企业家朋友可能疑惑,“通知”有啥难的,打个电话,发个微信,不就齐活了嘛,有必要搞得那么隆重吗?
通知的关键在于“有效”,是可以证明的“有效”。这也是我反复提醒企业家朋友的,一定要有证据意识。万一发生争议,是需要证明给法官看的,完成了证明就是你有理,证明不了就需要承担不利后果。因而,很有必要再次聊一聊“通知”。
一. 时间要求
《公司法》第41条规定,召开股东会会议,应当于会议召开十五日前通知全体股东;但是,公司章程另有规定或者全体股东另有约定的除外。
建议在公司章程中对股东会通知的时间要求进行约定,不然15天的确太久了。同时,可以针对定期会议和临时会议约定不同的时间要求,定期会议不妨约定为不低于5日,临时会议不妨约定为不低于24小时。
二. 通知方式
鉴于将来举证的需要,一定要以书面方式进行。不能仅仅口头电话通知。
出于效率考虑,可以在章程中约定多种通知方式的一种或多种均为有效,微信、短信、办公软件、电子邮件、EMS等都用上,这里提醒注意的是,需要股东签字确认各种通知方式的地址、电话号码、微信号、电邮地址等。
明确变动条款,若上述联系方法发生变化,应在3日内以书面形式通知公司,否则以登记的联系方式进行通知视为有效通知。
三. 由谁通知
首次股东会,由出资最多的股东召集。
不论是定期还是临时股东会均由董事会或执行董事召集;董事会或执行董事不召集的,由监事会或不设监事会的监事监事召集;监事会或不设监事会的监事不召集,有1/10以上表决权的股东可以自行召集。
谁召集就由谁发通知。
四. 通知内容
通知内容三要素,召开股东会的具体时间、地点及议题。
若议题为审议重大事项需要阅读相关材料的,应当随附。
这里需要提醒企业家朋友的是,时间地点的约定要合理,不能天马行空,明明大家都在北京,而某个股东因其他原因被限制出境了,却将会议地点约定在国外。这样不善意的行为,存在效力瑕疵的风险。
公司召开股东会时,需要有效通知股东参加,若在通知环节发生问题,即使股东会形成了决议,也存在着被认定为无效的法律风险。为了确保通知的有效,需要公司章程对时间要求,通知方式做相应的约定。同时应按照公司法的规定由有权机构或人员发出通知,通知的时间、地点要尽量合理、善意。
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