如何将“Excel”电子表格中的数据提取到用友财务软件中的“UFO”报表系统

如何将“Excel”电子表格中的数据提取到用友财务软件中的“UFO”报表系统

发表日期：2008年8月22日共浏览1021 次字体颜色：【字体：放大正常缩小】

经调查，在使用用友财务软件中，有60％没有使用“UFO”报表系统，有95％以上的人更没有使用从“Excel”电子表格中提取数据这一巧妙功能，其原因只有一个，不知道如何用。这里介绍如何把“Excel”电子表格中的数据转换到“UFO”报表系统来。

一、“Excel”电子表格式样

“Excel”电子表格是一个工作薄，由若干张表组成，每张表有行和列。我们取数必须要确定“Excel”电子表格存放的位置、表格的文件名、表格中的哪张表、以及表内的哪行哪列。

如上图的“人大事务”的“合计”，他的具体位置是：E：\预算指标\2008年预算指标情况表\Sheet1\B7。

二、制作“UFO”报表，如图所示

“UFO”报表把报表分为两个状态，即“格式”和“数据”状态。“格式”状态下进行设置表格，在单元格中设置公式，显示公式等表样；“数据”状态下进行数据计算，显示数据。“UFO”表格的制作这里就不详述。

三、设置公式

第一步：

下图，我们想在“UFO”单元格“B5”内设置从E：\预算指标\2008年预算指标情况表\Sheet1\B7提取公式。

1、把鼠标移动到“UFO”“B5”单元格内。

2、然后按键盘上的“＝”键，便出现下图。

上图

1、用鼠标点击“定义公式”里的“函数向导”。

2、在出现“函数向导”里选择“函数分类”里面的“读取数据库数据函数”，“函数向导”右边的“函数名”就自动出现。

4、上图：

①在“请输入文件名”里，点击后面的“…”;②在“查找范围”里，点击后面的“▼”，查找文件存放的盘符、文件夹（E：\预算指标）；③在“文件类型”里，点击后面的“▼”，选择“MS Excel文件（＊xls）”;④选择文件（2008年预算指标情况表）；⑤点击“打开”。

5、上图，在“表名”里，点击后面的“▼”，选择工作薄里面的具体表（Sheet1）,当工作薄只有一张表格时，在点击“▼”中只显示出“Sheet1”；有若干张表时，会出显具体的表名，然后根据需要进行选择。

6、上图，在“请输入字段名”里选择“F2”，这里的F是指电子表格中“列”的含义，“F2”就是指第二列，即B列。根据我们表的要求，应该选择“F2”.

7、在上图“记录号”里输入数字，也就是数据所在“Excel”电子表格的行，“行数减1”的结果输入在“记录号”里。如数据所在行是第10行，在“记录号”里就输入9，这里所需要的数据是“Excel”中单元格B7，因此，在“记录号”里应输入6。

为什么在“记录号”里要输入“行数减1”，函数中把电子表格的整个表头看为占用了一行，应剔除表头所占行。

8、点击“确认”

9、上图中点击“确认”。当“确认”键点击后，单元格了就显示了“公式单元”，如下图。把鼠标移动到“UFO”报表的“B5”时，“公式单元”的公式就显示出来，显示的公式为：

B6、B7、B8……后面的单元格公式按前面操作方法进行设置。

也可以将B5单元格的公式复制到后面的单元格，然后对每各单元格公式进行修改。修改方法是双击所复制的单元格公式，更改公式里的最末数字（根据电子表格数据所在行减1），然后点击“确认”，如下图。

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