的一系列文件,为保持其系统性和完整性,应尽量安排装在同一盒里,若一盒容纳不下,可一并调节到下一盒,这样调阅查档方便.排列顺序一旦确定,一般就要固定下来,每年都按同一顺序排列.对于在归档过程中出现的一些新情况,可做适当的微调.
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