第一章 总则
第1条 引言
随着企业采购交易的日趋多样化和复杂化，对合同管理的要求也越来越高。因此公司有必要把各种类型的采购合同所积累的商务经验、技术要求和法律条款加以格式化与流程化。
第2条 采购合同风险
2.1 主体风险：供应商作为法律主体不存在。目前，由于各个企业在对外活动中经常向各种机构提供营业执照、税务登记和组织机构代码证的复印件，造成有些复印件流入社会；有些个人伪造或变造营业执照，所以有时在发生采购的产品质量纠纷时，发现交易主体不存在。
2.2 合同风险：合同是企业之间的交易规则与流程。如果不重视采购合同的交易规范，或经常采用供应商的格式合同，放弃了采购方制定采购规则的主导地位，将不利于避免和控制不必要的经济纠纷。在发生纠纷后，采购方自己单方面提出对方应当遵循的交易规则，又理所当然地认为法院或仲裁机构应当支持自己的观点，其结果可能是竹篮打水。
2.3 电子证据的风险
a) 信用风险：存在着如何防止网上交易主体资格的假冒或虚构的问题。
b) 否认风险：电子数据的发送人否认已发送或接收人否认已接到电子数据的行为。
c) 内容风险：指数据发送人对接收人所收到数据的内容提出异议，认为其内容与自己所发原件相比发生了变化；或者接收人对发送者所持的发送原件内容提出异议，认为与自己所收数据内容不符。
d) 证明风险：很难证明打印件与电子数据完全相符而未经改动。也就是说书面打印件无法作为证明其内容的直接证据。
e) 法律风险：法官在认定电子合同的成立及效力时，通常按《电子签名法》的相关规定来确认。而一些企业管理人员不知电子签名法为何物；同时，中国的电子签名法与企业管理的实际也不相吻合。
2.4 质量风险：如何健全完善供应商质量管理制度，明确企业采购，质量，财务及物流等部门的职责；如何在采购合同中约定质量鉴定机构和程序，避免冗长的质量鉴定程序。商事诉讼是“证据为王”，事实需要证据来证明，因此确定在发生质量纠纷后，如何收集和固定相关的证据，从而在质量谈判处于有利地位，而不是在被供应商起诉后才收集。
2.5 不协同风险：通常企业的采购和销售属于两个不同的部门，常常造成客户合同与供应商的合同不配套，有时与客户和供应商同时发生关联合同质量纠纷时，会导致两个案件均败诉。客户合同与供应商合同完全协同是一个不断谈判，逐步渐进的过程，如何实现这一过程？
2.6 诉讼风险：中国是一个法治与人治协同的国家，无国家的巡回法院体系，地方法院属地方权力机构管理。如何合理地选择诉讼地或仲裁机构，是对应地方司法保护主义，降低诉讼或仲裁成本，避免案件非正常败诉的一个十分重要的举措。
第3条 管理模式
许多企业合同管理采用各业务部门归口管理的模式（如供应商合同管理；客户合同管理；物流合同管理；基础设施合同管理；行政类合同管理等）。采购合同与公司的客户管理，质量管理，物流管理，设备管理，知识产权保护密切相关。
第4条 法律顾问
公司法律顾问根据公司管理层的授权，协助公司的采购合同管理工作，与公司采购部门磋商采购合同的格式化及合同履行与控制等工作。法律顾问的联系方式：姜晓亮律师，电子信箱 email@colaw.cn ; 相关的采购合同相关法律，请下载首页上的“手机法库”，安装后查询。
第二章 合同策划
第5条 合同种类
5.1 年度采购合同
建议公司与经常发生采购业务往来的供应商签订年度采购合同，而涉及具体供货的品名，规格，数量及交货时间等以采购方的《订单》，并经供应商确认为准。对强势的供应商提供的格式合同，也要依据本公司的格式合同与对方进行谈判而加以修改。
同时，公司又要根据不同采购产品的品质要求与供应商签订质量管理协议；又要考虑本公司的知识产权保护的需要决定是否与供应商签订知识产权保护协议。质量协议应当约定有资质的质量检验机构和方法；约定损失的赔偿与计算方法及确认损失的依据。
建议与新开户的供应商签订的年度采购合同期限为1年，以后再签时可以将合同期限定为2-3年。
5.2 物流合同与货代合同
公司应当与有营业执照的货运公司签订物流合同或运输合同。实践中，一些企业委托个人运输货物，在发生事故时，由于企业与个人之间属于雇佣关系，企业依法应当承担相关的雇主赔偿责任。
5.3 承揽合同或定作合同
如果公司采购的产品属于定作类的产品，需要与供应商签订承揽合同或定作合同，应在合同中约定由采购方所在地的法院或仲裁机构处理双方的合同纠纷。因为，如果双方没有约定争议解决机构的话，民事诉讼法规定由承揽方所在地的法院为合同管辖法院。
5.4 设备买卖合同
公司应当制定设备管理制度。在与制造商签订《设备买卖合同》和《设备维保协议》时，组织公司生产、技术、采购、财务等有关部门做好相关论证。论证涉及设备的验收、调试，试生产条款，并确认这些合同条款的可行性与可操作性。
第6条 合同形式
公司除了与供应商及时结清的之采购外，应签订书面合同。有关修改合同的订单、技术要求、图纸、传真、送货单、发票、对帐单及相关的电子文本等均为合同的组成部分。
第7条 合同条款
合同必须具备标的，数量和质量，价款或酬金，履行的期限、地点和方式，违约责任等主要条款，并优先考虑合同争议解决的受理法院或选择的仲裁机构。
每一合同文本上必须注明合同对方的单位的全称、营业执照号,地址、委托代理人、电话、email与银行账号等。
第8条 格式合同
公司应当将所有采用的采购合同格式化与规范化，格式合同应根据采购管理的需要与相关司法判例定期修正。格式合同文本公司由采购部门拟定或修正完毕，按规定的流程经公司技术部门，财务部门，销售部门等职能部门和公司负责人审核，同时请法律顾问参与审核。
公司应就格式采购合同的使用，召集相关部门的人员进行培训与研讨，以避免格式合同及操作流程流于形式。
第9条 传真合同
在合同效力条款中，增加传真方式订立合同的句子，说明对传传真订立合同的情况。收到对方的重要传真，即使盖收发章登记。公司发给对方重要传真应请对方回传确认；或发快递固定证据。在履行合同过程中，在发票、对帐单、或货单等书面文件上，在备注栏中注明所依据的传真合同及订单的时间及编号。
公司应知许多法院的法官不确认传真合同的证据效力，因此在发生合同纠纷时，传真合同的文本可能将成为镜中花，水中月。
如可以采用PDF文本的，建议公司采用PDF彩色文本签订合同。
第三章 合同订立
第10条 资信调查
订立合同前，双方向对方提供营业执照,组织机构代码证和税务登记证的复印件或彩色PDF文本。同时，了解、掌握对方的资信等情况，如注册资金，实数资本，经营能力，纳税情况，职工工资，付款信誉，公司信誉，生产状况，公司资产和负债。通过供应商的评估和控制程序，实现交易决策的定量化和程序化，从而控制风险。
第11条 书面合同
符合以下情况之一的，应当以书面形式订立采购合同,以确定双方的交易规则：
单笔业务金额达人民币 万元的；
2. 对产品有质量要求的;
3. 本公司先履行合同,从而产生债权债务关系的；
4. 有封样要求的；
5. 其他需要订立书面合同的。
第12条 样品
对于合同标的没有通行标准又难以用书面确切描述的，应当封存多份样品，由合同双方共同封存，加盖公章或采购合同专用章，分别保管。
第13条 合同审查
除本公司的格式合同外，任何书面合同应当经审查后方可签字盖章生效。对合同文本的审查是防范合同风险的重要措施。审查合同文本的一般应当由采购部门，技术部门和财务部门分别负责，最后由法律顾问审核。
1】 采购部门审查范围
通过营业执照的审查，根据其原件判断对方的经营期限、经营范围、是否年检等信息；如果对方是分公司，还需要对方提交总公司的法人营业执照；
对供应商的资格能力和履约能力是否进行了考评；
合同产品的名称、规格、型号、数量是否符合公司的要求；
价格，发票和付款方式是否明确合理；
交货期限、方式、地点是否明确合理；
合同文本是否有应约未约定或约而不明的情况。
2】 技术部门审查范围
对方资质等级的判断，审查其相关的资质证书，以确定其是否合法、有效及是否在合法的范围之内从事经营活动；
结合合同履行的需要，审查履行合同过程中所需的特定人员是否具备相应的专业资格；
有关标的的技术、质量是否明确并符合公司的要求，特别是要注意是否与企业销售合同的产品质量要求是否一致；
质量异议及投诉程序;是否需要约定产品的质量检验机构；
质量赔款的计算方法及企业应提供的依据；
合同中所用的技术术语是否规范。
3】 财务部门审查范围
合同载明的结算期限和方式是否合适;
预付款，定金是否得当并有相应的防范措施;
发票，涉税内容是否明确合法;
价格和相关费用的约定是否明确合理;
质量异议与货款支付的衔接，与发票抵扣冲突的处理.
4】 法律顾问审查范围
合法性审查：⑴审查合同条款及签订合同的过程中，是否涉嫌存在合同法中所规定的合同无效、免责条款无效、可申请变更或撤销的情况； ⑵合同中的约定是否违反法律、行政法规的强制性规定；⑶审查合同中所用的法律术语是否规范；⑷审查合同名称与合同内容、属性是否一致，特别是有名合同的名称与合同内容是否存在冲突。
条款实用性：⑴是否根据交易所涉行业的特点界定双方各自的责任；⑵是否根据标的的特点设定避免争议的条款；⑶是否根据违约特点设定界定责任的条款；⑷是否根据交易相对人的情况设定实用性条款；⑸合同中履行方式及顺序、履行地点等对委托人交易安全的影响； ⑹合同中明示的或隐含约定的管辖等条款对委托人的影响；⑺ 确定争议解决条款中的仲裁或诉讼的方式。
权利明确性：⑴交易内容是否明确、具体、可识别、可履行；⑵交易程序是否明确、具体且定有时限、义务归属；⑶争议处理方式是否明确具体且有时限、义务归属；⑷条款之间是否由于配合问题而存在权利义务不明确的缺陷；⑸是否由于表述不严谨而存在权利义务不明确；⑹权利义务及违约是否具备可识别性；⑺附件内容是否明确、是否与合同正文冲突，如有冲突是否有解释顺序。
第14条 签字盖章
在合同效力条款中规定合同须由双方签字与盖章方能生效。重要合同应分别由法定代表人与委托代理人签字，然后由公司盖章；一般合同应由委托代理人签字并由公司加盖公章。
严禁在空白文本上盖章。通常先由对方签字盖章后本企业才予以签字盖章。合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。
第15条 合同登记
合同盖章生效后，各部门按公司合同管理流程对合同进行编号并登记。
第四章 合同履行
第16条 收货
企业应当制定收货流程，并使用本企业的收货单，按合同约定的方式签收后交给供应商或承运方。如必须要使用供应商的送货单的，应特别注意其送货单备注栏的说明与提示。在对供应商的送货单签收后，再以未看到说明与提示为由而加以否认，在证据认定的角度难以成立。
收货人发现供应商的货物数量短缺或外观有瑕疵的，应当在收货单上注明，并一式两份。
第17条 货款结算
财务部门依据合同收取供应商的发票，在与质量部门和生产部门确认产品质量与数量无异议后，才将发票交税务部门抵扣；收款单位与供应商名称不一致的，财务部门应当拒绝，或督促供应商出具不可撤销的转付款证明。
付款流程为： 1）预付款必须凭生效的合同与订单； 2）进度款必须凭合同与订单和履行进度证明；3）验收后付款必须凭合同与订单，收货单、检验单、发票，品检报告。
第18条 质量纠纷的处理
1】 拒收，如造成停产则按采购合同的约定要求供应商承担停产损失；
2】 降价使用，必须经的对方书面认可，否则退货；
3】 要求予以退换，并承担因退换而发生的费用由对方承担；
4】 部分或全部解除合同，同时按采购合同的约定要求对方承担产品瑕疵造成的损害。
第19条 证据清单
在发生质量纠纷后，应立即收集相关证据，以准备万一索赔谈判破裂，而通过诉讼或仲裁程序解决纠纷。具体的证据有：
1】 采购合同及质量协议
2】 收货单，质量保证书
3】 质量检测报告及通知函及快递凭证；提交有关鉴定机构进行质量鉴定的报告
4】 质量不良函件及快递凭证
5】 双方协商记录，备忘录及会客单
6】 退货通知及快递凭证
7】 库存清单及照片
8】 具体的损失：按采购合同的约定计算出的损失。出具相关损失的财务报告。
上述证据必须在发生质量纠纷后立即收集与固定，而不是在供应商以公司为被告起诉后，才急急忙忙的收集。实践中，有的企业由于采购人员变动，有质量不良的事实，但没有质量不良的充分证据，从而败诉。
第20条 合同管理
有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况，应及时向公司负责人汇报并通知法律顾问。
合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料，对工程合同的有关技术资料、图表等重要原始资料应建立出借制度。
第21条 变更或解除
重要合同的变更或解除必须依照合同的订立流程经采购部门、技术部门，财务部门等相关职能部门负责人和公司负责人审核通过方可。
有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知必须在24小时内向公司主管汇报。
第22条 快递信函
格式合同中应增加通知送达条款，约定因企业地址或名称变更而无法送达的处理方法。
变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求，快递寄发或由对方签收，快递存根或签收凭证作为合同组成部分妥善保管。
第23条 行使抗辩权
同时履行抗辩权：约定同时履行的，一方在另一方履行前，有权拒绝履行要求；一方履行不附合约定的，另一方有权拒绝其相应的履行要求
先履行抗辩权：约定履行顺序，先履行一方不履行的，另一方有权拒绝履行，先履行不附合约定的，另一方有权拒绝相应的履行 要求
不安抗辩权：约定先履行一方，有确切证据证明另一方不能履行的，可以中止履行或者诉请解除合同
第24条 保密
合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，相关人员应保守与合同有关的商业秘密。公司与采购人员签订知识产权保护协议或保密协议。
第五章 合同评估
第25条 供应商档案
主体情况：供应商的营业执照，税务登记，组织机构代码证。
质量水平：物料来件的优良品率；质量保证体系；样品质量；对质量问题的处理。
交货能力：交货的及时性；扩大供货的弹性；样品的及时性；增、减订货货的批应能力。
价格水平：优惠程度；消化涨价能力；成本下降空间。
技术能力：工艺技术的先进性；后续研发能力；产品设计能力；技术问题材的反应能力。
售后服务：零星订货保证；配套售后服务能力；与其他客户的关系。
合作状况：合同履约率；合作融洽关系。
第26条 评估会议
评委由公司领导与采购，生产，质量，财务，销售等部门的人员组成。评估内容：
采购: 价格、数量稳定、按时交货；
质量: 规格准确、质量稳定、包装、质检报告和文件的准确、投诉处理；
生产： 质量、技术支持、按时交货；
财务： 发票单证；付款期限，付款条件；
销售： 与客户的质量要求是否一致，与客户交货期的衔接。
经过评估，对不合格的供应商应逐步加以更换，并注意预防在更换时产生不必要的经济纠纷。
第27条 合同归档
采购部门应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料（包括与有关的文书、图表、传真件以及合同流转单等）按合同编号整理，交档案管理人员存档，不得随意处置、销毁或遗失.
第28条 考核
公司定期对采购合同管理工作进行考核，并逐步将合同履行情况、合同档案等纳入公司对员工岗位责任和部门的工作成绩考核范围。
凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况或遗失合同有关资料而给公司造成损失的，经办人应岗位责任承担相应经济和行政责任。
通过考核, 修改完善公司的采购管理流程和格式合同。
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