作者：（日）永田丰志
译者：杨威威
来源：《超级高效工作术》
你在工作中有“拖延症”吗
有“拖延症”的人往往在临近截止日期时才开始工作，他们不能按照工作计划表的安排行动，完成任务的质量也没法让人满意。
这些人通常有以下几个特点：
首先，他们在制订工作计划表的时候，只订好工作开始和结束的日期，却不会详细安排这期间所要采取的具体步骤；
其次，他们对完成一项工作所需要的时间没有准确的估计，在初始阶段花费的时间过长；
最后，他们没有确立正确的工作管理方法，也不懂得核查工作开展的进度。
对工作的安排和管理，其实取决于一个人的性格。
对那些不太细心、害怕麻烦的人来说，制订工作计划表并对日程进行严格的管理是非常重要的。
只要学会了管理日程的方法，就可以按时、有序地完成制订好的工作计划，绝对不会出现拖延的情况。
“日程太紧所以往后拖”只不过是借口而已
在工作中，那些不能如期完成工作的人常常会找出许多借口，比如“日程安排太紧啦”“预算不够，催得又急”等。
其实，事情果真是这样吗？我绝对不这样认为。
当今社会中，能够让人“不紧不慢地干活”“拥有充足的预算”的工作应该没有了，几乎所有的工作都是在紧张中进行的。
企业要生存下来就会面临非常激烈的竞争，所以，把日程和预算安排得太紧也是不得已的事情。即便如此，仍然有很多企业和员工能够在规定期限内保质保量地完成任务。
因此，当你没法按时完成任务时，先想想用什么办法把它们完成，而不要去找借口。
用两成时间完成八成工作的帕累托法则
过分拘泥于细节导致不能按时完成任务
那些日程管理能力较差的人，一般都是工作开始时过分拘泥于细节，在临近截止日期的时候才开始紧张地做收尾工作。
在这种情况下，工作往往会往后拖，如果再出现一些新的问题，则没有时间调整和修正了，最终的工作效果也很难让人满意。
帕累托法则（Pareto Principle）又叫作“80/20”原理，最初只限定在经济学领域，指的是80%的财富被20%的人拥有。后来这一原则被推广到社会、生活的各个领域。
比如，企业中80%的利润来自于20%的重要项目，产品销售额的80%是由20%的销售员创造的，80%的智慧掌握在20%的人手里，等等。
如果把帕累托法则运用到工作中，就能制订出高效的工作计划表，让你出色地完成工作任务。
在两成的时间内拿出八成的成果
把帕累托法则运用到工作中，简单说就是在整个计划时间的前两成里你要完成八成的工作，至少看上去要有八成的工作效果。
如果你生产产品，你要能够拿出和实际效果接近的模型；如果你提供服务，你要能够拿出一套可行的实施方案。
这个阶段的工作的主要目的是让相关人员看到产品或服务的整体上的预期效果，你不对细节采取操作也没关系。
如果能提前让相关人员看到预期的效果，就可以在听取他们的意见和要求后及时对工作作出调整。
无论多么缜密的工作计划，在实际操作过程中都会出现一些无法顺利推进的部分或者需要改善的地方。如果在快到截止日期的时候才去解决这些问题，你在剩下的有限时间里就很难拿出让人满意的工作成果。
因此，为了防止这种情况发生，你就要尽快把帕累托法则运用到工作中去。
设定阶段性目标，让工作过程一目了然
仅设定一个目标算不上做了工作计划
人们不能按时完成工作计划表上的工作任务，一个很重要的原因就是他们只设定了工作的开始和结束日期，却不安排这期间的具体操作过程。
尤其是当工作日程安排从规划到监督都是自己一个人完成时，情况就更糟糕了。
他们往往只是在头脑里勾画出一个愿景，比如“我要这样去做”“我要达到这样的效果”等，却不考虑在执行任务的过程中可能出现的遗漏。
如果你问这些人打算如何执行他们的计划，他们会说“慢慢来呗”或者“试试看再说吧”。他们对工作计划表的管理完全是一种漠然的态度。
设定一些里程碑式的阶段性目标
所谓“里程碑”，最初是指公路旁标记某个地方离起点的距离的碑石。
制订工作计划的一条基本原则，就是在设定总目标的同时也要设定一些阶段性的目标。这些阶段性的目标组成了一个个小的“里程碑”，它们就是你的工作计划中重要的时间检查点。
在实现总目标之前的具体操作过程中，你可以找出最重要的几个步骤作为你的工作计划的“里程碑”，比如听取客户和相关人员的意见和建议。
在这些“里程碑”阶段，你能够重新审视最初的工作计划是否合理。
另外，通过客户的反馈，一旦他们对产品有什么意见，你也来得及调整最初的方案。
把工作细化到每天能够完成的工作量
工作计划表要以天为单位安排工作量
我把自己所有的工作都细化到了每天要完成的工作量，并且用计算机管理软件来进行管理。
可能有人认为，那些大规模的复杂工作应该以周或者月为单位进行细化，而不是以天为单位。但是，如果不把整个工作细化到每天可以直接上手做的工作内容，就不能保证每天都按时完成当天的工作量，结果就是整个工作计划受到影响。
因此，即使是那些耗时很长的复杂工作项目，你也要将其分解为每天能够完成的工作量。这样，你才能按时完成工作计划表中的工作内容。
如何将复杂的工作内容细化
将复杂的工作内容细化，一般需要经过三步。
首先，从整体上把握整个工作的时间安排。你要设定好工作的开始和结束时间，另外，你还要设定一些具体的阶段性目标，即在什么时间取得什么样的阶段性成果。
其次，把整个工作按照内容分为若干个步骤。你要决定每个步骤由谁来负责，以及什么时候完成。根据划分方法的不同，整个工作进程中各个步骤的紧张程度会有所不同。但是，你一定要预留出缓冲时间，以便应对突发状况。
最后，把每个步骤的负责人的工作进行细化。每个细化后的工作不能耗时过长。如果他们花费一天的时间去完成一个细化后的工作，则很难集中注意力。你最好把他们的工作量细化到小时。将整个工作内容细化后，你就可以用计算机管理软件来进行管理了。
细化后的工作任务不像整个工作项目的管理那样用百分比来表示工作的进度，而是用“完成”“未开始”“延迟”“暂停”等来进行管理和区分。
把工作计划表公开，好处多多
公开工作计划表可以规避风险
一般来说，随着具体情况的变化，你要对工作计划表中的日程安排不断作出调整。因此，制订工作计划的目的不是简单地做一个日程安排表放在那里，而是让你和相关人员都能了解到整个工作的进度。
公开你的工作计划表的好处是，如果情况一旦有变，大家可以一起协商对策，这能够提前对可以预见的风险进行防范。
如果相关人员不了解你的工作计划，他们就只能等到截止日期去看你的工作完成情况。当你的某项工作出现延迟时，相关人员通过你的工作计划表了解到你的最新工作进度，他们也会对自己的相关工作作出调整。
这样，通过公开工作计划表，你就把工作中可能出现的意外风险降到了最低。
目标公开，可避免“三天打鱼，两天晒网”
很多人不愿意对周围人公开自己的目标，担心一旦放弃，自己会没有面子。这种想法是不对的。
设定好自己的目标，然后把它公之于众，一方面你 一定会得到周围人的支持，另一方面你自己就没有退路了，这对于防止半途而废非常有效果，尤其是当你出现倦怠的时候。
给自己设定一些这样的目标，比如“下次托业考试考到 900 分”“把公司在 5 年之内发展为一个市值超过10亿日元的企业”“用 4 个小时跑完檀香山”等，然后把这些目标告诉周围的人，他们就会一直关注你实现目标的过程，这些关注的目光会成为激励你不断努力的动力，帮助你战胜懒散、退缩的心理。
尽可能准确估算完成工作所需的时间
时间估算不准会让你在职场中失去信用
那些制订了工作计划却总是拖延的人，很可能在职场中失去别人的信赖。因此，尽可能准确估算工作所需的时间，对于职场中人是非常必要的。
对于简单的重复性工作，只要知道每小时或者每天能够完成的工作量，你就能基本准确估算出完成整个工作项目大概需要多少时间。
但是，对于复杂的或是耗时较长的工作项目，估算完成时间就不是那么容易了。
这种情况下，你要尽量找一些曾经做过的类似工作，通过当时花费的时间来推算这次所需的时间。
完工后，你再仔细对比一下推算的时间和实际花费的时间，如果两者有出入，你就要在以后的工作中调整时间安排。
两种情况下很难准确估算所需时间
有许多工作在实际操作中很难准确估算所需时间，这样的工作大致可以分为两类：
一，需要和别人合作并且由别人支配时间的工作。
比如，工作中有一部分需要由你的同事、客户或其他合作伙伴来控制时间。
如果合作的人是公司内部的人，就算工作出现延迟也能想办法补救，但如果合作的人是公司外部的人，你就不能自己控制时间了。
这时，你可以采取的办法是，尽量把由外部控制的工作内容安排在其他工作之前，同时尽可能多地预留出时间以备特殊情况发生。
二，自己没有做过的工作。
对于自己没有做过，也就是没有经验的工作，就算估算了时间，实际操作起来也很难在估算的时间内完成。
对于这种类型的工作，你可以采取的办法是，在整个工作项目开始之前，拿出其中的一小部分试着做一下，看看实际情况如何，通过这种方式推算出整个工作项目所需的时间。
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