Excel里数据就好比大楼的框架，框架搭好才有办法进行装修（处理分析），如果框架没搭好，后面的装修在牛也白搭，必须拆掉框架重新搭过。如果数据不规范，例如排序、筛选、数据透视表等功能都无法施展。
做不好这一点的话，就相当于给后面的数据分析处理挖了一个大坑，这个功能用不了，那个函数老出错，半小时的工作量楞是忙活了一整天，还窝了一肚子火。
在我的视频课程中，我给大家总结了如何规范表格：不能合并单元格，日期格式要规范、不能有空行、不乱加表头、原始数据不用合计等等，掌握下面的技巧将有助于我们更好的把握这几个原则。
【批量删除空行】
我在视频课里讲数据规范的时候，提到表格里不能有空行，如果空行比较少，可以手动删除。但是有个好学小伙子问：“如果空行很多，手动岂不是要累死！”
有没有批量删除空行的方法呢？
首先简单解释一下：在表格中如果存在空白行列，有时会对公式、筛选、排序等操作产生很大的影响，所以必须把它们删掉，下面介绍一种简单可行的方法。
以下面这张表格为例，这张表有300多行，存在着大量的空行，手动删除费时费力还有可能遗漏：
空行少，可以右键删除，或者用快捷键【Ctrl】+【-】。
空行多，用COUNTA这个函数就可以搞定了，COUNTA作用是统计非空单元格的个数，简述步骤如下：
1. 把J列作为辅助列，在J3输入=COUNTA(A3:I3)，下拉快速填充（此时有数据的行得到的结果就是某个数字，空行的统计结果是0）；
2. 筛选J列，筛选出单元格个数为0的行；
3. 选中这些行，一次性删除，然后取消筛选即可。
1,2,3搞定，奉上GIF动图（推荐使用微软Office 2016版本哦）
【删除重复值】
前两天打开电脑里一个尘封很久文档，惊奇的发现：由于某些不可预测的原因，文件中某些数据莫名其妙的重复了，就像是火影忍者里的影分身一样，Excel你真是太不乖了。我在想，哪天我的钱包打开能这样就好了。
如果重复的数据少可以手动删除，如果重复的数据比较多，这么做显然很没有效率。
现在以下面这张分数表为例，介绍两种删除重复值的方法
1.高级筛选法
选中表格内任一单元格，点击【数据】选项卡，【筛选】旁边的【高级】按钮，勾上“选择不重复记录”，点击确定（此时就把所有重复的数据都隐藏了）
选中筛选后的表格区域，填充为黄色【筛选】一次，选出没有填充黄色的区域，选中这些行删除，取消筛选，取消黄色填充
奉上GIF动图
2.直接删除法
选中表格内任一单元格，点击【数据】选项卡下的【删除重复值】功能，点击【取消全选】，只勾上“姓名”列（选取哪一列作为区分重复值的标准很重要），点击【确定】就可以瞬间删除所有重复项。
注意事项：以上两种方法，原表格都要记得备份
此外，还可以用【条件格式】功能来标记重复值，要点是要先选中某一列，再进行操作。该法不适合用于删除，但是可用来显示某些特殊的不需要删除的重复项。
具体操作如下：
【文本转数字】
很多公司都有自己ERP、CRM软件，从这些软件导出来的数据并不一定按照Excel的套路来，比如说有些数字显示的是文本格式，就像这样：
不是说公司的技术很NB，系统高大上的吗！
通常情况下，我们可以在右键【单元格格式】中把数字格式改成文本，但是有时候这种情况也会失灵
Excel老司机给大家三种办法：
1.直接修改法：选中文本，点击【错误追踪按钮】（就是旁边的感叹号），再点击【转换为数字】；
2.选择性粘贴法：选中任一空单元格，【Ctrl+C】复制，再选中文本区域，【选择性粘贴】，把【加】或【减】勾上，点击【确定】完成；
3.分列法：选中文本那一列（只能一列列来），点击【数据】选项卡下的【分列】，一直下一步，点点点，OK，搞定。
以上三种方法可以结合具体情况来使用。
【规范日期时间】
乱七八糟的日期格式是Excel最常见的问题之一，我们知道像“2020-1-1”或者“2020/1/1”这两种日期格式是可以被Excel识别的（即Excel知道它是个日期），除此之外可识别的日期格式还有“2020年1月1日,2020年1月，1-Jan”这样的格式，只不过这几种使用率不高。
如果Excel看到以下几种日期格式则会一脸懵逼：“2020.1.1,、20200101、2020\1\1” 。
这三种格式经常出现在中国人的文档中，也包括我（老外也许也这么干），所以大家久不可避免的会把这种习惯带到了Excel中。下面介绍两种纠错方法：
1.查找替换法（快键Ctrl+H）：原理就是用“/”或者“-”把“.”、“\”这些字符替换掉，详细操作见动图：
2.但是像“20200101”这种格式无法使用查找替换法来修改，这时可以使用分列法：分列真的是一个非常百搭的功能，修改数据格式可以实现秒杀。
操作如下：选中要修改的区域，点击【数据】选项卡的【分列】，点击【下一步】，再【下一步】，到第三步的时候选择【日期（YMD）】，点击右下角【完成】，几乎是一气呵成。
详细操作见动图：
【巧用数据验证】
传说中魏文王问扁鹊：“你们三兄弟谁的医术最好呢？”扁鹊回：“大哥的医术最好！”魏文王很诧异：“为何你大哥默默无名？”为扁鹊答：“我大哥治病，是治病于病情发作之前，由于一般人不知道他能事先铲除病因，反而觉得他的治疗没什么明显的效果，所以他的名气无法传出去，只有我们家的人才知道他是最厉害的。”
我想说的是，其实前面介绍的修改数据的方法都属于事后补救，事前预防才是制胜的最高境界。我们可以让自己养成科学的Excel输入习惯，这样可以大大减少修修补补的工作量，但是别人我们管不住啊，一堆不合规的表格到最后又是宝宝来填坑，咋办？
下面介绍一个可以治愈强迫症的功能给大家
我刚进公司那会，HR发一个表格给我填，输入性别的时候旁边有个下拉按钮，点开可以直接选男或女，填别的都不行。
当时我就觉得：好神奇啊！Excel还能这么做呀！
说破了很简单，就是【数据验证】功能，早期的版本也叫作【数据有效性】。
这个功能有什么特别之处呢？它可以限制填入内容的格式，你们填写的日期格式五花八门是吧，对不起，我就给你设限，就只能按照我的要求来填。
例如填写“出生日期”，操作如下：
选中该列，点击【数据】选项卡，点开【数据验证】，在【允许】里选择【日期】，【数据】选择【介于】（可根据实际情况选择小于、介于等），【开始日期】里输入“1900/1/1”，【结束日期】里输入“=TODAY()”点击确定（函数Today()可以自动获取当天的日期）。
此时只能输入规范的日期格式：例如输入1991.1.1会提示“此值与单元格定义的数据验证限制不匹配”，只有输入1991-1-1这样的规范格式才会被接纳。
如果填写者不知道自己错在哪，也可能给制表人带来很多麻烦。所以我们可以在【数据验证】的【输入信息】设置提示：日期正确格式“19XX/X/X或者19XX-X-X”，这样点击单元格的时候就会自动弹出提示了。
除了可以限制单元格格式，【数据验证】还可以限制文本长度（例如身份证号吗、银行卡号）、限制输入的内容（例如性别）等等。
好啦，关于规范表格的一些技巧就先介绍到这边，欢迎大家继续关注大毛哦！
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