以案卷为单位的文书档案整理工作的内容

文\高勤

全面地说，档案整理是档案实体整理和档案内容整理的统称，是档案管理的一项重要内容。档案内容整理，主要包括对档案文件的内容真伪的鉴别，对档案内容客观性的考证及编纂出版档案史料等活动。档案实体整理，主要是将零散的和需要进一步条理化的文件或档案，进行基本的分类、组合、排列、编目，组成有序的档案整体的工作过程。我们通常所说的档案整理，主要指档案的实体整理，它包括以下三方面的工作内容。

1.档案馆对接收与征集档案的整理

(1)系统列和编目。在正规的工作条件下，档案室主要接收文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆主要接收机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。这样，档案室和档案馆的档案整理工作，主要是对所接收的档案，在更大的范围内进一步系统地整理，如全宗和案卷的排列、案卷目录的加工等等。

(2)局部调整。对于已经整理入馆、人室保存的档案，经过管理实践的检验或专门质量检查，档案馆和档案室需要对其中不符合要求的档案进行一定的加工以提高其质量;另一方面，某些档案材料由于保存的时间较长，其自身或档案整理体系发生了变化，因此也必须对其进行整理。

(3)全过程整理。档案馆、档案室有时也接收和征集一些零散的文件，有时馆商体系遭到严重破坏，这就必须对档案进行全过程的整理工作，包括区分全宗、全宗内案文件的分类、组卷、案卷排列、编定档号、编制案卷目录、全宗档案的系统排放等。

2.机关档案的整理

机关档案的整理工作，主要包括机关文件的平时归卷与调整、文件组卷、案卷列、案卷目录的编制、档号的编写、局部案卷或保管单位的调整等工作内容。在一般况下，上述工作主要是由机关文件处理部门或业务部门与档案室共同完成，其中大部工作应由文件处理部门或有关业务部门来完成，档案室只负责对有关具体工作的指导业务检查以及进行局部的加工处理工作；但在特殊情况下，档案室也接收和征集一些散文件，这就需要开展全过程的整理工作。

需要说明的是，文书档案的整理，均以全宗为单位进行，其具体工作内容包括区分全宗、全宗内分类、立卷、案卷排列、编号、编制案卷目录、建立全宗卷、全宗群与全宗补充形式的确立等。这一系列工作从总体上可以划分为系统化和基本编目两大部分：

系统化主要指建立秩序的工作活动，包括区分全宗、全宗内分类、立卷、案卷排列等；基本编目主要指将系统化的结果固定下来，并以号码和目录等形式将固定下来的系统化结果反映出来的工作活动，包括编号、编制案卷目录、建立全宗卷等。上述有关系统化和基本编目两大项工作，是从档案整理工作各个环节作业性质上划分的。

档案的整理，是档案管理工作中的一个相对独立的工作环节。不经过整理，任何档案室都无法进行有效的保管，更无法进行有效的利用。但对于具体的档案管理机构来说，其整理工作的内容和规模并不完全一样，各具体环节的分布大致为：

立卷由文书部门和业务部门在档案部门监督指导下进行；区分全宗主要由档案馆承担；全宗内分类、案卷排列编号(全宗号除外)、编制案卷目录等工作主要由档案室承担，全宗之间的排列与编号全宗群及全宗补充形式的确立、全宗卷的建立等工作主要由档案馆承担。这几个部门在实践中要根据实际工作需要进行进一步的分工与协作，共同完成档案整理工作。

档案整理工作，是档案收集以后提供利用发挥作用的前提条件之一，通过档案的整理，可以进一步了解和检查档案收集工作的质量，对档案的收集工作有一定的促进作用。档案经过系统的整理，才能为档案的保管、统计和检索等工作提供基本的单位和完整的体系，便于维护档案的完整与安全。因此，档案整理工作是档案工作中重要的基本建设。

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