秘书工作手册：领导日程安排

根据总经理习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息;

对于总经理的各项安排熟记于心,及时提醒已定下来的安排,防止冲突;每日安 排相对固定时间与总经理核对日程,保证秘书与总经理日程表内容一致;

不要代替领导做决定, 在总经理的同意下针对其工作习惯和时间对各种预约酌情 处理;

控制约会时间,适时打断,防止拖延,以免影响下面的日程;

掌握近期要回避的人物;

月 /周计划安排模版

可使用 NOTES 日历功能,填入相关安排,打印即可;

也可按照总经理习惯,自行制作日程表;

二、出差日程安排

做为秘书, 安排总经理出差是经常的一项工作, 同时也是需要更加细致的一项工作。 通过秘书的计划, 把总经理出差在外的工作安排得紧张而有序, 愉快而圆满, 这是秘书 工作的目标,也是工作价值的一个体现。

(一) 国内出差

☺出差前 : 确定出差目的和日期;

确认总经理出差陪同人

与出差地相关人员沟通, 确定周到的日程安排 (明确如早午晚餐安 排、所到地地址、需

要的路程时间、接待人员等信息。)

确定行程,预定机票(注意选择好航空公司、机型及班次)、酒店 (选择总经理习惯的酒

店、熟悉酒店的电话、传真等)、接 /送机人员(明确接送机人的 联系方式);

完善细致周到的日程表(时间、地点、对方参会人、议程等) (见 范例)。

根据总经理的习惯, 准备出差用物品 (见物品携带表)。

拟写授权书并于总经理出差前一天向各相关部门及相关人员发出 邮件和复印件(财务部

等)。 (见范例)

☺出差中 在第一时间掌握总经理到达后的联系方式,必要时通知授权人及 其它相关人员。

根据总经理日程安排,随时通报公司及 GM 关心的业务进展情况; 配合总经理授权人的工作,及时掌握公司及业务相关信息。 根据情况及时与相关人员及总经理沟通,及时调整日程安排; ☺出差后 及时向 总经理汇报出差期间公司内部事务及业务进展;