2.1 自动编号
当我们输入类似 “1、”这样以编号开始的段落时，Word会自动将其识别为编号。有人觉着这个功能很烦人。可是，Word错了吗？99%的可能是，这真的是一个有编号的列表。很有可能有人取消了Word的自动编号后，自己又手动去输入“2、”……这可能是因为有时候Word的自动编号表现得有点难以捉摸，不如手动输入来的直接。
连续应用自动编号是没有问题的。要结束编号，只要敲Backspace或连续两次Enter即可。Tab，Shift+Tab可以调整列表项的级别；也可以选择“编号”按钮
旁的小三角，打开下拉菜单，在“更改列表级别”中选择适当的级别。
自动编号让人混乱的情况一般是编号和正文交替出现。这时：
- 可以先带着自动编号，把整个列表输完，然后选中不需要编号的段落（可以按着Ctrl键选择不连续的段落），设置编号为“无”，后面的编号项会自动更新；
- 不输入序号，免得Word“自动更正”，输完列表后选中要编号的段落，再添加编号；
- 如果有的段落已经有编号，可以使用“格式刷”，将编号“刷”到需要的段落。
编号不只是123。打开“定义新编号格式”对话框，可以选择多种“编号样式”，如罗马数字，阿拉伯数字，中文序号等；在编号前后输入需要的字符，就会扩展成很多形式。在第4章“参考文献的处理”，就是在编号前后加上了方括号和英文句号，形如“[1].”。
2.4节会介绍将多级编号和标题样式组合在一起，实现更方便的功能。
可以看到编号也是有灰色底纹的“域”。
图 2-1 自动编号格式2.2 大纲
大纲级别是在“段落对话框”设置的，包括“正文”，“1级”~“9级”。设置了1级~9级的大纲级别后，Word就可以将其提取为对应的目录项。
Word有“大纲视图”，可以快速调整段落的大纲级别，在不同的大纲级别下浏览文档，以及使用“主从文档”等。使用标题样式后，不用大纲视图也基本可以完成相关操作。现在的电脑性能已经足够好，如果文件不是特别大，建议不必使用主从文档，直接在一个文件里操作即可。
2.3 样式（Style）
样式是字体、段落、制表符、边框、语言、图文框、编号一系列格式的组合。应用一个样式，相当于同时应用了这么多格式设置，还可以为样式指定快捷键，大大提高了操作效率。
样式面板在“开始”选项卡，很大部分空间是“快速样式列表”，非常醒目。单击某个样式就可以直接应用到当前光标所在的段落。
应用了“标题”样式后，会在段落左侧出现一个黑色小方块作为标志，它不会被打印出来的。新版本的WPS则不会显示小方块，防止用户误解。
图 2-2 样式面板图 2-3 应用和修改样式在样式名上右击，以“标题1”样式为例，在快捷菜单中：
- “更新‘标题1’以匹配所选内容”是将“标题1”样式更改为与当前光标所在段落相同的格式，并将格式更改应用到所有“标题1”样式的段落上。
- 可以“修改”样式，修改后会立即更新应用了该样式的全部段落的格式；
- “选择所有6个实例”，就可以同时选中应用了该样式的段落；
可见样式的更新是批量化的，要比用“格式刷”一个个段落去“刷”要方便得多。
内建样式的名称是Word与用户关于文档结构的约定。当用户应用“标题1”样式时，就相当于告诉Word：“这是一级标题。”强烈建议不要重命名Word内置的样式。因为Word很多功能，如自动生成目录等，都是依赖样式名的。
单击样式面板的
按钮，打开样式列表。勾选“显示预览”，就可以直接看到样式的效果；在“选项”对话框中选择“要显示的样式”为“所有样式”，就会列出Word内置的所有样式。
单击
按钮就会打开“新建/修改样式”对话框：
- “样式类型”有应用于段落的（样式列表中有回车符）、应用于文字的（a），两者皆可的“链接段落和字符”（回车符和a），以及“表格”，“列表”等；
- “样式基准”可以选择在已有样式的基础上稍做修改，作为新样式。几乎所有的Word内置样式都是基于“正文”的；基准样式的修改会影响基于它的所有样式。我们经常要把“正文”样式的段落格式修改为“首行缩进2字符”，更改默认中英文字体及字号等，为防止重复操作，要首先修改“正文”样式，再去修改其它样式；
- “后续段落样式”默认为“正文”，也可根据需要选择特定样式；
- 如果勾选了“自动更新”，如果修改应用了该样式的某一段落的字体，段落，边框等格式，会立即同步更新到应用了该样式的全部段落上，不建议勾选此项。
样式中常用的格式有：
- 字体 设置中英文字体，大小，黑体，斜体，下划线，上下标，隐藏等
- 段落 设置对齐方式，大纲级别，左右缩进，首行缩进和悬挂缩进，段前段后间距，行距等
- 边框 设置段落或文字的边框和底纹
图 2-4所有样式列表图 2-5新建/修改样式对话框图 2-6 Word的段落对话框图 2-7 WPS的段落对话框Word中的度量单位有磅，英寸，厘米，毫米，行，字符等，以“段落”对话框为例，如果缩进的默认单位是厘米，想要改为其它单位，如“字符”，只要直接输入数值加“字符”，Word会自动将其识别为度量单位。Word默认的单位一般是英制的。WPS的度量单位默认是公制的，而且和数值是分开的，如图 2-7，只要在单位上单击就可以更改为需要的单位。
标题1~3样式默认的快捷键是“Ctrl+Alt+1~3”，如果用到标题4样式，建议自定义快捷键为“Ctrl+Alt+4”。一般的文档章节层次使用四级标题就足够了。
还可以选择设置好格式的段落后，展开“快速样式列表”，选择“将所选内容保存为新快速样式”，输入样式名，就快速创建了一个新样式。
图 2-8 新快速样式2.4 标题样式和多级编号
如果章节的标题需要编号，如“第一章”，“1.1”等，应该使用自动编号功能。
首先各级标题一定要应用对应的“标题”样式。
和普通段落一样，在标题上应用自动编号，然后调整子标题的编号级别；也可以直接在多级列表中选择那些已经将编号和标题样式关联好的列表格式，如图后面的三种，再稍修改编号样式；
图 2-9 多级编号设置好编号后，可以用格式刷复制格式，但建议更新对应的标题样式，以把自动编号增加到样式中。
通过“定义新的多级列表”对话框可以集中设置各级别标题的自动编号：
- 在“将级别链接到样式”下拉列表中选择对应的标题样式，就会反映在预览区。
- 前面已经提到，“输入编号的格式”文本框中，可以在有灰色底纹的编号占位符前后输入需要的文字，配合编号样式得到更多的效果。
- 如果勾选了“正规形式编号”，则“此级别的编号样式”下拉列表会变灰不可用，此时的编号样式只能是阿拉伯数字。如果第1级的编号样式设置为中文数字，后面的级别就变成了“一.1.1”的样子，勾选“正规形式编号”就能得到“1.1.1”的格式。
- 可以单击“设置所有级别”按钮，统一设置各级别的缩进量。
- 由于第1级自定义的编号格式中已经有了顿号，所以“编号之后”选择了“不特别标注”。
图 2-10 定义新多级列表，第一级图 2-11定义新多级列表，第三级WPS对应的对话框设计得就好的多。每级的编号占位符分别用带圈数字表示，如果误删了，直接用软键盘输入需要的带圈数字即可。
图 2-12 WPS的“自定义多级编号列表”对话框将需要的编号级别和标题样式关联后，再应用各级标题样式时，Word就会自动添加相应的编号；如果已经应用了标题样式，也会自动添加编号。这样输入章节标题时就不必输入编号了，只要输入标题内容，然后应用相应的标题样式，就会自动编号。
应用了标题样式后，勾选“视图”选项卡的“文档结构图”，就会出现文档结构图导航窗格，单击标题就可以转到相应页面，非常方便浏览文档。下面两份文档，页面看起来一样，但一个没有文档结构图，另一个应用了标题样式，自动生成了结构图。
图 2-13 看似结构良好的文档图 2-14 应用标题样式后的文档
2.5 自动生成目录
在“引用”选项卡的“目录”面板选择“目录”下拉菜单中的“插入目录”，打开“目录”对话框。
单击“修改”按钮，会发现目录中各级别的项都有对应的“目录”样式。可能要求不同的目录级要缩进，或左对齐，就可以修改“目录”样式中的段落缩进，当然也可以直接在样式列表中选择“目录”样式进行修改。
图 2-15 目录对话框单击“选项按钮”，打开“目录选项”对话框。可以看到“目录建自”有“样式”、“大纲级别”和“目录项域”。前面已经提到，只要设置了大纲级别，Word就可以自动生成目录，就是因为目录选项中默认勾选了“大纲级别”；如果我们应用了标题样式，Word也会根据这些样式自动生成目录；“目录项域”也是一种域，一般在不便使用大纲级别和样式的情况才会用到。
图 2-16 目录选项前面已经介绍了将自动编号和标题样式关联起来，这样应用了标题样式后，既可以自动编号，还可以自动生成目录，非常方便。后面还会提到，这样还可以自动为图片和表格的题注编号添加章节号。
学位论文中“中英文摘要”、“参考文献”、“附录”、“致谢”等标题和正文的标题格式要求是一样的，也要包括在目录中，但不需要编号，可以新建一个“无编号标题1”的样式，设置好字体，在“段落”对话框设置其大纲级别。
如果修改了文档标题或内容，需要手动更新目录，只要在目录上右击，在快捷菜单中选择“更新域”，Word会更新目录的标题和页码。
3.1节介绍 “题注”功能，能够用来插入图目录或表目录。
2.6 建议的操作顺序
第1章介绍了页面设置、分节、页眉设置和双面打印，2.3节介绍了“样式”。了解这些内容后，排版一般的长文档就没有什么问题了。
对学位论文，还要了解第3章的“题注”，“交叉引用”等功能。
总结一下长文档排版建议的操作顺序：
1. 页面设置：页边距，纸张方向，纸张大小和页眉页脚的边距
2. 输入文档的大体结构，即各部分的标题，不必输入标题编号，只是为了提供占位符；
3. 根据文档结构，适当分节，设置页眉页脚和页码格式；
4. 首选修改“正文”样式，然后再修改各级“标题”样式；
5. 如果标题需要编号的话，可以在修改标题样式时设置，也可以按2.4节的方法集中设置，推荐集中设置；
6. 如果同时存在需要编号的标题和不需要编号的标题，可以为不需要编号的标题新建样式，设置相应的大纲级别；
7. 生成目录。
