招商会四步成功秘笈  

 

第一步：未雨绸缪－招商运筹

招商会是现在很多企业拓展的主要手段之一，也是其企业和产品走向消费者的一个重要的方式，笔者见过好多企业疯狂的拥挤一条道路，君不见，千万企业广告投，恰似一江钱水向东流，招商的拥挤原因很简单就是成本低，企业亏钱的机会不大，但是结果是亏是没有大亏，赚钱的确也不多，大都是在支出和收入平衡的左右摇摆，究其原因，其实很简单，招商会的筹备和召开也是一门复杂的营销过程，细节决定结果，有可能花了几十万的广告，仅仅是解听电话技巧有点不过关，就使参会人数减少一半，有可能来了上百人，仅仅对一个挑剔的客户语气凶了一点，极有可能要签约的人就少了一半，招商会的过程就是一个对极品赛车的拼装和磨合过程，稍有不甚，前功尽弃。职责和分工的细化是招商会成功的基础。笔者曾经成功召开了众多会议，一些心得和大家进行分享。
　　招商会程序确认：招商会是一门集公关、宣传、造势为一体的综合学科，设计到公司的很多部门，招商会流程确定关系到前期筹备期的职责划分，　

　　招商会运筹期:

　　一、 招商广告的发布

　　二、 会场的选定及布置

　　三、 会前费用预算（需要各个部门配合完成）

　　四、 接听电话的技巧

　　五、 资料的传真与邮寄来宾确认及接站确认

　　招商会筹备期

　　一、 资料的准备

　　二、 人员分组与协调

　　三、 课程的审定与演练

　　四、 会前动员会及各小组工作流程演练

　　五、 工作人员提前进驻会场

　　招商会运作期：

　　一、 会务组的工作流程

　　二、 登记组的工作流程

　　三、 接站组的工作流程（需要配合完成）

　　四、 会场组的工作流程

　　五、 后勤组的工作流程（需要配合完成）

　　六、 业务组的工作流程

　　七、 沟通组的工作流程

　　八、 主持人的工作流程

　　九、 授课人的工作流程

　　十、 公司留守人员的注意事项

　　十一、 用餐时注意事项

　　十二、 员工如何合理休息

　　十三、 突发事件及客户投诉的处理

　　招商会促进期：

　　一、 招商会结束来宾的撤离与返程安排

　　二、 会务组撤离酒店注意事项（需要配合完成）

　　三、 后勤组与酒店结算和注意事项（需要配合完成）

　　四、 业务组后期追款注意事项（需要配合完成）

　　五、 会后总结

　　六、 宣传材料编辑与制作

　　招商会运筹期:

　　一、 招商广告的发布

　　1、 发布时间：发布时间不能与会议时间相距太久，也不能太近。一般定在招商会前半月左右发布，要做到投资者在看到广告后我们有充分的时间把资料寄去并电话进行解释、邀约和其有充分的准备时间参加招商会议。如区域招商会可适当将发布时间提前到10天之内。

　　2、 发布内容：突出优势和重点，言简意赅，有限的空间说清楚有限的诉求，何年何月何地参加什么样的一个项目，来参加有何好处就足够了。

　　3、 发布形式：一般以平面/半通栏/黑白稿形式发布，如与当地媒体关系较好，可选择通栏或彩稿形式发布。

　　4、 发布媒体选择：以投资者偏好媒体为主，如《中国经营报》、《销售与市场》等，如区域招商会应选择当地发行量较大的媒体。现在网络招商信息的发布也是一条方便快捷的途径。

　　5、 发布注意事项：内文一定要反复校对，以免出错；发布版面一定要选择效果好的版面，另外版面设计一定要有冲击力，即使与其它小广告挤在一起出能清晰的分辨出广告的位置；招商内容主题突出，一目了然；咨询电话到少留两部以上，确保每个咨询者能充分了解招商内容。

　　二、 会场的选定及布置

　　1、 会场选择标准：

　　A交通便利：便利的交通可为参会者和举办者减少很多麻烦；

　　B在当地比较知名：会场不一定要有特别高的档次，但一定要在当地小有名气；有时候特别高的档次反而会起到反作用，因为投资者越来越明白羊毛出在羊身上的道理，过渡的档次会使他们产生疑惑：这样铺张的公司能真正的兑现他们的服务承诺吗？

　　C具备同时开会、住宿、就餐的条件：根据不同的会议规模选择不同的会议地点。会场的选择与布置应同时考虑会场色调对来宾心理、情绪的影响，一般不要选择全是白色或者红色的会场，在那个环境里呆长了会使人烦躁，一般以蓝色何浅灰色为主。会场要求整体环境舒适，温度适宜，不压抑，无噪音，光线充足，能满足预期人员的座席，音响效果良好，具有数码投影仪与幕布，白板，立式讲台，饮水机，产品展示柜等。卫生间不能离会场太远，不然会给来宾造成诸多不便。（如不具备投影仪的会场则要提前与投影仪设备公司租用，一般一天的使用费在500元左右，压金可以争取不交）

　　住宿要求以双人标间为主，无噪音，会务组安排在楼层首间或便于查找的位置，如到会人员在50人左右最好给会务组安排两个房间，便于沟通；与酒店楼层或总台服务人员事选沟通好每日几点定时拔打叫醒电话/用餐电话/课前通知；避免分散住宿，所有房间要集中安排；提前将房间钥匙领取至会务组，来宾到会务组登记后交钥匙压金领取房间钥匙。

　　就餐要求：就餐环境清洁卫生，能满足参会人员同时用餐的需求，每张餐桌是有餐桌号，便于分组后确认。就餐按当地标准适当安排，原则是中、晚餐按10人台计算，晕素搭配每桌不超过十个菜，主食以当地习惯搭配，上菜速度要合理，不能过长；早餐最好是自助餐（有些酒店的早餐可以争取免费）；招商会后如安排聚餐，菜可适当增加，酒水以啤酒或低度酒为主，高度酒容易喝醉，使会议结束后的沟通不能顺利进行，所以会议后的聚餐通俗的讲是喝好不能喝倒，尤其是自己员工不能喝倒。

　　D会场的布置：为了增加会场内的气氛，条幅、海报、招帖是必不可少的。

　　从一进会场开始首先要有导引牌，如会场门前空旷而且允许挂条幅可挂上一条欢迎主题的条幅，进入会场大厅要有登记处，（区域招商会或小型会议为了减少人员分流可将登记处安排在会务组），有本次会议的主题导引牌、会务组导引牌、会场导引牌、会场至卫生间的导引牌、饮水区导引牌、吸烟区导引牌等，并由酒店专人负责前厅会议接待。引导牌的制作可由酒店方协助，布置由酒店完成或协助。

　　“禁止吸烟”，“请将手机关闭或调至无声”，“会场内请勿打电话和走动”等警示语分别贴在会场明显处。

　　类似大型喷绘或条幅的布置事先要考虑好悬挂或粘贴方式并提前两天布置完成。

　　2、 会场的费用的结算：又专人负责和一人签字负责制，一定要和酒店负责人协商好，钥匙各个参会的客人一定要交押金给会务组，便于管理，同时房间的长话一定说清楚只有会务方的总指挥才有资格给开长话，这个有时候很重要，有的客人不自觉，冒充会务组人员要求总台开长途，结果有一次一个企业搞会议，光电话费就多付了2000多元，悔之不及呀。

三、 会前费用预算：把各个能想到的提前预支，尤其是当着客户的面不能透露消息和让客人感觉公司很斤斤计较，招商会有时候需要打肿脸充胖子。

　　四、 接听电话的技巧：

　　1、 话接听程序：

　　招商电话接听第一责任人是商务拓展部或者相同于整个职能的部门，如果同时有几部电话打过来，内线再转到分管市场副总和常务副总处。每一个接听招商电话得人必须正式填写招商电话接听表，详细填写各个项目，由商务拓展部每天汇总一次。（区域招商会也必须安排专人负责接听招商电话）

　　2、 前台接听电话的标准语言是：“你好，某某某公司！”或者“你好，这里是某某公司。”

　　对方如果询问招商信息，就直接转到商务部，如果几个内线没有人接听，行政助理要询问对方：“你好，他现在不在，你能否留下你的联系方式，等他回来后我转达给他，让他直接打电话给您”。等等，千万不可说他不在或者没有人接听就挂断。

　　3、 在接听招商电话时，首先是聆听，听清楚对方要问什么，关心什么，再能对症解答，不要抢话，语言要言简意赅，突出重点和优势。公司的产品遴选，区县级招商的区域垄断保护，比较丰厚的价差，文化营销和体验营销，驻店营养师的咨询。这几个方面一定要了解清楚和解释清楚。

　　4、 详细记录客户的信息：所在城市，性别，职业或从事行业，有无医药保健品操作经验，信息来源，有无时间参加招商会，是否需要寄资料，联系电话（如有的客户不愿留电话可说明电话是快件公司为了确认详细地址用，不否则快件公司不受理）。

　　5、 如果遇到语言比较激烈或者偏激的询问者，一定要不卑不亢，首先不要顶撞，最多说你在考虑考虑，我们在电话里只能谈个框架，要不用传真或者电子邮件的方式进行交流等等。

　　6、 言出必践：一旦答应经销商或者咨询者的事情，一定要按时答复，即使是没有结果，也要通知一声。比如说：我下午查完后马上给你回话，后来下午一忙就忘了，过来两天再想起来打电话过去，对方说不想作了，一个小小的失误就有可能造成很大的损失，因为对方会想你连这点的承诺都做不到，何况复杂的营销服务承诺呢。

　　7、 超过自己范围的事件不要轻易作出承诺，一定要留有余地，以便让上级有回旋余地，但是在自己职权范围以内的事情要大胆拍板，避免给对方以罗嗦的印象。

　　8、 公司的谈判机密不能泄漏。比如说别的经销商成交的金额，打款的阶段等等。

　　接听交代的事情不推委，应该尽自己所能来解答，解释不清楚的就记下来，等得到准确答复后在回答给经销商。

　　五、 资料的传真与邮寄发放

　　1、 资料发放的种类：邀请函、招商书、招商政策、产品彩页，如有嘉宾需发请柬。

　　2、 资料发放的方式：特快专递、快件、挂号、传真、电邮。

　　3、 资料发放的注意事项：

　　A邀请函的内容与设计可先与总部沟通；

　　B各种资料的复印装订要注意，不能出现错页、漏页、翻页等现象；

　　C信封的填写与内容一致，严禁出现张冠李戴；

　　D如有必要附请柬的贵宾，请柬一定要亲自或找笔锋流畅的人书写；

　　E每套资料都应附有商务拓展部的名片，以备联系。

　　六、 来宾确认及接站确认

　　1、 为了方便来宾确认，确认方式分几种情况：传真确认，电邮确认，信函确认，电话口头确认。需接站的来宾应提供移动通讯方式，以备急用。

　　2、 无论是推荐还是通过其它信息来的客户，对其前来的意向一定要有个大概的认识，省代理、市代理、区县级还是兼职拓展者，只有明确后才方便我方进行有效的拓展与分组工作。尤其是信息来源一项一定要询问清楚，避免出现拓展奖励纠纷。

　　3、 来宾出发前再进行一次电话沟通，确定中途方式/到达时间/是否安排接站，并再次强调会场地址及乘车路线。

　　4、 接站人员凭接站名单确认接站人员并统一制作接站牌，选择结实耐用的材料，牌上写有明显的识别文字如：某某某公司招商会接站处。有些航班或车次经常出现晚点，所以最好安排站内接站人员长时间等候；详细游览接站组工作职责。

　　会议的运筹期十分重要，他是成功的基础和保障，招商要想成功首先得有人来，而这个阶段就是解决能否有人来得重要环节。待续：（下一节招商秘笈第二步：稳扎稳打―细节筹备）

招商会四步成功秘笈－－第二步：稳扎稳打—细节筹备

招商会的第一步是解决客户的来源问题，第二步就是为招商会的召开准备资料和审核课程，有人可能疑问我们为什么把平时认为很简单的资料准备和课程单独提出来自成一章，这个疑问有好多人有，那么这也是有的公司招商成功有的不成功的内在原因之一，我们说过，招商会的过程就好像一个拼装极品赛车的过程，任何一个小细节都不能失误，例如招商会的资料，有40人参加，一般带45份就够了，而我们一般带60多份，为什么，因为很多有意向客户回去就要开展工作，资料结果没有带够，等回到公司在发过去，日子估计也过去半个月了，半个月有很多意外可以发生的。
　　一、会议物资的准备

　　1、会议资料的准备：会议资料的内容准备，宁可多备也不要出现到时不够用的情况，一般的科学储备量是确定参会人员总和的150%。因为有的客户参加会议时候，把资料忘到房间了，就随手在领一份，服务人员总不能说，你回去拿去吧，我们这里不够了；同时会议完毕之后一些意向客户可能要带回去一些资料扩大宣传，我们没有带来，结果回到总部后想发过去的时候，对方也可能就没有会议那份激情了，因为我们的招商会大都是在外地开的，在公司本地开的机会比较少。备而无患是必要的。

　　A来宾资料袋内容（以一个连锁公司为例）：会议手册，招商书，招商手册，产品彩页，运营手册大纲，专卖店首批配置表，联系人名片，笔记本，笔，代表证；

　　B会务组资料内容：接站一览表，来宾登记表，住宿登记表，用餐分组表，订票登记表，会务组成员通讯录（人手一份），列车及航班时刻表；

　　C沟通组资料内容：来宾登记表，住宿登记表，用餐分组表，会务组成员通讯录（人手一份），招商书，各级经销商合同，运营手册VI手册七本及相关资料；

　　2、会议物资的准备：根据会议不同规模设定内容。

　　A：常用物资：电脑，打印机，打印纸，微波炉，饮用水，饮水机，一次性水杯，照相机、摄像机或小型DV，胶卷，电池，备用插座，便签纸，裁纸刀，剪刀，胶带纸（宽窄均备），双面胶，回形针，大头针，胶水，白板笔，戒烟标志、公司放大的标识、以及各种通知条，比如说有现场打电话的，直接去说可能唐突一些，那么准备一个纸条，“先生/女士，你好，请维持会议现场的安静，请把手机调至震动或关闭，谢谢配合；你这样递过去一个条子，比说话的效果要好多了。

　　B:产品样品（常用的产品多带一些，比例为1：5左右，以防现场有人购买），常用药品（感冒、发烧、消炎、肠胃药品等）及员工值班食物（如牛奶、饼干，因为员工极有可能吃不上饭）；
　
　　二、人员分组与协调

　　1、分组的原则：分工和协调次序明白，首先是分工，完成自己份内的工作任务，其次是配合其他组的需要，千万不可发生自己的活没有干完，却忙这去干不属于自己的工作，结果出现了即没有耕好别人的责任田，也没有种好自己家的自留地。在自己本职工作做完或不忙的情况下应主动配合别的部门工作。

　　2、分组的设置：

　　A总指挥：一般有公司老总或者副总担任，主要是会议前期的组织、后期服务和总协调；

　　B副总指挥：这个岗位是最重要的，是执行总指挥，负责左右细节的安排和处理，同时注重会议议程科目和时间安排，市场业务处理；

　　C会务组组长：一般有行政部经理担任或者市场部经理担任，要求心态平和，熟悉各个经销商的情况。负责会议接待、登记、会议资料的发放、各个住宿房间的安排及会场的整理、各个成员的分组、突发事件的处理和协调。用餐协调、与酒店的事务性安排，参会人员的往返接送等；若人员充足可在会务组中再设登记、接站两组；

　　D会场组：会场秩序的调节、摄影、摄像、讲课进程的安排、会场现场的业务处理、会场气氛的营造；

　　E后勤组：票务安排、会议各种费用结算、支付等；

　　F沟通组：这个组责任最重，一般有分管副总或者市场总监担任，成员是熟悉市场和具有谈判能力的人，负责参会人员的名单整理、分组、就餐安排、合同资料、与会人员的事务协调、意向经销商的沟通促进、配合会务组进行业务安排等。

　　3、分工固定但所设人员可以穿插调整，做到人人有事做，事事有人做。尽量做到包干到人，科学分配，避免一件事几次换人等重复用工现象。如：会场组人员在没有课程时可协助业务组谈判或会务组工作。

三、课程的审定与演练

　　1、提前10天定好讲课内容，并由授课人提供课件或讲课提纲。

　　2、授课内容不冲突，而且要有递进关系，课程的顺序很关键，一般顺序是行业前景和公司的优势讲解；公司的项目介绍和政策阐述以及投资分析；公司的营销策略分析；样板市场的启动介绍和财务分析；其他需要设置的内容。基本上按照经销商的了解事务的习惯和次序来讲解，比如说如果上述次序调整，在经销商不了解政策的情况下，讲解营销方案和财务分析就显得很突兀，不容易被人接受。

　　3、对授课人的表达能力及语言习惯充分了解，如不具备我方要求及时调整或更换。

　　4、必须安排每位授课者提前演练。

　　5、设计备讲主题与备讲人，以防突然情况发生。

　　6、主持人讲稿的审定很关键，主持人不仅仅是一个主持，更是一个总结者，一个优秀的主持，会把每一个讲课人的内容总结以及导引到下一个课题，过渡的很自然。

　　四、会前动员会及各小组工作流程演练

　　1、会前总动员要让每个与会员工了解整个会议的重要性，并把大家的心态调整到期最佳。

　　2、会前的演练十分重要，通过模拟演练可发现工作流程中的不足和人员分工是否合理，以便及时调整。

　　3、具体工作流程浏览后文。

　　4、所有工作人员进入会场后应统一着装，配带公司徽标，注意整体形象。

　　5、参会工作人员在会议期间尽量做到不吸烟，保持健康精品的行业形象，如遇特殊情况也应避开公共场合，公共场合交流中避免不雅的口头阐，不随地吐啖。

　　6、需要住在会场的工作人员在休息过后一定要将个人用品及床上用品收拾到位，保证给客户提供舒适的沟通环境。

　　7、注意公司形象，给会场留下好的映象，为下次合作提供基础。

　　五、工作人员提前进驻会场：所有工作人员应提前一天到会场熟悉会场环境，了解各自工作岗位，发现问题及时解决。提前预约宾馆进行各种条幅和导引牌的制作，会务组房间尽量安排在电梯口旁边，如果靠里面，那么在显眼的墙壁上贴上一个指示牌。

　　会议室的布置很关键，调试音像和投影必须提前，以免失误发生，必须有公司开会的浓浓氛围，给成功创造隐形的基础保障。

　　招商会的细节筹备很关键，琐碎而繁杂，慢慢要形成一个程序和章法，并且根据不同的环境来进行有目的的变化，这个看似不起眼环节其实是招商会成功的铺垫。