01
出差申请
各部门建立并严格执行出差审批制度。
人员出差须事先填写出差申请，并将出差申请附在费用报销单后。
如因外部邀请等情况而出差的，须将邀请函等文档附在出差申请后。
出差申请应完整、详细填写，包括出差的起程日、预计外出公干时间、出差目的等，并须得到出差人员直接主管的批准。若出差受益部门与员工所在部门不一致，出差申请还须得到受益部门权签人审批同意。
副总裁以上的人员出差须得到主管领导的批准。
出差延期：出差延期指实际出差天数超过事前审批的出差天数。所有出差延期，须事先征得直接主管同意，出差结束后须在报销单上注明原因或另附文字说明，并经直接主管批准，否则延期期间的费用不予报销。
02
差旅费用
机票：一般情况下，员工出差应乘坐飞机经济舱，并根据业务日程尽量直飞，但以下情形，可以选择乘坐飞机商务舱：
1、40岁以上高级副总裁、45岁以上总监（以及同等级别业务专家）可选用商务舱。
2、其他员工因出差途中生病等特殊情况乘坐商务舱的，须经以及部门权签人审批同意。
3、紧急情况、出差途中生病，或其他特殊情况，经财务权签人批准的。
4、陪同客户原则上不要求同舱位，确需同舱位的，须经一级部门权签人审批同意。
不符合以上条件乘坐商务舱的，公司按经济舱标准报销。
住宿：入住酒店应优先选择公司签约酒店，签约酒店无法安排等特殊情况方可入住非签约酒店。
住宿费在公司开支标准内据实报销。若入住酒店的标准超过公司住宿标准，事前须经二级部门权签人审批同意。
住宿发票上应注明住宿的起止日期、住宿单价、费用项目等信息，报销时原则上须提供详细费用清单。
员工因私发生的餐费、电话费、洗衣费等费用由个人承担。
03
费用报销
出差费用遵循谁受益谁承担的原则。各部门应通过严格执行出差事前审批制度，确定出差费用的受益部门。若出差受益部门与员工所在部门不一致，出差申请经受益部门权签人审批同意的，费用归属受益部门。
报销流程：
★首先线上填报费用报销信息，信息流转到主管处；
★主管需确认差旅事项的真实性及费用的合理性；
★主管确认后，再由上级权签人审批。
★报销人员需将费用报销单打印出来，附上相应发票，提交给部门秘书。
★华为每个部门都配备有秘书，秘书会集中将部门的费用报销单快递至财务中心。
★财务中心签收后，出纳会集中打款，这时，整个报销流程结束。
票据要求：所有住宿、机票、交通或租车、或其他任何单项费用报销时须提供正式的原始票据。海外出差发生无票据费用的，还须填写《境外无票据费用报销单》，经相关责任人签名，财务权签人审批后报销。
费用报销期限：所有费用须及时报销。出差时间不超过三个月的，出差费用从出差返还之日起，下一个自然月内提交到财务部门报销；出差时间连续超过三个月的，出差费用应每月报销一次，于下一个自然月内提交到财务部门报销。
超过上述时限提交又无正当理由的，对超期费用按照50/元千元计算罚款金额（最低罚款50元），罚款直接在报销时扣减。
对于超过规定的报销期限3个月以上（含3个月）提交又无正当理由的，公司不再予以报销。
04
费用监管
财务部门将定期对员工出差费用报销的真实性、必要性、合理性进行抽查，若发现员工在费用报销时有谎报、虚报、重报等情况，直接主管和财务权签人在出差与报销审批时存在监管不力、纵容违规等失职行为，将视情节轻重提交人力资源系统对相关员工及主管给予相应处分。
例外事项：员工若发生任何与制度不符的费用，须事先获得其直接主管、财务权签人的批准。报销时填写例外事项说明书，经直接主管、财务权签人和财经管理部相关领导审批通过后方可报销，为通过审批的将按正常标准或范围报销，超过标准范围的部分由个人承担。
另外，还明确员工及主管承担相应责任，避免弄虚作假。
★员工应承担以下责任：
1、出差前填写出差申请并提交直接主管批准。
2、对发生的差旅费用进行合理的成本控制。
3、对各项差旅费用，在发生之前已经充分理解本制度对此的规定。
4、任何与本制度不符、或超出本制度所规定标准的费用，须事先获得财务权签人批准，并将财务权签人的批示附在费用报销单后，没有批示将按正常标准或范围报销，超过标准或范围的部分由个人承担。
5、出差返回后，及时填写正确的费用报销单据并附上相应原始票据，报销费用。
6、保证费用发生的真实性，如实申报本人所发生的出差费用及相关补助，严禁私费公报。
7、对于财务的询问及问题反馈，及时予以回答和处理。
★主管应承担以下责任：
1、对部门的出差需求进行合理有效的成本控制。
2、员工出差前，由直接主管审批员工的出差申请，避免不必要的出差，以控制成本。
3、对员工所报销费用的必要性、真实性、合理性进行全面审核，确保所发生各项费用符合本制度。
4、对财务反馈的员工报销问题予以关注。
由此可看出，内部流程梳理及对员工行为的把控，对差旅管理起到重要作用从内部管理着手，梳理清晰、管理到位后，再配合想要管理工具，形成完整的端到端的管控模式，才能达到事半功倍，降本增效的管理效果。
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