作为行政新人,即使小心翼翼的向前辈讨教了会议流程,但是执行过程中还是错漏百出?现在为你总结最全会议流程,助你摇身一变会议达人。
【准备阶段】
一、整理一份会议方案,做好流程细分
1、向领导确定会议名称及议题。
2、确定与会人员
3、确定时间地点(中亚会展中心特色:场地种类多、配套服务多、优惠价格多、响应速度快,打造属于你的找场地神器。)
4、会场布置要求。
5、会议文件资料、设备用品。
6、会议服务、记录安排。
7、会议预算
8、议定事项催办及反馈的程序、要求、责任人。
二、具体准备
1、会议通知。
书面通知、电话通知、电子邮件、请柬
重要会议一般采取书面通知形式,一般会议采取电话通知形式。重要会议有特邀领导的,印制请柬。会议通知和请柬务必于会议召开的前一两天发送到位。明确负责人及负责科室单位。
2、会议准备。
a.会标:会议名称。字体规范、排列整齐、粘贴结实、悬挂端正。
b.就坐安排及台牌:台牌摆放次序符合礼仪。明确负责人及负责科室单位。
c.鲜花:①主席台后放翠绿花草②主席台前放3排鲜花③台下放一排中高花。
d.桌椅及会议室内卫生:会场桌椅要摆放整齐,卫生要打扫干净。
3、材料准备。
(1)会议议程。人手一份
(2)领导讲话。人手一份
(3)会议主持词。
(4)其他参会人员发言材料。
(5)会议材料袋、文具若干。对于领导讲话、会议议程等相关材料务必于会议召开前一天打印、分装完毕。
4、会场服务
(1)签到发材料。签到时告诉与会者座次。明确负责人及负责科室单位。
(2)茶水。安排若干名服务人员倒水,保证会议供水充足。明确负责人及负责科室。
(3)空调。根据天气情况开放,但要事先调试好。明确负责人。
(4)执机。执机要安排专人提前调试并全程执机,保证音量适中,无杂音。明确负责人。
(5)会议记录。认真记下领导讲话及插话内容。会议牵头部门负责,应明确负责人及负责科室。
5、安全保卫工作。重要会议一般请公安干警着装保卫,对于无理取闹干扰会议者,按相关规定立即处理。明确负责人。
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