2、文档功能,各成员编写的各类型文档,乃至于日志,都可以上传实时共享。
3、留言板、讨论板功能,各成员可以发起主题,然后进行留言或者讨论。每发一个新的主题,都会通知到各成员。各成员只需要连接互联网就可以进行查看和操作,这样可以及时的沟通。
4、日程表,日程表可以记录着整个事件的详细发展经过和现状。根据日程表就可以更好的规划整个事件。
5、问题跟踪,具体问题具体分析,出了什么问题,都可以发在这里,然后有专门的人进行解答和跟踪。
6、其他扩展功能,如Groove可以链接到SharePoint等。
除了以上基本功能之外,Groove还可以链接到SharePoint、InfoPath,提供日后扩展的接口。
让我们来看一下P2P的办公协作方式,跟传统的B/S服务器方式相比有什么优势:
(A)项目资料确保100%可用。
服务器并不是完全没有故障的,服务器有可能会因为硬件损坏、硬件更换、系统补丁等等情况而不得不暂停服务一定时间,在这段时间内,集中存储在服务器的项目资料将暂时无法打开,对项目工作产生一定影响。但是P2P的协作方式,所有资料同步存储在所有项目成员的硬盘上,即使某个成员的硬盘损坏,也不需要花钱修复数据,只要在新硬盘装好系统,安装groove,一杯茶之后,所有资料就从其他项目成员那里同步回来了。
(B)即使离线,仍然可以使用项目资料。
传统的B/S方式,所有资料存储在服务器上面,要浏览项目情况和文件,就必须登录服务器,这在用手提外出工作、而且无法上网的情况下要使用项目资料就极不方便,而P2P的方式将资料存储在每一个项目成员的电脑内,对于笔记本用户则非常方便,任何时候项目的资料都是被同步到本地硬盘上面的,不管是开会、出差、外出,都可以随时在计算机本地打开项目资料,而不需要依赖服务器。
例如:公司主管白天工作忙碌,没有时间看项目资料,那他可以把笔记本带回家,打开就可以看到这一日所同步过来的的项目进展情况,有问题可以立即在离线情况下提出或者进行修改,第二天上班,所有的修改又会通过网络同步给所有其它成员看到。
(C)立即收到通知并打开。
在使用Sharepoint的情况下,订阅更新只能通过邮件或者RSS,虽然方便,但是缺乏明确的分类,而且要看详细的内容还必须登录服务器,而在使用Groove的情况下,所有的更新都实时更新到本地,使用者可以对所关心的某个内容、某个文件进行较高的通知等级,更快地获取更新信息,而且由于文件内容是在本地的,所以几乎能够即时地打开而无需等待。
Groove的伸缩性极强,从小至三、四人的小公司到大型的国际公司,都可以使用Groove。
在许多只有三四人的小型公司,既没有互联网接入,也没有购置服务器,更不可能去建立SharePoint系统,他们只有一个集线器组成的局域网,这种情况下,他们最佳的选择就是Groove,只要各人安装Groove,就立即拥有了文件共享、讨论、日历、即时通讯等各种办公协作所必须的功能。
而在大型的国际公司,经常往返世界各地的员工可以使用Groove离线进行工作,任何时候只要接上网络,Groove就自动通过互联网跟总公司和其他成员的资料同步,实时看到进展情况,交换资料。Groove还可以作为企业中心服务器的前台客户端。十分适合移动用户。
在安全性方面,Groove内所有资料的传输和存储都是192位加密的。
那么究竟是怎么样的公司才需要用,或者说用得上Groove呢?其实,只要你的公司需要通过电脑进行一个内部的沟通交流,就那么简单,Groove就是你所要的。下到几个人的公司,上到跨国公司,只要有沟通,Groove将可以帮你完美的实现现代的网络办公。通过互联网,还可以实现不同区域的在线办公。不需要你离开你的位置,Groove帮你实现各种办公协作所必须的功能。
试用篇:
下面小编就用图例来教大家如何建立一个Groove帐户。
1、首先得创建一个新的账号,这个账号也就是作为一个成员,以后进行的办公个人账号,用此账号就可以进行一系列的在线办公。如图2所示,创建账号。
如图2
2、然后选择第三项,“我还没有code”如图3所示。
如图3
3、点击Next后就进入到一个对话框,如图4所示,请填入账号、E-mail、密码一些资料。
如图4
4、等待账号的创建,如图5所示
如图5
5、选择是否将你的账号连接到互联网上,让其他人拿搜索到你。如图6所示
如图6
6、建立完毕,进入到Groove面板,如图7所示。这个面板可以用QQ去理解,右边Contacts就相当于好友,左边Workspaces就相当于群,可以看到我已经创建了一个群“远景Office空间”。
如图7
7、双击打开一个空间,可以看到群里面有文件共享。
9、还有讨论组。
10、以及日历。
11、还有更多的同步工具(tools),这幅图右边还可以看到有一个chat,就相当群内聊天工具。
题外话:我想,未来的Office协作,将会向两个方向发展,一个方向是瘦客户端,瘦得只需要一个Browser,连Word、Excel都通过B/S在服务器端实现,完全向服务器大集中化,Google、还有微软Office Live,都属于这一类,而另一个方向则是胖客户端,就像Groove,胖得连服务器也不需要了。
Plus:Groove的使用跟BT、Emule类似,需要一个固定的2492端口作为P2P之间的直连,所以如果在互联网上使用Groove,最好设置2492为直接映射端口,否则所有数据会回到微软的服务器做中转,同步就变得很慢了。在局域网内则没有此问题。
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