相同内容重复巧输入

          在工作中，我们经常会用到一些重复的句子或者短语，很多人的习惯是将这些句子或信息保存为文本，需要的时候复制粘贴即可。

　　可是从打开文本，复制所需的句子到粘帖，也需要三步来完成，如何能一劳永逸，将常用或重复内容的使用简单化呢？ 
　　巧妙设置输入法 
　　现在的输入法功能越来越多，不仅让我们的文字输入方便快捷，更提供了很多人性化的功能。要想实现常用短信的快捷输入，只要稍加设置即可搞定。以QQ输入法为例。 
　　首先，右击输入法长条，点击“属性设置”，调出“QQ输入法设置”界面，然后选择左侧的“高级设置”，点击对话框中的“自定义短语设置”（图1）。最后，点击“添加”，输入缩写和完整的短语，点击“确认”添加就可以。 
　　比如“电脑爱好者”，在上面输入cf，下面输入“电脑爱好者”，然后选择出现的顺位，点击“确认”添加即可（图2）。添加成功后，在使用QQ输入法时，输入cf，即可出现“电脑爱好者”，是不是方便了许多呢？ 
　　文档编辑替换法 
　　上面讲到的使用输入法来实现快捷输入只能针对偶尔出现、频率并不高的聊天或信息输入时使用。如果在某篇文章中需要反复输入同样的词语时，对待这样的词语，我们则可使用替换的方法加快输入效率。 
　　假设在编辑某篇文档时，经常要输入“电脑爱好者”这几个字，在这里固然可以用复制粘贴的方法来提高输入效率，但如果在编辑的过程中，还经常需要复制一点其它内容，那么原先剪贴板的内容就会被替代，这样为了达到能复制粘贴“电脑爱好者”的目的，就不得不反复复制这几个字，致使输入效率降低。但如果用替换法，效果就不一样了。 
　　在遇到需要输入“电脑爱好者”时，不输入相应字符，而是输入几个非常简单但与文档内容无关的字符，如111。文档编辑完毕，在Word主界面的“开始”标签的工具栏中单击右侧的“编辑/替换”打开“查找和替换”对话框，然后在“查找内容”文本框中输入111，“替换文本框”中输入“电脑爱好者”，点击“全部替换”按钮（图3），现在看看，文档中的111是不是全部被替换为“电脑爱好者”了? 
　　这种方法对输入某些出现频率较高的特殊字符非常有效。因为相对于汉字和数字来说，特殊字符的输入毕竟要难一些。此外，在Word中，我们还可以使用自动图文集功能来快速输入常用词组和句子。以Word 2010为例。 
　　首先，选中需要重复输入的句子或词组，如电脑爱好者，然后点击“插入”标签，在“文档部件”下选择“自动图文集”，然后选择“将所选内容保存到自动图文集”（图4），此时会弹出“新建构建模块”，我们只需将所要替换的内容设置好，创建完自动图文集的词条后，在输入某个词组或句子的前几个字时，Word就会根据自动图文集中的记录自动给出建议的完整词条选项。如果接受就按回车键，不接受可以继续输入后面的文字（图5）。