电子邮件规范（廖亮）

一、邮件文本及格式规范

1. 邮件内容。

1.1 一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址（抄送人邮件地址）、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名。

2. 邮件字体。

2.1 全文统一。

2.2 字体大小在10-12号，不宜过大或过小，宋体。

2.3 字体为正体。

2.4 字体颜色为黑色，个别重点处可加黑。

3. 邮件信纸。

3.1 请使用公司统一的信纸版式，如无，不使用信纸。

4. 个人签名。

4.1 个人签名档需包含内容：姓名、所在部门/岗位、联系方式（电话分机、传真、e-mail）等。

4.2 如有工作需要，需和外部联系，还可增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站以及个人手机号码、MSN号码等。 

二．邮件语言文字规范

1. 语言表述清楚、简练，不能有歧义。

2. 规范用语，尽量少用口头用语，不用俚语。

3. 段落分明、清晰。 

三．邮件发送规范

1. 邮件主题。

1.1 邮件必须写明主题。

1.2 主题要明确清楚，文字尽量简练，让收件人了解邮件所说为何，不能有歧义。

2. 邮件发送。

2.1 邮件内容需要注意保密性，要明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发给无关人员。

2.2 明确主送人和抄送人，避免两者混淆不分，主送人为必须知悉该邮件内容的当事人，抄送人为有必要了解该邮件内容人员。

2.3 转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容。

2.4 连续回复、转发邮件，要重新整理和明确邮件内容，避免沟通有误。

2.5 邮件发送前，检查一遍，确认无误后再发。

3. 邮件群发。

3.1 邮件群只适合发于全员公告、通知等事项，除此类邮件外不群发。

3.2 回复群发邮件时，只需回复给发件人或少数几人，不要群发回复。

4. 邮件优先级。

4.1邮件内容确实重要紧急的时候使用优先级。

4.2不要频繁使用邮件优先级。 

四．其他注意事项

1. 不在公司里发和政治、色情、宗教相关的邮件。

2. 工作时间不要发与工作内容无关的邮件。

3. 邮件只是众多沟通方式的一种，日常的沟通不要完全依赖邮件。