“张工，这次施工新增的乳胶漆签证我们都报过来几天了，你看什么时候把它签了”？施工单位笑嘻嘻地问着甲方代表。
这个场景是不是很熟悉呢。工程项目的施工往往具有一定的特殊性，施工过程会出现与原来签订施工合同时，在地质条件、水文、气候、技术规范及标准等因素下出现变化。因此，发承包双方会通过设计变更、签证、认质认价、经济技术核定单等书面形式来体现，以记录发生的事实并作为办理竣工结算的依据之一。
但是，实务工作中甲方常常以各种理由推脱，比如需要先报给领导、公司先走流程、还没钱晚点签、竣工前再来补签......。然而，施工单位会担心事后甲方代表记不清楚细节或者人员变动后面的人不认。又会担心施工合同中的约束条款，逾期视为无效签证，不予结算。比如某项目的合同是这样约定：“办理签证，逾期视为无效签证，不予进入结算，乙方发出的经济签证单由甲方指定专人负责签收，甲方应自签收签证单之日起14日内回复乙方，逾期视为甲方同意签证；结算方法为按实办理决（结）算”。最终，往往搞得承包方进退两难。
工程避坑，不亏就是赚。我们应该怎么办？
关键词：电子邮箱。对，就是施工合同中不起眼的那个小小的电子邮箱地址，你注意过吗？有没有让甲方代表、监理以及施工单位填上呢？请记住了，填，一定要填上！它看似普通，以为无用，其实它对我们前面所说的“进退两难的问题”确是一个比较好的折中解决方法。
为什么？
根据《建设工程工程量清单计价规范》GB50500-2013第15.1.3条规定：任何书面文件送达时，应由对方签收，通过邮寄应采用挂号，特快专递传送，或以发承包双方商定的电子传输方式发送，交付，传送或传输至指定的接收人的地址。如接收人通知了另外一个地址时，随后通信信息应按新地址发送。本条规定了书面或者电子文件的传送方式和接收地址。
同时，根据《民法典》第一百三十七条【有相对人的意思表示生效时间】以非对方方式作出的意思表示，到达相对人时生效。以非对话方式作出的采用数据电文形式的意思表示，相对人指定特定系统接收数据电文的，该数据电文进入该特定系统时生效；未指定特定系统的，相对人知道或者应该知道该数据电文进入其系统时生效。当事人对采用数据电文形式的意思表示的生效时间另有约定的，按照其约定。
需要特别注意的是，这不是签证的生效，是签证诉求这个意思表示的生效。
综上所述，建议发承包双方一定要在施工合同中填写参建各方的本项目指定邮箱。如果合同中没有约定，可以考虑使用与对方工作对接过程中的常用邮箱作为接收地址。
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