活多干不完？提高工作效率14法

亲，有没有感觉活儿很多？总是加班加点都干不完？其实效率！效率！关键在效率！今天，我们一起学习一下如何通过改变一些工作生活习惯，从而大大提高您的工作效率。

一找到关注点

1

保持工作环境干净而有序

有的时候，提高工作效率就是清除一下工作区域的垃圾那么简单。杂乱的工作区域会妨碍您的效率。如果您不断地从堆成山一样的文件中翻找特定的东西，工作时间就被大大的浪费了。只把每天都需要的东西拿出来——其他的东西应该放得远远的，但是也要能被迅速找到。

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★ 如果您在办公室工作，安排好您的办公空间和桌子，这样您就可以迅速轻松地找到任何需要的东西。如果不在办公室工作，也是同样的原则。例如，如果在一个自行车修理店工作，保持工具干净而有条理，这样就可以在需要的时候瞬间找到它们。几乎所有的工作区域变得整洁之后都会提高效率。

★ 在处理大量文件的工作室工作的人员应该创建一个有条理的归档系统。把经常用的文件放在手边。其他的文件按照字母顺序（或其他）进行归类。

2

保持工作环境中有大量的储备资源

确保有工作需要的材料和工具。在办公室，这意味着您需要打孔器、起钉器、计算器之类的东西。在办公室之外，所需的工具是不同的，但基本原理是相同的——在开始工作之前，拿到需要的工具。科学家们用复杂的图形应用程序工作，机械师需要套筒扳手工作，他们都需要在开始工作前把工具准备好，这样是有好处的。

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★ 这也意味着，您需要确保当自己需要任何工作中可能需要的东西的时候，都可以及时拿到——订书机里得有订书钉，木匠需要钉子，教师需要粉笔，等等。

★ 确保您的工具维护良好。如果工作必需的一件工具坏掉了，那么它会阻碍完成工作的其他部分。定期花几分钟时间来清理和维护工具，从长远上看是节约时间的。

3

保持一个统一的作息

如果您做事一直都凭着感觉走，没有计划，那么稍微付出一点努力来计划一下您的一天，就可能会提高工作效率。为了让作息真正高效起来，让自己坚持一个大的计划（可以在您的办公室或小隔间内放个日历，来做长远的日程安排）。不要有好几项时间安排，或者用很多非常容易丢掉的纸条来写时间安排，这样会让工作变得更复杂。只需要一个特定的、可以查看自己需要做什么工作的地方就可以了。

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★ 通过创建“待办事项”列表整理每一天的安排。从最高级别的工作开始，把它们最先完成。把不太重要的任务放在名单最后。从列表的最开始进行工作。如果您在一天结束的时候没有完成，第二天就先解决未完成的项目。

★ 为最重要的项目建立一个时间表和截止时间，要现实地想想它们所需要花的时间。不希望自己失败吧——最好在项目开始的时候预留更多的时间，不要在快截止的时候再匆忙计划。

4

不要分心

不同的工作环境会让人有不同的杂念——有时候会碰上一个特别健谈的同事，让您没法集中注意力。也有可能极度安静，造成一种无声的压迫感，即使是一点点声音也会对您造成干扰。做您必须要做的事情，以此来集中注意力。如果在工作的时候可以放心听音乐，戴一个MP3播放器。甚至可以在工作的地方贴一个纸条来提醒同事不要让您分心。这可能看起来很粗鲁，但事实并不是这样的——这是让别人在您工作的时候离开的一个合理而有效的方法。记住，您可以在吃饭和休息的时候进行应酬和社交。

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★ 一个很常见的分心的原因就是浏览娱乐互联网网站。一项研究表明，大约三分之二的人每天都会浪费一点时间在与工作不相关的网站上。幸运的是，大多数浏览器允许下载免费的插件来阻止您访问问题网站。搜索您的浏览器的扩展商店，找到"广告拦截软件"或"生产力小助手"。您应该会得到一些免费而有效的产品。

★ 另外一个避免分心的好方法是对电话进行筛选（为了避免不必要的电话交谈）并尽量减少电话会议。

5

利用休息时间办理私事

有一个奇怪的现象是，“休息”可以提高而不是阻碍您的工作效率。首先，休息一下可以让疲劳得以缓解。如果没有休息，可能会变得疲劳，工作变慢，熟练度变低。第二，休息时间给您处理那些分心的事情的机会。利用休息时间做那些可能会影响工作的事情。您是不是发现自己在工作的时候在想着给一个亲戚打电话？在休息的时候再打电话吧，不要分心！

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二制定有效的工作策略

1

把责任转化为可管理的小部分

把大的项目分解为小的——如果这个项目足够大，是很容易进行分解的，直到您在截止日期之前完成了整个项目后，再去处理一些不重要的工作。作为一个高效的工作者，应该先做最重要的事情，即使这只是整个大工作的一小部分。完成一个大项目中的一个小项目，不如完成一整个小的项目收获到的成就感多，但是这是利用时间的聪明的办法。从长远来看，如果您每天完成一点点，会更加快速地完成您最重要的任务。

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★ 例如，如果您在一个月的时间里要完成一个大的演讲，在今天就设立一个大的目标。它并不十分费时，所以不会让您从其他工作中分心，但这是让您更快、更容易地完成其余部分的重要的第一步。

2

把任务分散开来，减轻您的工作负担

把复杂的工作分成几个，分配给一个或更多的下属，节省自己的时间。不要把那些只有您知道如何完成的任务交给下属。相反，给他们耗时而单调的任务，这样您才能够把自己的才能发挥到更重要的工作上。如果您打算分配工作，记得要盯着您的下属，给他/她一个最后期限，并给予奖励——如果他们觉得您欣赏他们，他们会在未来的工作中更努力。

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★ 如果您是一个实习生，一个入门级的员工，或者是别的公司中的底层员工，也可以尝试分配特别单调的工作给跟您一个级别的员工（当然要得到他们和上司的许可）。如果得到了同事的帮助，要准备好回报他们！

★ 如果您跟老板关系很好，甚至可以问问他是不是可以把任务分配一些给别人来帮助！

3

保持会议精简

每个人都痛恨会议——根据调查，几乎一半的受访者认为开会是浪费工作时间的罪魁祸首，浪费在开会上的时间甚至比花在个人和娱乐网站的时间都多。会议对于讨论未来目标、建立未来方向等事情是至关重要的。然而，会议总是会慢慢变得冗长，消耗一天当中的几个小时（或者在一些极端情况下要消耗几天），但还是做不出任何重要的决策。下面有一些让您的会议尽可能有效的提示：

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★每次会议前，制定一个议程，以便充分利用时间。也要计划好解决每个议题要用多长时间。尽可能坚持您的议程，如果其他议题出现，建议他们可以私下在办公室讨论。

★
尽可能邀请最小数量的人参加。让参会者人数尽可能减少，就可以降低因为谈话而使话题改变方向的可能性。这样同样可以让那些不需要参会的人坚守自己的工作岗位。

★
尽可能减少幻灯片展示。对于进行幻灯片（PowerPoint等等）放映是可以帮助还是阻碍会议的效率尚且有争论。但有一点是明确的：如果在使用幻灯片进行展示，尽可能简洁。使用幻灯片来显示无法通过语言表达的照片和数据，而不是整个演讲内容。

★ 最后，有一个总体原则，在启动会议前得知道您要决定什么，并尽快做出决定。

4

把办公室闹剧扼杀在萌芽状态

不幸的是，工作场所总是存在可怕的压力。如果针锋相对，可能会立即导致冲突。这可能意味着您或者跟您产生冲突的人，或者你们俩需要做出真诚的道歉。要尽早解决这件事。如果忽视这个问题，从长远来看，工作效率会降低，因为要浪费时间在这个人身上，躲开他/她所在的工作场所。更重要的是，职场闹剧会毁了您的效率和心情！

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★ 不要害怕介入调停。公司知道冲突和不合会妨碍工作，因此很多雇主的具体职责也包括在工作场所解决纠纷。如果您因为和某人一起工作而感到沮丧、伤心或害怕，请联系工作场所的人力资源人员。

★ 当这些都说了和做了之后，您不必非得和冲突的同事成为朋友——只需要能够与他/她一起工作即可。在工作场所中要礼貌而得体，即使是面对讨厌的人也一样。

三改变生活方式1

很好地休息

疲惫绝对无法提高任何人的工作质量。疲惫会让您的工作能力下降，无法很好地表现自己，并且，如果睡眠出现问题，可能会在重要会议上出现尴尬的场面。此外，睡眠严重不足和各种健康问题都是相关联的。不要因为生病了而在办公室睡觉，或者是错过工作——尽可能在晚上保证7-8小时的睡眠。

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★ 在最好的情况下，疲劳工作会让您分心。在最坏的情况下，它可能导致严重的安全问题。如果您在与人民的安全高度相关的地方工作（例如，如果您是一个空中交通管制员或者是开卡车的人），保证充足睡眠就是当务之急。

2

锻炼

科学已经证明，良好的锻炼方案可以提高工作情绪和工作效率。对于久坐办公室的人来说尤其如此。如果您花大部分的时间坐在电脑前，每天多花一点时间锻炼——
这不仅会让您在工作中更容易坐得住，也会使您感到更快乐，头脑更清晰，并且更主动。

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★ 如果您是第一次训练，尝试适度的心肺锻炼与力量训练相结合。

3

保持良好的心情

如果您想提高工作效率，可能就会以极其严谨认真的态度对待工作。通常情况下，这不是一个好主意——您可能会在短期内提高工作效率，但是如果在工作中从来没有享受到乐趣，就很容易让自己透支，导致疲劳、压力大、缺乏动力。尽量保持昂扬的精神状态——如果您在工作中心情不错，会更容易保持动力和雄心。去做一些小的事情来改善您的情绪，不会妨碍到工作效率
——戴上耳机听音乐，做拉伸运动，或者到休息室平静地休息一会儿。

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★ 充分利用您的用餐时间——利用这个机会享受美食，跟职场中的朋友讲讲笑话。

★ 小心使用咖啡。当您特别没有精力的时候，咖啡是很好的提神工具，但是如果每天都喝，会对它产生依赖，也不会有任何益处了。

4

给自己动力

如果您有一个很好的理由来工作，那么工作起来就更容易有效率。如果有时候觉得有困难，想想参加工作的最重要的原因——您的人生目标、梦想、对自己的定义。把工作当成实现某种目的的手段——这种目的是您最后对生活的定义。如果您喜欢您的工作，尽量想想工作给您带来的感受
——在完成工作之后是不是觉得特别满足呢？

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★ 想想您的工作让您拥有的美好的事物。也许通过工作赚来的钱买到了房子或汽车，也许工作可以让孩子上学。想想工作的“好处”。

★ 想想不工作的后果。丢掉收入来源之后必须放弃什么？会怎么影响到家人或者身边的人？

5

奖励自己

如果您已经成功地提高了工作效率，庆祝一下——这是您应得的。改掉坏习惯来养成好习惯是不容易的，因此要奖励自己的辛勤工作。在周五下班之后喝一杯，在晚上跟一些朋友出去玩耍，或者只是躺在床上拿着一本书——做些让您在漫长的一周工作时间之后感到快乐的事情。奖励自己增加您的成就感，这是保持动力的一个重要步骤。

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★ 您的奖励不一定非得特别隆重，也不要花很多的钱。一般的适当的奖励是最好的。