不知道你有没有遇到过这样的情景:
你看上了一辆车,想征询朋友的意见,你问他“这款车怎么样”。对方给你讲了这款车的优势和劣势,讲了和这款车同类车型的对比,讲了很多实测记录,但是最后就是没有告诉你是否值得购买。
下属给你汇报工作:目前市场竞争太激烈,我们不得不采取低价策略,市场占有率虽然上升,但收益却逐年下降,所以,利润率逐年下降是没办法的事。你却发现几家竞争对手的公司,却保持着每年5%的利润增长,下属的说辞和解释完全站不住脚。
你经过多年的实战经历,总结出了“商务谈判的十大技巧”,包括面带微笑拜访客户、透过行为举止判断对方心理、成交的话术、电话回访等,当你把这十个技巧分享给同事们,大家听得津津乐道,结果却一条都没有记住。
是什么使表达的内容不够精准?是什么使表达的方式不够清晰?是什么不能让对方记住并理解我们所说的话?答案就藏在结构化思维中。
人的大脑天生喜欢接收一些有规律的信息,如果信息没有规律,大脑不能进行自动的分拣和归类,就会让人产生错乱感,抓不住重点,摸不出核心,得不出结论。要让思维清晰、表达有力,“结构化思维”是不可忽视的工具。
结构化思维就是面对某个问题时,能够通过某种结构,将问题拆解成一个个你能理解的部分。
我们来看三组数字,要求只能看10秒钟,并且记住它们:
第一组:2、4、6、8、10、12、14、16
第二组:2、4、8、16、32、64、128、256、512
第三组:1、4、9、16、25、36、49、64、81、100
第一组数字我们根本不需要花10秒就能轻松记住,绝大多数人都能看出这组数字是“2的倍数”。第二组数字也不难,它是“2的指数”。第三组数字一眼不太容易看出规律,但只要你仔细观察,就会发现这组数字是“计算1-10的平方,把计算的结果按顺序排列起来”,也就是1的平方是1,2的平方是4,3的平方是9,以此类推10的平方是100。
从这个记忆测试,我们可以感受到,发掘事物背后的规律,要比死记硬背的效率更高。通过寻找数字背后规律来记忆数字,就是结构化思维的一种表现。
结构化思维是一种从无序到有序的思考过程,用直观的视觉图示表达出来就是“金字塔结构图”。金字塔的顶端是需要的解决问题,中间层是支撑解决问题的不同方面,最底层是支持不同方面的原因或理由。
所以,结构化思维就是要能建立一个“先总后分”的立体化分析方式,先看到待解决问题的关键方面,然后往下一层层进行分析,从而实现总体到局部的鸟瞰,而不是拘泥于细节的思考或表达。
要通过构建金字塔结构图形成结构化思考,识别和筛选信息是第一步,即为金字塔结构的中间层和最底层寻找足以支撑和说明问题的信息。
不论是我们主动收集来的信息,还是被动接受的信息,信息到我们手里时,都是杂乱无章的,需要进行识别和筛选。
有效地识别和筛选信息,有三个重要维度:结论、理由、事实。
结论即中心思想,它是观点,即从一定的立场或角度出发,对事物和问题的看法。它通常出现在“因此、所以、由此可知、我要说的重点是…”等词语后面,同时也很容易出现在“开头和结尾”。比如,“领导,这季度的销售额下降了3%”,这就是一个结论,至于为什么下降,就是接下来要说的“理由”。
理由即支撑和验证结论的原因,它能判断一个结论是否有价值,通常出现在“原因是、鉴于、有以下原因、论据是……”等词语后面。比如,这季度的销售额下降3%是因为竞争对手采取了低价策略、原材料成本上升、销售人员数量严重不足。这些都是支撑“销售额下降3%”这个结论的理由,但这些理由是否属实,是否真实存在,需要“事实”进行验证。
事实即客观存在、不带有任何感情色彩的信息。比如导致“这季度销售额下降3%”的原因是之一是对手采取了低价策略,那么就要找出对手采取低价策略的客观事实,比如同一品类商品,对手公司在原有价格上下调了10%。只有找到了客观事实,才能支撑“对手采取了低价策略”这个理由,否则这个理由不具有说服力。
结论、理由、事实三个部分缺一不可,任何一个层面的信息不完备,或者三者之间不存在逻辑关系,这条信息都可能是假信息。
所以,在我们收集、识别或筛选完信息后,要对这些信息进行真假判断。理由和结论必须要有客观事实做以支撑,并且事实和理由,理由和结论之间要有可以被证明的逻辑关系。
识别和筛选信息是基于结构化思维的纵向思考,即从金字塔结构图中最顶端的结论,到中间层的理由,以及最底层的事实,进行逐一梳理。光有纵向思考是不够的,还需要对横向的信息进行归纳和整理,即对每一个层级的信息进行分类和排序。
纵向思考中的各类信息需要满足逻辑关系,横向维度中的信息则需要分类,因为一个分类里相似的事物,更容易被人记住。
信息的归纳和整理需要遵循MECE法则,即相互独立,完全穷尽。各要素之间要保证互不交叉,也不遗漏,也就是“不遗不漏”。
如何利用MECE法则进行信息分类,有五种方法:
1、二分法,即A和非A。比如从生理角度划分,人可以分为男人和女人,这就是完全穷尽,并且相互独立的划分。如果将人分为男人和已婚女人,就不能完全穷尽,因为不是所有女人都是已婚。
2、过程法,即按照事物的发展时间、顺序、流程对信息进行分类。比如,前面我们提到的“商务谈判的十个技巧”,可以分为“谈判前、谈判中、谈判后”三个阶段,将十个不同的技巧分门别类放入其中。
3、要素法,即证明事物的各个方面的特征。比如,高效能人土的七个习惯,优秀员工的六个品质,公司组织结构图等。
4、公式法,即按照公式设计的要素分类。比如,销售额=单价X数量。
5、矩阵法,即采用2X2矩阵对事物进行分类。在采取矩阵法时,需要确立两个维度,然后让两个维度进行交又,形成2X2矩阵,也就是形成四种不同的情况。比如。时间管理四象限,是从“重要程度”和“紧急程度”两个维度出发对事物进行分类,分成了“重要又紧急”“重要不紧急”“不重要但紧急”“不重要也不紧急”四类。
以上MECE的五种分类法,需要根据具体待解决问题的特性,决定采用哪一种。除了这五种常规的分类方式,在特定情境之下所建立的一些模型,同样可以帮助我们完成信息的归纳和整理。比如,在制定战略时常采用的“SWOT”模型,从内部的优势和劣势、外部的机会和威胁四个方面进行信息整理。再比如,营销决策中常用的“4P模型”,从产品、价格、渠道、营销四个方面进行分析。使用现有模型可以有效规避信息遗漏的现象,确保对待解决问题进行全面的分析。
识别选信息和归纳整理信息,绝大多数是金字塔结构中的中间层和底层需要做的工作,有了这两层的基础,才能完成提炼结论的最后一步,即你想要用理由和事实说明什么问题。
在写作中,结论就是体现中心思想的主题句;在沟通中,结论就是最终的结果或下一步的行动建议。结论通常是基于理由和事实所提炼出来的,它是一个自下而上的过程,而不是先提出一个结论,然后根据结论去寻找理由和事实。
要通过已经被放入金字塔结构中的信息进行最顶层的结论提炼,有两个重要方法:
1、归纳法
归纳法是从特殊到一般的思维方式,即根据多个个别事物的特殊性来概括出同类事物的特征。换句话说,就是在识别信息、整理信息的基础上,找出各个信息要素之间的共性。
找出共性的方法有两个:一是描述性概括,即找出事物属性的共性;二是行动性概括,即找出事情结果的共性。一个好的结论,通常是两种寻找共性方法的结合,既满足事物属性有共同点,又满足事情结果有共同点。
比如,你想要提升职位,可以提出“我满足晋升条件,可以胜任高级职位”的请求,然后列举近些年做出的主要贡献和工作业绩,并且将这些贡献和业绩对应到公司的晋升条件和要求中,以证明自己可以胜任。
2、演绎法
演绎法是通过推理得出结论,最经典的就是亚里士多德的三段论演绎法,他把思维的推演分为“大前提、小前提、结论”三个部分。
大前提是事物的共性,小前提是具体事物,结论是具体事物的性质,它是从一般到特殊的思维过程。例如,所有人都会死,这是大前提;苏格拉底是人,这是小前提;苏格拉底一定也会死,这是结论。采用演绎法特别需要注意的是大前提必须是客观事实,否则无法从一般过渡到特殊。
比如,你想提升职位,可以先列举大前提,即公司关于晋升的各项规定或要求,接着你要列出小前提,即通过具体事例证明自己己经满足晋升条件,最后你要给出结论,即明确表达“我满足这些条件,可以胜任更高的职位”。
利用演绎法进行说服,成功的机率往往很大,因为它是有理有据,无可争议的。但是如果你所提出的大前提并非客观事实,比如“同事们都说我适合当领导,应该升职”,这种极为主观的大前提就不能说服任何人了。
归纳法和演绎法是两种最为重要的提炼结论的方法,归纳法更适用于文字表达中,演绎法则更适用于语言沟通中。不同情境,我们需要采取不同的方法进行结论提炼。
结构化思维是一种思考问题和解决问题的方式,它可以运用于各种情景中,在此列举三个方面的运用。
1、利用结构化思维分析问题
在结构化思维的课堂上,有一个非常经典的问题:如何将200毫升的水倒进100毫升的杯子中。按照常识判断,这是根本无法完成的事情,因为杯子的容积不够。可能会有人说把水冻成冰再放进被子,有人会说在太空失重的情况下进行。这些答案或对或错,但站在分析问题的角度来看,都太过片面。
用结构化思维进行分析,待解决的问题就是“如何将200毫升的水倒进100毫升的杯子”。首先,我们需要从成因上进行分析。无外乎有三个方面:杯子太小装不下、水会流动、地球有重力。
接着,我们就可以从这三个方面寻找答案,即水、杯子、外部环境,思考到这一步就已经实现了结构化。
根据这个结构,就可以找到相应的解决方法有三种:
(1)从杯子角度分析:考虑换成有弹性的类似气球的杯子,这样水倒进去,杯子会自然膨胀,这是从容积的角度解决问题的方案。
(2)从水会流动的角度分析:可以把水冻成冰柱,哪怕是300毫升也能放进去,这是从水的属性角度制定的解决方案。
(3)从外部环境角度分析:地球是有重力的,太空则没有,所以可以把水和杯子放在太空去,水变成水球,再多也能装下,这就是从外部环境特征角度找到的解决方案。
通过结构化思维分析这个问题,不仅分析的更加全面,同时更有助于我们做出下一步的行动选择。
2、利用结构化思维撰写工作总结
绝大多数人在撰写工作总结时,都会将总结分为两个部分:一是这一年的工作情况,二是下一年的工作设想。这看似是有结构的,但很可能写成流水账,把自己一年的工作一条条罗列上去,没有任何逻辑关系,也没有任何分类归纳,让人看不到结论,抓不住重点。
比如,你担任公司的招聘专员,这一年你一共赶往了16个城市,在40所高效开办了40余场校园宣讲活动,与26所高校达成战略合作,招聘应届毕业生共计256名。参与当地人力资源和社会保障部举办的大型招聘会2场,招聘成熟人才共计8名。与猎头工作达成合作,根据企业需求招聘1名高管。参与制订了全年的人力资源规划工作,开展了各部门人员现状调査,进行了人员需求预测分析。
如果你的工作总结是上述的这种汇报方式,让上司看到的只是你这一年的行程,而看不到你为公司做出的贡献,以及你个人的价值。下面,我们用结构化思维进行重新建构。
上述这些信息倘若就是你这一年的工作内容,那么我们首先需要对信息进行分类,区分哪些是“理由”,哪些是“事实”。显然,你这一年的工作可以分为两大板块五个方面。两大板块分别是人力资源规划和招聘,在人力资源规划工作中,分为人员现状调查和人员需求分析两个方面,在招聘板块中分为校园招聘、社会招聘、猎头招聘三个方面。
明晰了“理由”,就可以利用描述客观事实对理由进行支撑,即上述所列出的具体数据。到这里,还没有结束,你还需要根据“理由”和“事实”,通过归纳法进行结论的提炼,比如,开展基于科学预测和全面覆盖的招聘工作。如果能将其作为工作总结的标题,或者作为开头时提出的结论,就非常有震慑力,上司即便不逐字阅读,也能清楚地知道这一年你的招聘工作是如何开展的。
3、利用结构化思维高效沟通
说话如同写作,同样需要结构化思维,你可以想象一个场景,你是公司的CEO,在一个会议上,下属向你汇报某个新上线产品的进展情况,他是这么说的:
这个产品在某电商网上搜索指数是排在几名的,也是源于前期的广告投放非常精准,这个网站的流量也很大,用户非常多。目前我们发放的优惠券非常抢手,很多人都因为有了优惠券来尝试体验和购买我们的产品,并且还会复购,此外,我们的线上活动运营也准备的非常充分。总之。我们新产品非常成功,用户的好评度和复购率都很高。
听完这个汇报,你可能会觉得非常乱,不知道对方到底想要强调什么。工作和生活中,我们时常都会犯这种错误,总是拉着人说呀说,最后对方一句“所以呢?”可能让我们亚口无言了。这就是我们常常感受到的“说了半天,不知道想说什么”的感觉,之所以出现这种感觉,原因就是缺乏结构化的表达。
如果我们把上述的汇报用结构化思维进行重组,再一次进行表达:
我们公司的新上线的产品经市场检验,非常成功。第一,在搜索指数方面,我们新产品连续7天排名前几名;第二,在用户方面,我们产品上线的电商平台给予了精准用户流量的支持,大大提升了产品的曝光率,也间接增加了复购率;第三,在线上活动运营方面,我们采取了发放优惠券的方式吸引用户体验和购买,获得了大批量用户的好评,提高了下单率。
用以上这种方式进行表达,是不是听起来更清晰?能够让对方一下子抓住你想要说的重点内容,从不同角度对结论进行支撑描述,又进一步加强了结论的说服力。
结构化思维是通过结构看问题的思考方式,主要分为纵向的信息识别和筛选,以及横向的信息归类和整理,得出最终结论。这个思考的过程可以利用金字塔结构图表示,它不仅能够帮助我们判断结论是否具有可信度,同时,可以帮助我们透过众多信息体现核心结论。
当我们能够带着结构化思维去看问题、看世界时,我们的思考会更清晰、表达会更有力、工作会更高效、生活会更清爽。
#生涯规划师上头条#
联系客服