浅谈企业实物档案管理

实物档案是企业档案的重要组成部分，主要包括反映本单位职能活动及文体活动中获得的奖牌、奖杯、奖状、奖章、证书、锦旗等物品；反映企业历史的各种标志、印章；与外单位友好往来收受的有纪念意义的礼品（题词、字画及各种纪念品等）。当前，企业在实物档案管理上存在许多问题：

一是归档意识不强，收集困难。企业实物档案的归档意识不强，甚至存在认识上的误区。比如认为在重大活动中外单位赠送的纪念品只是一种礼品，无需归档；有些人觉得这些实物是对他们辛勤工作的肯定，应归属自己；有些部门为了利用方便，将本该移交归档的实物档案保留在本部门或自己手中。另外，归档范围不明确也是造成实物档案收集困难的一个原因，企业档案部门一般只对荣誉类实物、停用印章等作归档要求，而营业执照、执业许可证、组织机构代码证、企业法人证书等实物均未列入归档范围。二是实物种类繁多，保管困难。目前国家没有统一的实物档案管理标准，加之实物档案种类繁多，载体形态各异，大小规格各不相同，使得实物档案保管困难重重。为此，我们可以从明确归档范围、要求，规范分类整理和有序保管等方面入手，加强企业实物档案管理工作。

一、归档范围

实物档案的归档范围主要包括：1.本企业在各类公务活动中获得的各种荣誉，如奖状、奖牌、奖杯、奖章、锦旗、证书等；2.公务活动中获赠的纪念品，如花瓶、雕塑、工艺品等；3.上级领导或知名人士的题词、字画等；4.本企业自形成以来所使用过的牌匾，使用期已结束或损坏需更新的各种印章，工商执照、执业许可证、组织机构代码证、企业法人证书等；5.其他有保存价值的实物。

二、归档要求

实物档案的收集途径主要有以下几种：一是各职能部门主动移交归档；二是结合表彰文件或企业网站简讯进行跟踪收集；三是加强与职能部门交流沟通，发现收集线索，主动开展收集。

实物档案的归档时间。实物档案一般要求随时归档；有特殊情况的，应归档的实物确需在有关部门保留一段时间的，应先移交档案部门登记拍照后，再办理借用手续。作废的旧印章，在新印章启用后，由制发部门统一收缴，其归档时间可按年度集中移交；遇特殊情况时，也可采取事件办理完毕及时归档的方式移交归档，避免印章档案流失。

其他归档要求。归档的实物档案应保持整洁、无破损，符合归档要求；对没有标明主题和时间的实物档案，移交部门应附上相关说明；归档时必须严格履行验收交接手续，按件填写移交清单，核对无误后，交接双方各保存一份并签字。

三、分类整理

（一）分类

实物档案以“件”为单位进行整理，如一张奖状、一个奖牌、一枚印章分别各为一件。由于实物档案品种门类较多,同时考虑各品种门类存放地点不同,应在档号中引入“类别代号”以示区别。类别代号如下：01—奖状、02—奖牌、03—奖杯、04—奖章、05—锦旗、06—证书、07—其它（包括：花瓶、匾、字画、钟、雕塑等）、08—印章。

（二）编号

实物档案的档号形式为：年度-实物类别-文件顺序号。示例如下：

（三）保管期限

实物档案的保管期限一般都定为“长期”（代号C）；其中印章档案的保管期限分为永久（代号Y）和定期（15年，代号D）两种，企业对外行文使用的机构和法人代表人及其办事机构印章的保管期限为永久，企业内设机构和业务专用印章保管期限为15年。

（四）编目

实物档案目录以类别为编制单位,同一类别的以年代时间为序先后排列。同一事件的有两种以上（包括两种）不同质类的实物档案，必须在实物档案目录的“备注”栏中互见档号。实物档案目录可设置档号、责任者、题名、形成时间、数量、保管期限、备注等项目。印章档案盒中除放置档案目录外，还要放置备考表，备考表的填写项目包括印章情况说明、整理人、检查人和日期等。

四、有序保管

由于实物档案载体形式多样，无法采用统一的保管模式，因此对实物档案可分门别类采取不同的方式进行保管。比如：锦旗的保管采用折叠后贴上标签，按归档顺序放入抽屉保存；奖状、证书的保管采用在实物背面左上角贴上标签，按归档顺序放入抽屉保存；奖牌、奖杯、纪念品等的保管采用在实物的背面左上角帖上标签，按归档顺序竖立在专用柜中保存；对较大且不能入柜的实物档案，要进行拍照归档将照片按归档顺序排列在实物档案的同一类别中，并在照片上标明实物档案的实际存放位置；印章档案的保管采用在其章柄上贴标签，按归档顺序装盒保存，盒内印章一般按从左至右，从上至下的顺序排放，钢印等特大型印章，可不装盒，直接排列上架。

（刊登于《浙江档案》2011年第十一期，作者为省电力公司紧水滩水力发电厂李雪萍）