默认分类 2009-01-12 13:08:40 阅读1606 评论7 字号:大中小 订阅
通常情况下,学校期末要打印成绩单,或者给家长发《家长通知书》,很多公司也要给客户发送普通邮件,如何批量打印保存在EXCEL中的通讯录,而且格式自己设定?利用office2007的邮件合并功能就能完美完成这一任务。
[声明:这是51yxc(Superman)历经两天才搞明白的,转载时请注明出处:http://51yxc.blog.163.com,非常感谢!]
图一是通讯录的excel文件:
首先新建一个word文档,纸张类型无所谓,一般是A4,不过最好调整一下页边距,这样在一页的空间可以打印更多的成绩单或者信封的收件人。如果用word2007自带的信封打印向导,它只有默认信封的大小,而不能设置成A4,所以没用向导。如果你要打印的信封是标准信封格式,那么用向导是最省事的办法,就不用接着看了 :)
在word2007中插入一个表格,如果是成绩单,可以选择多列;如果想在一页纸中打印两列,那就选择两列。
为了打印出来美观,也可以设置表格属性,把边框去掉(设置边框为“无”)
进入word文档,在“邮件”中选择“选择收件人”--选择“使用现有列表”
在出现的“选取数据源”对话框中,选中通讯录的excel文件名并确定
在“选择表格”中点击确定
点击鼠标,使输入框停留在表格的第一个格中,然后在“邮件”菜单中选择“插入合并域”,将需要打印的字段按照顺利排列
插入后效果如图,可以自己调整每行的格式:
点击鼠标,使输入框停留在表格的第二个格中,点击“邮件”菜单栏中“编写和插入域”的“规则”选项,选择“下一记录”
然后在“下一记录”的后面,插入和第一格相同的内容
选中第二个格的全部内容,并复制
将其复制到表格其他格中去,并且填满第一页,如果行数不够,请自己添加行数,直到凑满本页(不用管第二页)
这时就基本完成任务了,点击左上角的保存按钮(先保存一下战果),
选择“邮件”菜单中的“完成并合并”,选择“编辑单个文档”
在“合并到新文档”中选择全部记录,也可根据需要选择部分记录,并“确定”
呵呵,这时候会生成一个新的文档,里面的内容就是大家想要的了!
提示:根据需求,自己调整文档中文字的大小;
如果需要打印的信封是标准格式,最好用信封向导。
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