如果你想以最快的速度了解一个团队，那么最有效的办法就是参加这个团队的会议，因为在组织会议的方式和水平中，融入了该团队一切外显和内涵的东西。
高效的会议往往可以提高决策的效率、降低运作的成本、增强团队的执行力、提高团队的凝聚力、促进组织氛围建设、构建学习型组织……。
而我们常常所面临的现状是，管理者们似乎每天去公司的主要任务就是开会，早上一到公司就有早会，然后紧接着有各种各样的项目会议……，管理者们疲于奔波在各种会议当中。
让人担忧的是，这些在开会或在准备开会的人，到底有多少时间去做真正能产生价值的工作？或者说会议的价值是否足够含盖会议的成本。
关于会议，我们比较常见的问题大概有以下几个方面：
一、会议开得没有意义，组织者及与会者都不明白这个会议的目的是什么？
会议是为了梳理问题？还是为了解决问题？是制定计划还是检视行动？还是纯粹为了开会而开会？总之，我来组织或参加这个会议是为了什么？
特别像例会，刚开始制定开例会的时候可能是有非常明确的目的，要检视上周的工作成果，和工作中出现的难点，需要配合的地方，制定下周的工作计划，但是一段时间之后对开会的初衷不再继续坚持，会议本身变成了一项工作任务。
为了让会议看起来有点内容，与会者会把可能一个电话就能沟通好的事情拿到会议里面来讲，这样的后果就是占用了大家的时间，提高了会议的成本。
二、会议漫谈，不聚焦主题，无法形成结论，不能达成决策。
比较常见的现象就是会议不聚焦，在会议目的不明确的情况下尤其如此，常常由某一个问题延伸到各部门配合，然后开始延伸到因为不配合导致的其它问题……，谈完了感觉挺爽，但是并没有谈到太多实质的东西，问题没有得到解决，接下来要做的行动不清晰，总之，花了很长的时间开会，实际上却没产生什么效益。
二、会议决策没有执行，不了了之。
这大概是会议无效的最核心的原因了，当会议成了例会，会议上所做的决策失去严肃性后，对会议决策的执行其实是没有跟踪的，也就是说会议结束后是否有人严格的执行会议中所达成的共识，这个是值得去检讨和反思的，如果开会的成果没有人去执行，那么开会本身也就没有任何意义。
三、会议一言堂，其它人都不发言，气氛沉闷。
整个会议一直由组织者说，其它人听但不发表意见，这种会议如果只是为了交待一些事情，其实可以一个邮件通知大家即可。开会之所以让这么多人在一起，是因为解决问题需要大家集思广益，或者决策需要征求大家的意见，总之是需要大家在一起互动才能产生一个结果。如果只需要单方面的告之，在大多数情况下是不必要开会的，当然也有例外，比如说政策宣讲，召集大家过来对新出台的政策做解读等等。
会议成功的的要素大概有以下几个方面：
一、会议目的
明确为什么要召开这个会议？一定要开会才能达到目的吗？是否有其它替代的办法？
二、会议准备
谁开会？
确定来参加会议的人都是与会议相关的人，比如说做决策的人、帮助解决问题的人、执行会议决策的人等等，如果说与会议关系不大，只需要知会会议结果即可的人，则不必参加会议，以节省时间。
什么时候开会？
预测会议的时长，如果时间短则考虑与其它会议合并。会议时间要考虑到必须参加人员的时间，挑选必须参加人员都可以参加的时间。高效的会议是需要提前准备的，尽量提前规划，给与会者准备与思考的时间。
在哪里开会？
周老师在LCP里面讲到过关于营造氛围的话题，选择与话题相匹配的场地，考虑到会议的形式，帮助营造适当的氛围，并且能令大多数与会者觉得方便。当然也要考虑会议的成本。
开什么会？
怎么开会？
会前必须针对会议的目的，设计整个会议的形式和议程；结合会议内容，准备会议材料；进行会前沟通，让所有与会者明确会议的目的，了解关键人物对会议材料、问题的看法；提醒所有与会者做好相应的准备等。
三、会议中
会议步骤
完整的主题会议步骤大概是分五步走，但是并不是每个会议都需要五个步骤都走全，比如说周例会，可能更多的是工作的汇报以及工作计划的检视等等。
主持守则
在整个会议过程中，主持人的作用是非常重要的。
对于干扰性的行为也要在不伤害别人自尊的情况下进行有效管理。
四、会后跟踪
会议必须有脉络清晰的会议记要，及时输出后给领导审核，并且传达给所有与会者后归档保存。
执行跟踪
会议中所定下来的方案要跟踪监控到具体的责任人，确保会议决策在确定的时间内被有效执行；
选择合适的跟踪方式；
形成闭环。
有效反馈
监控责任人要定期将跟踪到的遗留问题进展按照合适的方式反馈给会议组织者、与会者以及其它相关人员；
如果是例会，则每次例会开场时必须回溯上次会议遗留问题的进展情况；长期任务则在月报中反馈，短期任务在周报中反馈。
五、高效会议的管理要决
六、分享
以终为始，会议一定要先确认目的是什么，再跟据目的来设计会议；
凡事预则立，不预则废，会议前一定要有充足的准备；
站在全流程和全局的角度来考虑和处理问题；
凡事必要闭环，凡事必有输出；
例行工作标准化，例外工作例行化。
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汇华教练整理
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