常见的货运单据
提单、大副收据、装卸货清单、无单放货书、港口货物单据、提单签署授权书及事实声明（SOF）和工作时间记录（Time Sheet）等。
1）MATE RECEIPT(M/R)：船方于收到货物后开给托运人的收货证明，代理据以开发提单。签署时，应仔细认真阅读核对，对不必要或不明了的文字应予删除。如LC的编号，VOY CP的日期，运费支付条件等。其上的陈述皆必须为事实，如装货港、日期、数量等，散装货数量之前必须加注相应的批注，如“SAID TO WEIGHT/SAID TO BE”；件货时加注“SHIPPER’S WEIGHT, QUALITY UNKNOWN”等字样，对货物状况加注相应的批注。此外有Clean on Board字样亦请删除，没有Remark 既为“Clean”，除非是得到船东的许可。
2）签发提单B/L：提单为船上收受货物的重要凭证，船长签发时应仔细核对每一个字(包括港口、签发日期、船东与长租方C/P日期)，并于事前将提单草本传给公司确认。
3）船舶到卸货港前几天，船长应提醒代理及早备妥正本提单，卸货前须收回提单正本，加注“Accomplished”并签字表明收到才放货。有些港口规定正本提单要送海关，此时船长应将带有签注的正本提单正/反面皆影印，并请收货人/或代理人在正本提单影本上加注 “This is certified to be a true copy of the original Bill of lading which is now accomplished”并签名后归档存查。
4）如果提单正本无法送达卸货港，需要无单放货，则需货主/租家出具保函通知船东，船东转达放货通知给船长后始可允许提货。应注意的是，这种保函是由货主/租家发给船东的，而不是通过代理给船长的。
5）有些港口于装卸货结束后，岸方可能出具某些文件要求船方签名，如港口货物单据、工人损坏报告等，以证明装卸货过程未损伤到船方及其设备，或是货物绑扎已达到船方满意等；货物单据如出现短货，应根据装港的M/R和B/Ls加批注，如有争议但为开航而必须签署，需加批注“争议中，为开航而签署/In dispute, Signed for sailing”。对于工人损坏报告，为保证船东利益，船方于签收此类文件时，应根据实际情况进行签署，加注“FOR RECEIPT ONLY”字样，如有船舶设备损坏，要出具船舶“Stevedores Damage Report”，并让装卸工人、代理签字，以便在期租合同完成后，由船东经Broker向租家索赔。
6）事实声明“Statement of Fact”通常会与事件记录“Time Sheet”合在一起，签署此单据时，注意内容、时间、事件要属实，对于时间确认，应尽可能与值班驾驶员的记录相一致，同时应留意是否有船舶待时方面内容出现，如有待时，则需要在SOF后面加以批注，特别是由于非船方原因造成的待时。如有不实内容应马上让代理沟通相关方，及时改正，做到保护船舶、船东利益。
注意：Stevedores Damage发生之后要及时做好全面的取证工作并拍照，想方设法拿到装卸公司的确认书，尽早(24h之内)通知租家和代理并说明与装卸公司的处理进展情况，要求租家明示。
7）货物积载图、配置图、货物申报单及船舶稳性报告等，此类单据货物运输重要的积载和运输单据，当大副做好单据需要提交时，船长应该再次仔细审核，避免发生纰漏，特别是大件货的装载位置、冷冻集装箱、危险品集装箱的位置，谷物装载稳性要求等等，一旦失误，则会造成耽误船期影响开航或罚款，更严重的影响船舶航行安全。
港口操作单据类文件
船员名单、船员物品清单、船用物品申报单、船舶概况表、上港离港证、航海健康申报书及代理、港口单据指定的其他文件、单据等。
1）上述单据，是港口国边防、海关、检疫、港口国政府官员、海事机构、代理公司等要求查验和办理出入港口的有效文件、证据，很多是按照港口国当局格式或IMO格式编制的，通常由船舶自己准备，部分单据可能由当地代理准备，但签署和验证及保证正确的责任仍然在船方，在准备这些文件、单据时，应认真仔细的检查，包括且不限于名称、日期、英文拼写等内容，必须引起重视，绝不能出现错误，避免因失误而造成不必要的麻烦（耽误船期，拒绝进港，有的还可能导致罚款）。
2）船舶、船员物品的申报应符合港口国、海关的法律、法规要求，尤其是物品的种类、数量等，特别涉及到重要及管制物品（燃油、润滑油、危险品、麻醉品、药品、烟酒等）等，船长应逐项落实，确认无误，曾有发生申报单滑油因报告时间和检查时间不同，由于温差在造成的量差被罚款。因此，对于不熟悉的港口，对于详细的要求如有疑问，应在到港前联系当地代理澄清、落实清楚。
3）针对港口代理，通常是货物代理兼船舶代理，他们首先是站在自己和收发货物方的立场上，因此对于代理带来的船舶港口操作单据、货物单据等，必须逐页审核，特别是代理在单据上的一些批注，应仔细阅读，对于不利于船方的批注，应据理力争，按照下述总结的“船长在港签收各项单据及文件准则”操作。
海事声明、海事报告等文件
船舶遭遇海损事故或恶劣天气造成或可能造成船舶或货物损害，船长所签署的声明类文件
此类报告递交、申请文件，船长事先要向代理查询，因为有些有费用，有的还有其他要求，如主机吊缸申请超过8小时，美国的部分港口会强制安排拖轮协助，所以时间要准确。海事声明和报告，时间、地点、事件描述及证据，必须报告清晰、证据齐全、准确无误、提交及时。此类文件准备时，如船长有疑惑，应该第一时间先发给公司，让公司协助进行修改，以防出现漏洞。船舶商务信函等，此类文件较多，重要的是需要船长仔细阅读和理解。
海事报告的内容仅需记载事实情况（facts）即可，因其可作为法律上的证据，因此不宜在海事报告中陈述事故原因(cause of incident)、过失评估(negligence judgement)或责任归属(liability attribution)等内容,仅需简介叙述事故经过即可。例如本船与他船发生碰撞，则仅需叙述碰撞发生前我船的状态、碰撞时间地点、他船名称、碰撞位置等即可，对于两船是否曾采取何种避碰措施或是过失比例，因恐与日后调查判定法律责任有关，切勿任意记载于海事报告中。又如船舶因意外碰撞港口设施，则仅需说明船舶于何地、何时、何种状态下与何种港口设施发生接触造成碰损事实即可，无需多写。
船长签署文件准则
1
仔细阅读，看清楚内容、不签空白单
2
单据、文件正、副本一致无误；文件无夹带
3
如有必要，应增加附注，标明用途及原因
4
涉及到需公司转账的单据，须仔细审核，签字前划掉空格，加注“以船东核实为准”
5
单据、文件内容等发生争议的，在理清前，严禁签署
来源：海丰经纪
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