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“钻”,比动笔更重要&会前不妨列列“待办事项”

全文字数:2600 字

预计阅读时间:6 分钟

“钻”,比动笔更重要!

文 \ 李 珣

插画:祝呈平
翻着手机上的日历,看着屏幕上一片空白的文档,小蔡不禁有些心慌。坐在对面的老马看到小蔡的神情,打趣道:“小蔡,碰到硬骨头了吧,这几天要熬夜了?

小蔡挠挠头,满面愁容地说:“马哥,我还真不怕熬夜,只是第一次主笔这种大稿子,心里有些发怵,不知道从什么地方着手。哎,憋了一上午,也没敲几个字。

这不,市里要开全市工作部署动员大会了,主任把为郑书记起草大会讲话的任务交给了小蔡。像这样的大稿,小蔡还是第一次担纲。压力越大,越没思路,小蔡都打开文档一上午了,一句话也没有敲出来。

桌上的电话响了,电话那头是主任:“小蔡,今天下午市委开务虚会,你去旁听一下。

小蔡迟疑了一下,随后鼓足勇气说:“主任,我正在写您布置的讲话,还有不到一周就要开会,时间已经很紧了。您看,要不我就不参加了,专心写稿子?

“你啊,磨刀不误砍柴工。让你去旁听,就是想让你好好领会一下领导们的思路,对今年的重点工作有一个全面把握!”主任笑着给小蔡解释了一番。

小蔡恍然大悟,原来让他参会另有深意:“多谢主任,我一定按时参加!

老马热心地叮嘱道:“主任是让你听会吧,赶紧把录音笔找出来带上,领导一开讲,你就开录,尽量原汁原味地把领导的话记下来。这对你写稿子的帮助可大了。

下午的务虚会一直开到晚上七点多才散会。小蔡的肚子饿得咕咕叫,内心却充实极了。会上,领导们畅所欲言,提了很多对市里工作的设想,谈了不少重点工作。听完这次会,今年的动员会讲话稿怎么写,小蔡心里已经有谱了。会上领导们语速快,小蔡有不少地方没记清楚,还好听了老马的话带了录音笔,小蔡准备赶回办公室,趁热打铁把录音稿整理出来,再琢磨研究一番。

主任叫住了他:“小蔡,来我办公室一趟,有东西给你。

回到办公室,主任先是问小蔡:“怎么样,听会收获挺大吧?小蔡眼睛都亮了:“主任,太受启发了,我之前闭门造车对着电脑憋稿子,路子完全不对啊!

这时,主任递给小蔡一个优盘:“看来你找到点感觉了,再给你一个宝贝,这里面是郑书记一年来大会小会讲话的录音整理稿,还有公开发表的文章。回去好好研究一下,郑书记讲话的风格和焦书记不太一样。

第二天一大早,主任的电话就追过来了:“小蔡,你研究郑书记的讲话,有哪些心得?

“郑书记讲话就像拉家常一样,娓娓道来,比较平实,重数据分析,喜欢用数字说话。另外,郑书记比较喜欢谈问题,在这方面我可能还要多下功夫,把目前市里经济社会发展面临的问题重点梳理一下。

主任在电话那头笑出了声:“小蔡,你这次学习蛮有成效嘛。给领导代拟讲话稿,一定得符合他的风格,这绝不是坐在办公室里拍脑袋就想出来的。我个人体会,写稿子得学会‘钻’:一是‘钻’到会里面去,尽可能多地参加一些领导出席的会议和调研活动,作好记录;二是‘钻’到文里面去,多研究领导之前的讲话和平时撰写的一些重要文章。在‘钻’的过程中,感受和贴近领导的思维、逻辑和文风,这样才能‘适销对路’……”

挂了电话,小蔡重新打开了昨天的空白文档,默念:“‘钻’,比动笔更重要!
会前不妨列列“待办事项”

文 \ 杨 涿


插画:祝呈平
小白所在的秘书科近期正忙着筹办全局的工作会议。局长的讲话稿主要由办公室起草,陈科长的精力重点放在了文稿上,把办会方面的准备工作交给了小白。

虽说平时没少参与会议组织,可那都是小型的,这次可是年度重头的工作会议。陈科长看小白愁眉苦脸的,赶紧给他吃颗定心丸:“怕什么,大会小会道理都差不多,想想平时我们怎么做的,肯定能很快上手!

小白仔细想了想,陈科长平时常讲,办会关键在十二个字——人员齐、材料全、现场顺、收尾好。大意是会议相关人员都确定好、通知到,会议材料都早准备、摆放全,现场流程确保衔接顺、无纰漏,会议结束后注意及时总结。这些小白都明白,可是前期到底该怎样谋划呢?小白脑子里闪过陈科长之前常做的一张表格。

陈科长在接手办会任务后,通常会画一张名叫“待办事项”的表格,科里的老同志都说那是他的“独创”。这个表一般分几项内容:序号、具体事项、联系部门、完成时限、完成情况、备注。

小白赶紧从共享文件夹里找到几次会议的“待办事项”,很快就发现了其中的奥秘,关于谋划这次工作会议的思路也一下子打开了。

第一件当然就是要知道会议究竟在哪天开。这需要办公室与局领导沟通,越快确定越好,以便后面开展其他工作。

第二件是确定会议场地。工作会议参会人员虽多,但毕竟是内部会议,在局机关大会议室召开即可,需要提前与服务中心确认好。

第三件和第四件就是会议通知的起草和发放。通知的起草需要讲清会议主题、时间、地点、参会人员以及联系人等。通知的发放需要估算好提前几天发出,便于各部门、单位安排工作。

以上是初期的准备工作,接下来,需要明确会议议程,由哪位局领导主持,有哪些局领导讲话,都得提前确认好。当然,也包括每项议程使用的会议材料,必须及时与陈科长沟通,要了解文稿起草进展,确定什么时间完成印刷,什么时间完成装袋、摆放,等等。

再接下来就需要统计参会人员情况了。掌握多少人参加或请假,以便布置会场主席台和摆放台下的座椅……

小白越写越觉得待办事项多。比如:今年的工作会议内容应该会涉密,那么会场外就需要配备手机存放柜;会议现场如果需要电子显示屏显示会议名称,就得由服务中心提前准备,按时播放;主席台上需要摆放话筒;会议现场需要摄像和拍照;京外和远郊的几个部门参加视频会议等,这些都需要提前与相关部门一一联系确认……还有人员方面,现场服务到底需要多少名工作人员?每个人的任务有哪些、流程是什么……

细细梳理下来,没想到已经深夜了。小白的“待办事项”表单越来越长。

第二天,小白拿给陈科长看,陈科长毫不吝惜地点了赞:“不错不错,把这些‘待办事项’一项项完成,到时参会的、办会的人员就都齐了,加上我们这边材料全了,会议现场自然就顺了。

小白正得意,陈科长又补了一句:“不过小白,办会还有三个字‘收尾好’,你这事项表里还没有列上啊!”小白一拍脑门儿:“我怎么把这茬给忘了,这就补上!

很快,小白在表格的最后添了几项:“起草会议简要情况报给部里,上午开会,下午就完成;起草会议情况消息稿,搭配挑选的照片,报审后在局机关网上发布;整理此次会议相关档案,做好移交工作。

陈科长看了完善后的表格说:“嗯,不错。‘待办事项’表就好比剧本,按照剧本,一个镜头一个镜头地完成好、衔接好,后面的‘演出’才会精彩!

来源:《秘书工作》杂志

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