工作时间去找东西,无论是在电脑上还是在桌子上,可以算得上是最浪费时间的事情。虽然找东西这种事根据工作种类和个人的喜好不同而不同,但是你必须有一套系统来管理那些每天来到你身边的信息,文件和资料。这可以是电脑上的文件夹、标签,也可以是你办公室里的文件夹,档案堆,或者工具箱。
把不用的地方搞定。你家有没有不用的屋子,不用的角落,甚至不用的壁橱?它够不够放下桌子那么大?如果可以,也许你已经找到了你的专用办公室了。如果你的这个地方是一个大屋子的一部分,你可以考虑买一个办公柜子,当你不工作的时候把你办公用的东西都放起来。如果是在壁橱或是其它狭小的空间,一个内置的桌子和书架可能会更好(不然你很可能把空间都浪费在那张桌子上,空间就更小了)。在你家征用一个闲置的地方,打造一个专属工作空间。
有上百种工具可以帮你安排管理你的时间。无论你是用笔记本,日历还是在线应用程序,好好利用现成可用的工具。我搭配使用几款工具。Remember the milk帮我记录待办事项列表(专业版可以让你通过Iphone来使用)。我有一个可擦日历来记录我的每月安排。我会标记含有重要信息的邮件知道我不再需要它为止。
最后期限就像是一个项目的内置目标。如果你知道下周一有些东西就要到期限了,你就很有可能安排你的这项工作是其确保周一能够完成。(如果没有,你的确是非常需要看看这篇文章了。)
6.提前计划
要有大的计划。可能是与计划,或者是半月计划,或者是年计划,这些取决于你所在的产业和你做的项目。正如我前面提到的,我有一个可擦日历,上面标着我的项目以及最后期限。我也可以标上约会,重要的日子,和其他可能影响我最后期限和固定工作计划的信息。
你得把你的工作排个优先顺序。一般来说,马上要到期限的工作(或者在接下来的几天中)应该首先完成。然后是那些接下来一两周内需要完成的工作,然后是其它的事情。
你可以精简那些你每天或者每周都要做的工作,比如开帐单,或者整理你的档案。这工作也可能是一些你每次做项目时都要重复的事。
这些事情你就需要将它们精简优化。观察下你目前做事情的步骤,看看有没有一些步骤你可以将它们合并在一起或者把去掉。如果你是个网站设计师,你可以建立自己的一套模板文件来修改网页。使用发票结算程序自动结算。只要你肯花时间去找到它们,你就可以把很多事情做得更有效率。
10.学会说“不”
你能经历的最大的时间管理陷阱莫过于做过多的工作。你得学会对某些人说“不”。如果你的工作量超过了你能应酬的范围,那么不仅你不能完成最后的期限,你工作的质量,你的客户关系都将会受到威胁。
在做新的工作之前,看看你的日程表。你真的有时间来做一个新的项目吗?如果没有,你可以很简单的告诉你的客户,你有很多的项目要做,而且要为它们花上不少时间。很多人都会感谢你。如果你真的无法拒绝工作,给他们一个实际的期限,告诉他们什么时候可以把他们的项目完成。如果你已经发誓要做一些事情,可千万别说你下周就可以搞定。
个人事务也是如此。没有人说你必须参加业主的协会理事会。你也不是必参加家长会,或是当地室内足球队。过去十年里你每年都做的事情并不意味着在接下来的十年里你还要每年都做。学会向你的朋友,家人,邻居和你生命里的其它人说不,这样你才可以对那些对于你来说真正重要的事情说是。
11.了解你的最佳工作时间
成为自由职业者你的一大好处就是可以自己安排时间。注意下你什么时候效率最高。比如我,是从早上九点到下午两点或三点,然后是晚上六点或七点到夜里十一二点。我在低效的时候不强迫自己工作(大部分时候下午两点到七点)。但是我保证在早晨和晚上都在工作状态中,这样我就可以在我高效的时候完成更多的工作。
12.确定固定的工作时间
这个要看你什么时候工作最有成效。你应该每天都坚持在固定的工作时间工作。如果你最好的工作时间是从早上四点到中午,那么就每天都这个时候工作。这也意味着你应该在中午的时候停止工作,做点其它什么事儿。周末也一样。最少每周休息两天如果可能的话。不一定非得是周六或周日;你也可以周三周四休息,或者周一周二休息。只要适合你就行。确保你有一些不工作的休息时间,不然你可能会崩溃的。
13.不要浪费时间
看看你每天浪费时间的那些事情。你是不是常常查看Facebook或者Tweeter?起来去拿杯水?下午的时候你已经遛了六次你的狗?不管这些事是什么,想想办法让他们不去打扰你。午饭后好好带你的狗遛遛。每个小时只看一次Facebook或者Tweeter(或者每两个小时一次);把它们关上而不是一直关注。找一个水壶,这样你一天只需要起来几次。看看是什么在浪费你的时间,然后把它给消灭掉。
14.避免多任务同时进行
多任务同时工作有时候是可以的。但是要想获得什么实质性的工作,多任务工作可就弊大于利了。一次做一件事。这并不是说你必须做一个项目直到它完成为止,而是说你不应该在三个项目间两分钟换一次。给自己设定一个最短工作时间;十五或者是二十分钟,甚至是一个小时,在这期间只做一个项目。
关于多任务工作的建议对于那些使你从工作当中放松的事情也同样适用,比如查看电子邮箱,玩纸牌,接电话等等。
15.经常休息
过度劳累对于生产力来说可是一个大的限制。当你很累的时候,你就无法集中注意力或是以最快的速度完成工作(如果你还可以工作的话)。固定的休息可以防止你过度劳累。你可以在一天的正中午散散步,午饭后看看新闻,下午的时候去购购物,而不是在晚上的时候;甚至每年花上几个星期去旅行一下也可以。
这些小小的休息使我们重新获得力量,继续保持对工作的热情。没有它们,我们会越来越累,然后注意力也会下降。我每天下午都会花几个小时离开我的屋子。看看亲戚朋友,购购物,开车兜兜风或者是散散步,一次短途旅行,或者夏天时候游泳。我也会在白天的时候来上几个五至十分钟的休息,可以重新获得精力,休息休息眼睛(整天盯着屏幕对你的视力是非常有害的)。我也会固定的来个大的周末(休息三到四天)来好好养养神。
16.维护
维护对于任何时间管理体系来说都是至关重要的。不仅是你的体系需要维护,而是你生活的所有部分都需要你来维护使它们运行良好,这样才可以把你的工作做好。
比如最基本的电脑维护(备份文件,清空回收站,清空工具箱),最基本的办公室维护(除尘,清空垃圾桶,吸尘等等),还有基本的家庭维护(洗盘子,洗衣服,修房子等等)。
也不要忽视对自己的维护。每天做锻炼,保持良好的饮食习惯也会让你更有生产力的。
你也许会问自己,这根找时间做生命当中的事情有什么联系。那么,是这样的:如果你不维护好生命中的这些事情,最终,一些事将会出问题。这可能是一件很简单的事比如你必须要用工作时间来洗衣服因为你已经没有干净的衣服穿了;也可能是一些重要的事情比如预防疾病和伤害。当突发性的灾难降临时,它会严重影响我们的生产力。这样你就不得不花费比你一开始就维护好更多的时间去弥补。如果你在计划中列入了日常维护,它们真的不会用很多时间。
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