实战WPS转义符在查找替换中的应用

政教处主任用WPS表格制作了一个家校联系卡，有一位班主任比较聪明，将班主姓名都是用两个*表示的，本来以为到时替换就行了，可最后一操作就傻眼了――所有单元格都换上了班主任的大名。

　　对查找与替换功能比较熟悉的朋友会知道，在WPS文字和WPS表格中可以使用通配符星号“*”和问号“?”进行一些较为复杂的查找。其中“*”可以匹配任意个任意字符，例如在查找和替换对话框的“查找内容”文本框内输入“w*d”，则文章中类似“word”、“wood”、“world”等单词都会被找到；“?”匹配一个任意字符，例如在查找和替换对话框的“查找内容”文本框中输入“wo?d”，则可以找到“word”、“wood”，而不会找到“world”。

　　问题是，在WPS文字的查找和替换对话框中有一个复选框，叫“使用通配符”，只有勾选了这个选项才会把星号和问号当作通配符来处理，然而在WPS表格中是没有这个选项的。

　　这是WPS文字中的查找和替换对话框（打开了高级选项），如图1。

图1 WPS查找和替换对话框

    下面的是WPS文字中的查找和替换对话框，没有“使用通配符”的复选框，难怪所有内容都换上了班主任的姓名，如图2。

图2 WPS替换对话框

　　是不是就没有办法了呢？呵呵，WPS文字提供了一个好办法，听我慢慢讲来。

　　在键盘上ESC键的下边、TAB键的上方有一个键，它的上档键是“~”，叫波浪号。这个符号在WPS表格里执行查找功能时充当“转义符”的角色。什么意思呢？

　　例如：在星号前加上它，就相当于“*”这个符号，在问号前加上它，也就相当于“？”这个符号，当然，既然“~”充当了转义符的角色，要想查找文章中的“~”，也要在它前面加上个波浪号。也就是说，转义符的作用是使星号、问号和波浪号只表示它本身，而不起通配符的作用。

　　回到开头的例子，由于这位班主任的姓名（假设是张三吧）都是用“**”表示的，要想正确的找到它，只需在“查找内容”文本框内输入“~*~*”就可以了，如图3。

图5 WPS中使用转义符

　　注意：

　　转义符“~”后面可以跟“*”、“？”、“~”，如“~*”、“~？”、“~~”分别代表符号“*”、“？”、“~”，使它们不再表示通配符。

　　每个特殊字符前都要加转义符，如查找字符“*？”时要在“查找内容”文本框中输入“~*~？”，如果输入的是“~*？”就不行了，后面的问号仍然起到通配符的作用。

WPS 2007在邮件合并中引用特殊格式

WPS Office 2007在最新的个人版中开放了邮件合并功能。可以方便地在WPS文字中引用WPS表格或者EXCEL文档中的数据了。但是，对于一些特殊格式的数据，在进行邮件合并时，却只能引用到原始的数据，而无法带格式一起“引用”到WPS文字中来。

　　比如图1中的B列数据，在WPS表格中，显示为大写人民币格式。

图1 WPS表格

    但用邮件合并功能引用到WPS文字中来时，却变成与A列一样的阿拉伯数字了（图2）。

图2 WPS邮件合并后效果

　　有没有办法让B列的特殊格式“原封不动”地引用到WPS文字中呢？在此我提供两种方案供选择：

　　第一，复制粘贴法

　　首先在WPS表格中选中B列，按快捷键“CTRL+C”将其复制到剪贴板，然后打开WPS表格，新建一空白文档，按“CTRL+V”将刚刚复制的内容粘贴到文档中，你会发现用这种办法复制过来的数据格式与在WPS表格中的效果是一样的（即大写人民币格式）。接着全选WPS文字中的表格，并复制，然后再转到WPS表格中，把光标放到B1单元格，按“CTRL+V”，这时，虽然看上去B列的内容并没有改变，其实其本质已经大不相同，先前的内容虽然显示为汉字，但实质仍是数字，但经过如此两次复制粘贴后，B列的单元格中的内容已经成为文本格式的汉字了。存盘退出WPS表格，在WPS文字中用邮件合并功能引用B列数据时，你会发现它们全部都是汉字的人民币大写，而不会再出现阿拉伯数字了。

　　这种方法很好理解，也简单，缺点是操作比较繁琐，恐怕为高手所不耻。另外如果A列单元格中的数值发生变化，B列相应单元格并不会随之变化，还需要我们再次重复操作一遍。那么，让我们再来看看第二种方法吧：

　　第二种方法：文本函数法

　　所谓文本函数法，就是利用WPS表格中的TEXT函数，在WPS表格中将阿拉伯数字转换为文本，这样，当在WPS文字中用邮件合并功能引用时，自然就不会再出现阿拉伯数字了。

　　用WPS表格打开源文档，把光标放到B2单元格，输入公式“=TEXT(A2,"[DBNum2][$RMB]G/通用格式")”（不含外侧双引号，所有内容均多为半角字符）并回车，此时，B2单元格已经显示为大写人民币格式了。再次选中B2单元格，用鼠标向下拖动填充柄，即可将与A列对应的所有单元格都显示为大写人民币格式。

　　这种方法从根本上解决问题，且如果A列单元格中的数值发生变化，B列相应单元格的内容也会即时地随之变化。唯一不方便之处在于函数的内容比较难以记忆。其实，我们安全不必去死记硬背，这里有个小窍门（一般人我不告诉他）：

　　在WPS表格中，用鼠标右击任一单元格，在右键菜单中调出“设置单元格格式”对话框，在“分类”中选择“特殊→人民币大写”（图3）。

图3 WPS设置单元格格式

    此时选不要急着点“确定”，而是切换到“自定义”，你会发现，在“类型”下面的文字框中会出现格式代码（图4）,没啥说的，选中这些代码，按下“CTRL+C”将其复制下来备用，点“取消”退出单元格格式设置对话框。

图4 WPS自定义单元格类型

    选中B2单元格，在输入框中输入“TEXT(A2,"")”然后将刚刚复制下来的代码粘贴到逗号后面的半角双引号之间，得到“=TEXT(A2,"[DBNum2][$RMB]G/通用格式;[红色][DBNum2][$RMB]G/通用格式")”，大功告成！通过测试，将分号后面的内容删除也可正常显示，也就是前面的公式“=TEXT(A2,"[DBNum2][$RMB]G/通用格式")”了。

在WPS表格中批量取消手工换行

在WPS表格中，我们经常会用到手工换行符，即在输入内容的过程中通过按下Alt+Enter或按下工具栏上的自动换行按钮来强制换行。如果这些强制换行符不需要了又该如何将其取消呢？我们有两种方法可以实现，下面分别介绍。

　　一、自动换行按钮对手工换行符失效

　　１、选中要取消换行的区域。

　　２、单击工具栏上的“自动换行”按钮。

　　这种方法对自动换行和手工换行均起作用，但手工换行符并没有删除，这从编辑栏中就可以看到，如图1。

图1 WPS表格手工换行演示

　　二、灵活运用替换功能删除换行符

　　１、找到一个含有手工换行符的单元格，并记住换行符所在位置。

　　２、按下Ctrl+C组合键复制此单元格。

　　３、按Ctrl+H组合键调出替换对话框。

　　４、在“查找内容”文本框内按Ctrl+V组合键将刚才复制的内容粘贴下来。

　　５、将光标定位到“查找内容”文本框开头，按DEL键删除换行符前的内容，将光标定位到“查找内容”文本框末尾，按BackSpace（退格）键删除换行符后面的内容。注意，换行符是看不到的，要根据前面记下的换行符位置来操作。

　　６、将“替换为”对话框中的内容删除――如果有的话，根据需要按下“查找下一个”、“替换”或“全部替换”按钮，就可以将手工换行符删除了。

　　这种方法将删除手工换行符，而对单元格格式中设置的自动换行没有任何影响。 

WPS 2007文字巧妙去除段尾空格

WPS文字工具中有一个删除段首空格的工具，可如果段尾有空格能否轻松删除呢？答案是肯定的。我们可以借助WPS强大的替换功能达到目的。

　　1、执行菜单项“编辑｜替换”或按“Ctrl+H”组合键打开替换对话框。

　　2、单击查找和替换对话框中的“高级”按钮，切换到高级模式。

　　3、搜索选项下面的“使用通配符”复选框前打上对勾，这样我们才可以使用通配符进行查找，否则WPS会把表示通配符的字符当作普通字符来对待。

　　4、在“查找内容”文本框内输入一个空格（半角还是全角视你文档中的空格类型而定），然后输入一个字符“@”，这个字符就是通配符，它表示一个以上的前一字符或表达式，在这儿就表示一个或多个空格。

　　5、由于我们要替换段尾空格，这就要求空格后边必然有段落标记。单击“特殊字符”按钮，在弹出的菜单中选择“段落标记”，我们发现，“查找内容”文本框中多出了个“^p”，它就是WPS中段落标记的代表符号，我们也可以从键盘上直接输入，如图1。

图1 WPS查找和替换

　　6、要达到删除空格而保持段落不变的目的，一是要把空格替换为空，二是要保留段落标记，所以在“替换为”文本框中输入段落标记“^p”。

　　好了，按下“全部替换”按钮，段尾空格不见了！

WPS2007表格：巧用函数生成随机数字

在进行概率测试时(如玩彩票的网友就会经常用到)，我们会经常用到随机数。当需要大量的随机数时，也许你会为如何获得这么多符合要求的随机数感到困惑。其实，用WPS表格2007个人版，中心满足你对随意数的各种要求。

　　一、生成0-1之间的随机数

　　这个最容易，因为WPS表格内置了随意机生成函数――rand函数，用法也很简单，只要在需要生成随意数的单元格内输入“=rand()”（不含外侧双引号，且所有字符均为半角，如图1）。

图1 WPS表格中输入函数

　　输入完成后回车，该单元格即出现一个大于或等于0,并小于1随机小数。如果你需要很多这样的随机数的话，可以选中该单元格，然后用鼠标左键在该单元格右下角的方形点（即填充柄）按下，并向下拖动到合适的位置，则这一范围内所有的单元格均生成一个随机数,如果还要更多，则再选中已经生成随机数的所有单元格，并在选区右下方如法向右拖动，则拖出的矩形区域内的所有单元格都会生成随机数，要多少有多少啊！

　　二、生成0-100之间的整数

　　用rand函数生成的随机数范围是0-1之间的小数，如果我想要生成0-100之间的任意整数应该如何操作呢？如果还要用rand函数的话，则必须借助另一个函数――round函数。round函数的格式为：ROUND(数值,小数位数)，其功能是“按指定的位数对数值进行四舍五入后返回”。如“round(1.2586,2)”表示取1.2586小数点后2位有效数字，即返回值为“1.26”。

　　有了round函数的帮助，生成0-100之间的整数就不难了，可以在单元格中输入“=ROUND(RAND(),2)*100”（不含外侧双引号），即先用RAND函数生成一个0-1之间的随机小数，再取该数值小数点后2位有效数字，然后乘以100,即可生成一个0-100之间的整数。

　　不过，在WPS表格2007中，引入了一个特别的函数――RANDBETWEEN,这个函数的格式是RANDBETWEEN(最小整数,最大整数)，其功能是取最小整数和最大整数之间的随意整数。上面的公式可以改写成“=RANDBETWEEN(0,100)”即可达到相同的效果。

　　三、随机数生成后不再变动

　　用以上两个函数生成的随机数都有一个共同的特点，就是每当工作簿中有单元格的内容发生改变时，随机数都会重新计算，也就是说，随机数随时都在变化之中，而不能固定下来。如果你希望这些随机数一旦生成就不再变动，又该如何做呢？其实也很简单，就是在随机数生成后，把它们全部剪切到系统剪贴板，并从“编辑”菜单中选择“选择性粘贴”，并在弹出的窗口中选择“数值”（见图2）。

图2 WPS表格设置选择性粘贴

    或者，在“常用工具栏”中点击“粘贴工具”右侧的倒三角，并在下拉菜单中选择“值”（如图3）。这样，粘贴后的单元格的值就不会再有变化了。

图3 WPS表格设置“值”

 

Word 2007默认格式由docx变成doc

微软Word的最新版本Word2007的变化很多，但是其中最大的变化之一就是文档格式的变化，由doc变成了陌生的docx，虽然新的格式具有体积小等的优点，但是由于目前兼容性还比较差，所以平时最好还是不要用它，这样下面的两个设置就是必须的了。

    更改默认保存格式

    单击Word 2007左上角的“Office按钮”，在展开的菜单中单击“Word选项”按钮打开“Word选项”，接着打开“保存”标签页，设置“将文件保存为此格式”下拉列表为“Word 97-2003 文档(.doc)”，这样的话以后就会默认保存为doc格式了。（如图1）

图1 修改Word默认保存格式

    更改默认新建格式

    打开注册表编辑器，展开“HKEY_CLASSES_ROOT”项并找到“.docx“子项，右击该项并选择“重命名”，将之改为“doc”，这样的话以后当鼠标右键新建word文档时，就会新建一个doc格式的文档而不是docx了。