远程高效办公指南 | 最简版

本文转载自立杂谈

ID：Ali_Talk

突如其来的疫情让很多企业选择了在庚子年初远程办公，近期网络上也有不少相关讨论。笔者阅读了国内外几十篇热门文章，刨去广告水文，整理提炼核心内容，各位自取～

01

远程办公面临的挑战

1）管理和沟通效率极大下降。因为无法见面，导致团队成员间沟通不能及时；

·  原来喊一句就可以沟通的事情，现在必须依赖 IM 或者在线语音视频

·  可能由于时空不同步，导致信息的回复速度降低

·  多人会议的召开组织较为困难，高度依赖在线视频会议工具的质量

2）缺少互相督促的环境气氛，人性的懒散倾向易抬头；

·  缺勤、休息、开小差等行为的监督成本高

·  心态上容易产生慵懒的情绪，容易分心，难以专注工作

02

如何提高远程办公的效率？

1）加强沟通，保证上下班时间同步

每日早会机制：

·  每天早上语音视频会议进行同步（团队 Leader 召集）

·  项目经理/产品经理同步进展及当周当日重点

·  每个人在工作群里，发布自己的当天计划和重点待办

·  视频会议尽量打开摄像头，让大家能看到彼此

每晚书面日志报告：

·  工作日报：今日目标和待办，当日进展、问题和风险，明日计划

·  工作日报共享团队周知（可利用 OA 工具如钉钉、飞书）

·  撰写个人健康状况报告（疫情期间）

保证工作时间内全员在线：

·  远程协作的基础，是要保证大家在同一时间段在线

·  微信/钉钉/企业微信等 IM 工具在线

·  Teambition 等协作工具在线

·  保持和同事的沟通（多用点对点语音视频聊天）

·  不做隐身人，事事有回音：有进展了及时“喊”，通过邮件 IM 协作工具同步

2）工作目标拆解到任务，落实到每天和每个人

把项目目标拆解为每天的具体任务，落实到个人，并明确优先级

·  把大的产品项目目标，拆解到团队和个人的任务

·  时间颗粒度由月到周再到日

·  自己写下每天的待办事项，然后专注的执行

·  可用 Teambition，Tower 等协作平台进行在线可视化流转跟踪；

3）利用好线上协作工具（使工作进程和结果透明化）

·  项目任务看板：Teambition，Tower 等

·  文档共享：石墨文档、微软 Office356，谷歌文档等

·  邮件：重要事项同步，存档方便回溯

·  视频会议工具：企业微信、钉钉、Zoom、小鱼易连、蓝猫微会等

·  Bug / Issue 管理：JIRA 等

·  IM 即时沟通：微信/钉钉（但请勿过度依赖微信）

实际上，在线远程办公的积极一面，是迫使大家把工作思路和结果文字化，使得无效的杂音得到过滤，思路得到整理，团队认知得以沉淀。

也就是说，想明白不如说明白，说明白不如写明白。

4）自我管理：远程办公也需要仪式感

在家办公也是办公，上下班时间和日常办公保持一致

·  明确上班时间，进入在线状态（省去通勤时间）

·  告知所有人你上线了，比如钉钉外勤打卡功能

·  当日事当日毕，不拖到下班不熬夜

准时起床、洗漱穿戴整齐、假装你在办公室

·  上班怎么穿在家办公就怎么穿，不要穿睡衣，否则心理上就还是在“休息”状态；

·  刷牙洗脸洗漱整理，让自己“清爽”上阵

创造可以安心专心工作的环境

·  在书房书桌等可以专心工作的区域办公：做好清洁打扫，整理出一个可以专注的区域，避免书桌和房间的杂物堆积，干扰视线和心智

·  不要在卧室等休息的地方工作，避免分心

·  远离手机，避免游戏、社交网络、电视等其他诱惑和干扰

提前规划好工作和休息的时间，不随意自我打断

·  提前设置好午饭和中途休息时间，不随意走动

·  计划好工作和休息时间（不中途随意休息，看电视，睡觉）

·  专注当下任务，高效处理（参考番茄时钟工具）