秘书工作 必作于细

——读《细节决定成败》一书之感悟

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    《细节决定成败》一书之所以畅销并受到读者好评，恐怕是因为作者针对一段时间以来社会上很多人心浮气躁的现象，说出了很多人（包括很多组织的领导者）有所思但却未能明确说出来的一个深刻的道理。这个道理在很多领域都可以找到知音，在秘书工作领域尤为适用，更能引起人们的广泛共鸣。认真负责、严谨细致是对秘书工作者最基本的要求。对于细节的关注、重视和追求，也是党的秘书工作一贯的优良传统。但是，对于细节问题的深入挖掘和系统论述，在秘书工作的文献中还是很少见的。《细节决定成败》这本研究细节的专著，虽不是专门针对秘书工作而写，但对从事秘书工作同样具有重要的参考价值。联系秘书工作的实际，研究书中的故事和道理，可以得到很多有益的启示。
    这本书对于细节的论述实际上是从三个方面展开的。即：为什么要重视细节，细节到底是什么，怎样做好细节。作者通过大量生动的实例和非常精辟的分析，对这三个问题作了很好的回答。
    为什么要重视细节
    观念的问题、认识的问题是一个首要的问题。“对细节的重要性认识不足、了解不够，是不可能做好细节的。”作者在这个问题上着力最多，用了三个章节——几乎占全书篇幅的一半来回答这个问题。
    作者认为，“大事总是少的。”“我们普通人，大量的日子，很显然都在做一些小事，怕只怕小事也做不好，小事也做不到位。”“对于敬业者来说，凡事无小事，简单不等于容易。”因此要“花大力气做好小事情，把小事做细。”“把每一件简单的事做好就是不简单；把每一件平凡的事做好就是不平凡。”“一心渴望伟大、追求伟大，伟大却无了踪影；甘于平淡，认真做好每一个细节，伟大却不期而至。”
    作者发现，“大量的工作，都是一些琐碎的、繁杂的、细小的事务。这些事做成了、做好了，并不见什么成就，一旦做不好了、做坏了，就使其他工作和其他人的工作受连累，甚至把一件大事给弄垮了。”“每一个细节的疏忽，都可能对整体上的成功形成‘一票否决权’”。“细节造成差距”，忽视细节就会付出代价。
    对于秘书工作来说，这些道理尤为重要。秘书工作是辅助性、服务性的工作，大量的事情都是平凡而琐碎的。并且即便是很具体的一件事，也往往不能自己做主，经常需要向领导请示报告。这些“小事”做好了，工作正常运转，别人甚至感觉不到——因为这些事情往往都是在幕后、在台下做的。而一旦忽略了某些“小事”，却往往会导致“惊天动地”的大事，给事业造成损失。在秘书工作中，忽视细节而付出的代价往往是很严重的。这方面的例子恐怕每一个从事秘书工作的人都能讲上几个。
    虽然大量的秘书工作都是具体而琐碎的，但它们往往都直接服务于一个地区或部门的领导集体，联系着一个地区或部门的工作全局，关系到一方人民群众的根本利益。“天下大事，必作于细”，这句话对秘书工作来说非常适用。时刻保持对于细节的敏锐感觉，切实关注并做好每一个细节，是做好秘书工作的基本条件可以说，重视细节对于秘书工作的重要性，怎样强调也不过分。一个不屑于做具体工作的人根本不适合从事秘书工作；一个不善于把细节做细做精的人不可能把秘书工作做好。
    细节到底是什么
    细节到底是什么？作者利用一章的篇幅进行了归纳概括。这些归纳很深刻，抓住了一些本质性的东西。这也是这本书最大的亮点——关于细节重要性的格言警句我们知之甚多，但对于细节到底是什么的深入探讨我们却所见甚少。这些归纳，对于我们进一步认识细节的重要性以及真正把细节做好也具有很强的启发意义试举几例：
    ——“不要以为创造就非得轰轰烈烈，惊天动地。工作中的小改小革，细节调整同样是一种创造。” 
    秘书工作是不是可以有创造性？我认为有。秘书工作虽然具有遵命而行、照章办事、具体琐碎的特点，但绝对不是没有创造性的工作。事实上，秘书工作中的创造性与其他领域相比毫不逊色。理解这一问题的关键在于明白“细节也是一种创造”的道理。秘书工作千头万绪，每一个细节都存在创造的机会，每一个细节都是创造的土壤，秘书工作在细节的创造中提升自身的水平，秘书工作者在细节的创造中实现人生的价值。秘书工作需要认真细致、一丝不苟，但也需要锐意进取、改革创新。细节是秘书工作与创造的桥梁。秘书工作需要创造型的人才，秘书工作也需要人才的创造性。
    ——“注意细节其实是一种功夫，这种功夫是靠日积月累培养出来的。”
    有人认为，做好大事才需要功夫，做好细节很简单——不是我不能做，而是我不屑于做。其实这是一种误解。事实上，敏锐地感知每一个细节并将其做好，绝非易事。对于细节的感知与把握，乃是一种既需要天分也需要努力才能具备的素质。“细节是一种功力”，每一个从事秘书工作的人都应该记住这一点，都要在实际工作中培养磨炼识别与把握关键性细节的能力，这是做好秘书工作的必备条件。同时，从事秘书工作也是培养这种功力的很好条件，这种功力对于我们今后从事任何工作都是一种极为宝贵的财富。
    ——“每个人都要用搞艺术的态度来开展工作，要把自己所做的工作看成一件艺术品，对自己的工作精雕细刻，追求细节。只有这样，你的工作才是一件优秀的艺术品，也才能经得起人们细心观赏、品味。”“只要意识到艺术体现在细节中，我们就能从内心深处持之以恒地把注重细节在各项工作中贯彻下去。这是造就一切精品的基础。”
    做好细节不但是一种“技术”，也是一种“艺术”。所谓艺术，本质上是一种对于美的追求。这种追求超越了物质和感官的功利，能够给人的内心带来愉悦的感觉。这种内发的愉悦，是我们把工作做到极至的必要条件，是由“工匠”成长为“大家”的桥梁。秘书工作需要奉献、需要付出、需要吃苦，但仅靠奉献和吃苦的精神，还不能把秘书工作做出最高水平。我们看到的秘书工作的顶尖人物，往往都是有意无意地把工作当作艺术来雕琢的人，往往都能够在造就工作精品的同时感受到心灵深处的满足。加班加点、夜以继日、殚精竭虑，给他们带来了“苦”，但这“苦”中却蕴涵着他人难以体味的“甜”。以一种搞艺术的心态关注细节、精雕细琢，办好每一份文件，办好每一次会议，办好每一件事情，实现工作成果与心灵享受的双丰收，乃是秘书工作的最高境界。
    ——“所谓的大势、主流、大节不都要通过具体的事例、具体的细节来表现吗？而且小事、细节也以其生动、直观、真实的特点而显得更鲜活，更具有表现力，而且可以由小见大，见微知著，成为事物发展的一种征兆。”
    一叶落而知天下秋。细节往往是很多事情的征兆，这是作者对于细节本质的又一个认识。细节是全局中的细节，细节是普遍联系中的细节，细节有时报告了春天的气息，有时又预警了水下潜藏的冰山。秘书工作要从被动中寻求主动，要从按部就班到适当超前，要避免各种纰漏而实现“零差错”，就必须充分敏锐地识别各种细节，善于从中把握事物发展的动态。这就是“眼力”——从事秘书工作必须要有“眼力”。
    怎样抓好细节
    我们研究细节的目的，是为了把细节做好，进而把整体的工作做好。怎样抓好细节呢？作者在该书的最后两部分探讨了这个问题。这些探讨主要是针对企业界来进行的，但对于党政机关的秘书工作也有借鉴的价值。
    ——“魔鬼存在于细节之中。”“任何一个战略决策和规章法案，都要想到细节，重视细节。任何对细节的忽视，都有可能导致决策失误。”“一个计划的成败不仅仅取决于设计，更在于执行。如果执行得不好，那么再好的设计，也只能是纸上的蓝图。”
    无论是决策还是执行，哪一个环节都要注重细节。也就是说，抓好细节贯穿于组织运作的全过程。对于办公厅（室）来讲，调查研究、信息报送、督促检查、文书处理、会议活动等每一个环节、每一项具体工作都可以是抓细节的着手之处。
    ——“企业家要有对细节无限的爱。”“对于抓好细节来说，领导重视是关键。”“中层经理的主要任务就是抓落实、抓细节。”“中层经理是抓好细节的关键。”“抓细节方面，他们不但要深刻领会，而且还有责任教育全体员工重视细节、关注细节，充分认识细节的重要性。”“每位中层经理都要把重视细节的精神转化为日常的实际行动，从自己做起，从现在做起，牢固树立重视细节的观念，凡事都要从大处着眼，从小事做起，决不容许漠视细节的现象存在。”
    此处说明了组织中不同层次的人员在抓细节的过程中所应起的作用。一个组织高层领导的重视，对于抓好细节具有导向性作用。一个组织就好比一面镜子，组织成员的表现往往是组织领导观念和行为的反射。领导对于抓细节不屑一顾，就不可能有整个组织对于细节的重视，抓好细节也就无从谈起。一个组织的中层管理人员，对于该组织抓好细节具有关键性作用。他们不但肩负着在辅助决策和协助落实方面抓好细节的责任而且在教育组织基层员工抓好细节方面负有责任。当然，抓好细节还需要组织每一分子的努力，抓细节是一项系统工程，无论哪一个环节缺失，都会造成整个链条的断裂。抓好细节最终要落实到组织的每一个成员日常的每一项工作之中。
    ——“作为一个公司的领导，不需要、也不可能事必躬亲，但一定要明察秋毫，能够在注重细节中比他人观察得更细致、周到。”要“在某一细节上做出榜样，使员工有效法的标本，并形成一种威慑力，使每个员工不敢马虎，无法搪塞。只有这样，企业的工作才能真正做细。”
    管理者如何抓好细节呢？这里指出了两个关键。一是自己明察秋毫，能够感知到比别人更多的细节；二是自己以身作则，能够引导和影响员工抓好细节。秘书工作的领导者更是如此。做一名合格的秘书长、办公厅（室）主任或办公厅（室）的处长（科长），具有过人的感知细节的能力非常重要。这是抓好细节的一个前提条件。同时，还要有意识地在一些细节的把握上做出榜样，一则员工会自觉不自觉地加以仿效，二则可以形成一种心理上的威慑，使员工不敢去马虎、搪塞和偷懒，从而把活儿做彻底、做到位、做细致。
    ——“标准和规范，就是细节的量化，是重视细节的最高表现。一个没有规则、没有标准的企业肯定是管理不到位的。”“凡是精细的管理，一定是标准化的管理，一定要经过严格的程序化的管理。”
    抓好细节可以衡量吗？有什么标准吗？作者认为标准和规范是重视细节的最高表现。作者推崇泰勒的科学管理理论，就在于泰勒首创了透彻把握细节尔后制定标准的管理理论和方法。规范化和标准化，对于秘书工作抓好细节同样具有极为重要的作用。在细节的标准化方面，管理学曾经做过大量的研究，并且取得了很多宝贵的成果（比如ISO9000质量体系标准等），办公厅（室）可能而且也应当去借鉴这些成果，来改进自己的工作。
    以上结合秘书工作的实践谈了一些感想。这些感想只是初步的。希望大家批评指正。