在一般情况下,双方过直接联系或第三者的介绍,先摸清对方的资金信用、经营能力和业务范围等重要条件,然后进行实质性的业务商讨。
合格的外贸函电必须以简洁的语言、明晰的结构来表述完整的内容,同时,还要体现出专业成熟的业务气息封得体、规范的外贸函电,既能与外商建立和保持良好的业务关系,又避免了因纠纷而产生的不愉快我们在写作外贸函电时,并不要求使用华丽优美的词句,需要做的是用简单朴实的语言,准确地表达自己的意思,让对方可以非常清楚地了解您想说什么。
1.说明信息来源,即如何取得对方资料
作为贸易商,可以有各种途径了解客户资料,如通过驻外商务参赞处、商对公会、商务办事处、第三家公司的介绍;或在企业名录、各种传媒广告、互联上寻得;或在某交易会、展览会上结识;甚至在进行市场调查时获悉。因此我们有各种表达方式来说明信息来源。
获取客户信息的渠道 Sources of Information
(1)搜索 Search engine
(2)互联网 Internet
(3)行业名录 Trade Directory
(4)国内外商会 Chamber of Commerce at Home and Abroad
(5)商务参赞处Chamber of Commerce
(6)中国贸促会CCPT( China Council For the Promotion of Internationa Trade)
(7)展览会和交易会 Exhibitions and Trade Fairs
(8)广告 Advertisements
(9)市场调查 Market Research
(10)老客户、老朋友 Old Customers, Old Friends
例如
我们从伦敦大使馆商务参赞处获悉,贵公司对中国的手工艺品感兴趣。
We have learned from the Commercial Counselor's Office of our Embassy in London that you are interested in Chinese handcraft.
我们从网上得知贵公司的名称和地址信息。
We obtained your name and address from the internet.
我们的市场调查显示你们是埃及最大的箱包进口商。
Our market survey showed that you are the largest importer of cases and bags in Egypt.
你们公司由H公司推荐给我们。
Your company has been kindly recommended to us by H Company
2.言明去函目的
一般来说,出口商主动联系进口商,总是以扩大交易地区及对象、建立长期业务关系、拓宽产品销路为目的,例如
为了拓展我们的产品进入南美市场,我们给您写信,寻求合作的可能
In order to expand our products into South America, we are writing to you to seek cooperation possibility
3.本公司概述
这里所说的公司概述,包括对公司性质、业务范围等基本情况的介绍以及对公司某些优势的介绍等,总之这部分简单一点,一两句话概括到重点即可,切忌长篇大论。
我公司在机械类产品出口领域处于领先地位,有多年的出口经验。
We are a leading company with many years' experience in machinery export business.
我公司在纺织品行业圈内享有很高的信誉。
We enjoy an excellent/high reputation in the circle of textile.
我们已经建立一个可靠的销售网络,并且有自全球100多个国家和地区的固定客户。
A credible sales network has been set up and we have our regular clients from over 100 countries and regions worldwide
4.产品介绍
在这部分,可能会出现两种不同的产品介绍:在较明确对方需求时,要选取某类特定产品,进行具体的推荐性介绍:否则,通常只对公司经营产品的整体情况,如质量标准、价格水平、目前销路等,做较为笼统的介绍。当然,附上目录、报价单或另寄样品供对方参考也是公司经常采取的做法。例如:
为了让您对我们的产品有全面的了解,我们附上目录,供您参考。
To give you a general idea of our products, we are enclosing our catalogue for your reference
108是我们新推出的产品,它品质卓越,设计时尚,并且价格有竞争力。
Art. No. 108 is our newly launched one with super quality, fashionable design, and competitive price
5.激励性结尾
你对我们的产品或任何市场信息的意见,我们将非常感激。
Your comments on our products or any information on your market will be really appreciated
我们期待您的详细咨询。
We are looking forward to your specific inquiries
我们期待您的早日回复。
We are looking forward to your early reply
非常感激您的早日回复!
1. 及时回复—外贸函电的时效性
外贸函电的时效性,是指你联系客户的时间问题,越早联系客户,得到回复的概率和商机就越大。及时回复来函,尽量做到当天邮件当天答复,这是国际商务活动中应有的礼貌。
例句:
感谢你对我们的产品感兴趣。
Thank you for your interest in our products
感谢你方8月8号的来信。
Your letter of August 8 has been received with thanks
你们建立业务关系的愿望和我们不谋而合。
Your wish of establishing business relations coincides with ours
这也是我们的愿望。
This is also our desire
我们将非常高兴与你们建立业务关系。
We shall be very glad to enter into business relations with you
2.有问必答—外贸函电的针对性
回复客户时,应当是一次性一封邮件完整交代客户要求的所有信息。如果客户询盘中,要求你报盘,提供产品参数、参考图片、价格、相关条款等。你的回复,应当一次性回答客产的全部要求:如果不能完全提供也没关系,但你应当告知客户,哪些可以提供,哪些不能提供以及何时可以提供等
例句:
附上你感兴趣产品的图片和详细规格。
Enclosed is the picture and specification of your interested item
我们给你方寄去我们的最新目录和价格表。
We are sending you our latest catalog and price list
样品可应要求提供。
Sample is available upon request
我们将很高兴得到你方的具体询价
We shall be glad to have your specific enquiry.
3.外贸函电的灵活性
另外,关于称呼和函电内容的风格等,回复尽量礼貌与客户一致。
比如称呼,客户B来函称呼你 Dear A,你回复称呼客户对应 Dear B;客户来函称呼你Hi A,你回复称呼客户对应Hi B,任何条目性的问题点或确认点,比如客户来函按照1/2/3/4问题或确认点,你回复也按照这个顺序。总之,按照客户的习惯灵活沟通。
4.外贸函电校对
写完之后,一定要检查。最基本是要确保拼写和语法正确,然后检查一下你所提供的事实、数据等是否有错。所有的人都会犯错,但即使在你的外贸函电里有一个极小的失误,也可能会破坏你在沟通方面的可信度,并使人对你表达的其他信息产生不信任。
【函电背景】大卫的公司经营家电产品,经由中国贸促会的推荐,大卫得知A公司是最大的家用电器进口商。于是大卫给AAA公司写建交函,希望与之建立业务关。
敬启者:
承蒙中国贸促会的介绍,得知AAA公司是土耳其最大的家用电器进口
商。我们公司作为中国家电产品最大的制造商和出口商之一,希望借此机会表达与你方建立业务关系的愿望。
我们在生产和营销方面具有丰富的经验。因为具有高质量和价格上的竟争优势,我们的产品在国外市场上很畅销。我们相信我们的产品在贵国会有很好的销路。
随函寄上我们最新的产品目录供你参考。如果你有任何问题,请尽管联系我。
期待你方早日答复!
你诚挚的
大卫
Dear Sirs,
Through the courtesy of CCPIT, We know that AAA company is the biggest importer of home appliances in Turkey. As one of the largest manufacturers and exporters of home appliances in China, we wish to take this opportunity to express our desire to enter into business relationship with you.
We have extensive experience in the production and marketing Our products are gaining popularity in the market abroad because of high quality and competitive price. We are confident that our products will have a good market in your country.
Enclosed is our latest catalogue for your reference. If you have any questions, please do not hesitate to contact me.
Looking forward to your early reply
Yours faithfully
David
【函电背景】李东在广交会上认识了很多客户,但当时展会上人多,没有机会一一和客户详谈,只是留下客户的名片和简单记录。展会结束后,李东发函电给客户,希望建立业务关系。下面是发给其中一个客户史密斯的建交函。
亲爱的史密斯:
感谢你在2014年广交会期间参观我们的摊位。很遗憾当时我们没有
机会与你详谈。我们很高兴与你们建立业务关系。
所我们公司位于中国上海,是针织面料的专业供应商。目前的客户包括有沃尔玛,塔吉特,家乐福等。
另外,给你航空邮寄了我们最新产品的一些传单。如果需要,向以供样品和更多信息。你有任何详细的需求,请随时让我们知道
期待你尽早回复!
诚挚的
李东
Dear Smith
Thank you for your kind visit at our booth during the Canton Fair 2014. It was a pity that we did n 't have the chance to talk to you in details at that moment. We are very glad to enter into business relations with you.
We are professional supplier of knitted fabrics, located in Shanghai China. Our current customers include Walmart, Target, and Carrefour, etc.
In addition, we have airmailed you some leaflets of our latest products. Samples and more information are available upon request.If you have any specific requirements, please feel free to let us know.
We are looking forward to your early reply!
Yours truly,
Li Dong
买家来函 enquiry from the Buyer
敬启者
承蒙哥本哈根商会介绍,得知贵司是一家大型的纺织品出口商
我们对贵司的时尚女装针织面料产品感兴趣,如果你能寄给我们贵司所有产品的目录和价目表,我们将会很感激。
请注意,如果你们的价格优惠,我们能采购的量会很大。
期待尽早回复!
诚挚的
史密斯
Dear Sirs
Your company was kindly recommended to us by the Chamber of Commerce of Copenhagen, as one large exporter of textile.
We are interested in your knitted fabrics for women fashion. If you could send us your catalogue with full product range and price list, it will be highly appreciated.
Please note that we are able to buy large quantities if your prices are favorable.
We are looking forward to your early reply!
Yours faith fully,
Smith
回复买方来函 Reply to the Buyer
亲爱的史密斯:
我们收到你4月9日的来函。谢谢你对我们的产品感兴趣。我们专业经营此项业务。
我们的产品线主要包括高品质纺织产品。为了使你对我们的产品有个大致的了解,我们随函附上一份目录和价目表。
有关我们公司和产品的更多信息,你也可以访问我们的网站:www.abc.com
我们期待你的具体询盘,希望将来有机会和你一起合作。
诚挚的问候,
李东
Dear Smith
We have received your letter of April 9. Thank you for your interest in our products. We specialize in this line of business.
Our product lines mainly include high quality textile products. To give you a general idea of our products, we have enclosed a catalogue and a price list.
For more information about our company and products, You may also visit our website www.abc.com
We look forward to your specific enquiries and hope to have the opportunity to cooperate with you in the future.
Best Regare
Li Don
Yours faithfully,
Smith
封封函电发出去,石沉大海,杳无音信,这是外贸中经常会遇到的情况。
如果得不到客户的回复,怎么办?
首先提醒一点,“你收到我的邮件了吗( Did you get my mail)?”最好不
要以这种方式来问客户,这样会给人不太礼貌的印象。你让客户怎么回?如果
他说YES,不就是等于承认他工作失误,没有回复?如果他说NO,他又不能
说谎。所以这样写的结果是,他很可能接着不回!而你既要得到你要的结果,
又要他答复,同时又需要给他个台阶下,顾全他的面子。我们尝试以下面的方
法来提醒对方
●写得委婉一点,把你上次写的邮件附在下面(或者转发一次),提醒查看
和回复。
●如果还没回复,原邮件再转发一次,写上大写加粗的“重发”( RESEND)
字样。
如果还没回复,那就打电话吧(参见第2章“打电话”中的注意事项)。
亲爱的理查德
抱歉又打搅你了!
请看我下面的邮件。劳驾你今天能回复吗?因为5月1日到5月3日
我们将放假。
先谢谢你!
诚挚的问候,
张明
Dear richard,
Sorry to trouble you again!
Please see my mail below. Would you please kindly reply today? Because we'll be on holiday from May I to May 3.
Thank you in advance!
Best regards,
Zhang Ming
说明客户信息来源 Sources of information
承蒙H公司介绍,我们得知贵公司是最大的玻璃器皿出口商
You firm has been kindly recommended to us by H Many as the lagest exporter of glassware.
承蒙史密斯先生告知,我们获悉你方对中国丝绸很感兴趣
Through the courtesy of Mr, Smith, we learnt that you were interested in Chines silk
从我驻伦敦商务参赞处我们得知你们的名字和地址
We have your name and address from our Commercial Counselor's office in London.
从我们的市场调研得知,你们对纺织机械设备感只趣,
Our market survey informs us that you are interested in textile machinery
关于建立业务关系的表达 Establish Business Relations
我们愿意与贵公司建立业务关系
We are willing to enter into business relations with your firm
我们写这封信是为了要和你们建立业务关系,
We are writing to you with a view to establishing business relations with you
你方想同我方建立业务关系的愿望与我方是一致的,
Your desire to establish business relations coincides with ours.
关于公司信息 About company
我们经营轻工业产品的出口业务
We are engaged in the export of light industrial produets
我们专业经营中国绿茶的出口业务。
We specialize in the export of Chinese Green Tea
我们经营这类商品已有三十多年了
We have been in this line of business for more than thirty years.
我们目前的客户包括沃尔玛,塔吉特,家乐福等,
Our current customers include Walmart, Target, Carrefour, etc
关于产品 About products
我们的手工艺品在韩国销路很好。
Our handicrafts have a ready market in Korea
我们的大部分产品已经通过了欧洲认证。
Most of our products already passed CE Certificate
这些产品品质很好,在国际市场上有竞争能力
These products are superior in quality and able to compete internationally.
提供产品目录等 Provide catalogue, Price list, etc
附件是我们的最新目录,供你参考
Attached is our latest catalogue for your reference.
随函附上我们出口商品表一份
Enclose herewith is a copy of our export list
样品可应要求提供
Sample is available upon request
提请关注、关照 To Draw Attention
非常感激你的及时关注!
Your prompt attention will be highly appreciated!
我们希望你的进一步支持。
We hope we can count on your Continued cooperation and support.
感谢对方合作 Thanks
你的合作对我们很有帮助。
Your cooperation is great to us.
我们非常感谢你对此事的合作
Thank you very much for your cooperation in this matter.
我们利用这个机会谢谢你的支持。
We take this opportunity to thank you for your support.
希望为客户提供服务 About Service
我很乐意为你服务。
I am glad to be at your service.
我们随时为你服务
We are always ready at for you.
期待你的具体询问。
Looking forward to your specific inquiry
等候回复 Wait for Reply
期待你的尽早回复!
We are looking forward to your early reply
我们将很高兴早日收到你的回函!
We shall be glad to hear from you soon
agency代理,经销处
cashmere羊绒,开司米
available有效的,可得的,可利用的
catalog目录,目录册
booth摊位,货摊
certificate证明书,证书,凭证,执照
card卡片,名片
Chamber of Commerce商会
coincide with与……一致,相符
colleague同事,同僚
come to terms达成协议,妥协,让步
comfortable舒适的,舒服的
communication通信,交流
compare to把……比作
compare with与…比较
competitive竞争的,有竟争力的,求胜心切的
confidence信心,信任,秘密
cooperation合作,协作,协力
counselor顾问,律师,(使馆等的)参赞
counsellor顾问,法律顾问,参事(等于 counselor)
credit standing信用地位
current现在的,目前的,流行的
desire欲望,心愿,想要,要求,渴望
discussion讨论,议论
do my best尽力而为
electronic电子的
embassy大使馆,大使馆全体人员
enclose围绕,装入,放入封套
enter into business relations建立业务关系
enter into建立,开始
establish建立,创办,安置
excellent卓越的,极好的,杰出的
exhibition展览,显示,展览会
exhibits展览,显示,展览品,展示会
financial position财务状况
free sample免费样品
friendly友好的,友善的
further进一步地,更远的,深一层的,促进,增进
hometown家乡,故乡
impress给人印象,印象,印记
introduce介绍,引见
item条,条款,项目,一则,一件商品（或物品）
Just to name a few仅举几例
launch发射,使…下水,开始
leaflet传单,散页印刷品
learn获悉,知道
look forward to盼望,期待
measure测量,措施,程度
meet with great favor受欢迎
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pamphlet小册子
physical store实体商店
possibility可能性,可能发生的事物
price list价格表
provide提供,准备,规定,抚养,做准备
quality质量,品质,特性,才能
range范围,幅度
recommend推荐,建议
recommendation推荐,介绍
refer to参考,查阅
reputation名誉,名声
request请求,需要,要求
requirement要求,必需品
retailer零售商
seek寻求,寻找
specialize in专营
through the courtesy of.出于...的好意
specific具体的,明确的,详细的
specification规格
trade fair贸易交易会,商品展览会
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trade reputation贸易声誉
sweater毛线衣,运动衫
trial order试订单
test sample测试样
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