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在 Excel 中制作一组带开关的条件格式设置

Excel 中的控件,很多人平时不常用。但是大多用到了控件的作品,都非常有意思,我个人很喜欢。

之前我写过不少利用控件制作动态图表或工作表的案例,感兴趣的同学可以找找历史文章。

今天再教大家一个有趣的案例:将控件用作开关,打开或关闭条件格式设置。

案例:

下图 1 为原始数据表,需要按如下要求添加控件和设置条件格式,从而实现根据输入条件动态高亮显示整行。效果如下图 2 所示。

  • “高亮显示规则”复选框:相当于总开关,勾选后,输入条件可以高亮显示整行;若取消勾选,输入条件不会高亮显示
  • 班级:在下拉框中选择班级,对应的班级整行显示为蓝色
  • 分数高于:输入分数,大于这个分数的整行会显示为红色
  • “班级”和“分数高于”两个条件为“或”条件;如果同时满足两个条件,则以“班级”优先,即显示蓝色

解决方案:

1. 选择菜单栏的“开发工具”-->“插入”-->“复选框”

2. 将复选框的名称改为“高亮显示规则”--> 根据文字长度适当调整文本框宽度

3. 选中复选框 --> 右键单击,在弹出的菜单中选择“设置控件格式”

4. 在弹出的对话框中选择“控制”选项卡 --> 在“单元格链接”中选择任意一个单元格 --> 点击“确定”

此时,选中或取消选中复选框,G2 单元格就会显示 TRUE 或 FALSE。

5. 将 G2 单元格的字体设置为白色,与单元格背景色一致,就隐藏起来了。

6. 在 F3 和 F4 分别添加新的条件“班级”和“分数高于”--> 开始制作“班级”下拉菜单:选中 G3 单元格 --> 选择菜单栏的“数据”-->“数据验证”

7. 在弹出的对话框中进行以下设置 --> 点击“确定”:

  • 允许:选择“序列”
  • 来源:输入“一班,二班,三班”

* 请注意:班级之间的“,”是英文半角符号

8. 现在开始设置高亮显示的条件格式:选中需要高亮显示的区域 A2 至 C19 --> 选择菜单栏的“开始”-->“条件格式”-->“新建规则”

9. 在弹出的对话框中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”--> 在公式区域输入“=NOT($G$2)”--> 点击“确定”

公式释义:

  • G2 单元格就是我们刚才设置为链接到复选框的单元格
  • =NOT($G$2):表示不勾选复选框时触发条件

10. 选择菜单栏的“开始”-->“条件格式”-->“管理规则”

11. 勾选“如果为真则停止”复选框 --> 点击“新建规则”继续设置

设置说明:

  • “如果为真则停止”:勾选了这个选项,表示当“=NOT($G$2)”公式结果为真时,即不勾选复选框时,就停止条件触发

12. 在弹出的对话框中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”--> 进行以下设置 --> 点击“确定”:

  • 公式区域:=$A2=$G$3
  • 通过“格式”按钮将背景填充色设置为蓝色

* 请注意单元格的绝对和相对引用,$G$3 为班级下拉菜单,单元格固定不变,需要绝对引用;$A2 的列号需要固定,而行号要动态变化,所以混合引用。

13. 再次点击“新建规则”

14. 在弹出的对话框中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”--> 进行以下设置 --> 点击“确定”:

  • 公式区域:=IF($G$4<>'',$C2>$G$4)
  • 通过“格式”按钮将背景填充色设置为红色

公式释义:

  • IF($G$4<>'',...):当分数值不为空时,才触发条件;这样可以避免不输入分数时,整个区域都变成红色
  • $C2>$G$4:当 C 列的单元格大于 $G$4 中输入的分数时,触发条件;仍需注意单元格的绝对和相对引用

15. 通过右上角的上下三角箭头,将设置好的三个条件顺序调整如下:

1) 复选框条件

2) “班级”条件

3) “分数高于”条件

条件顺序说明:

  • 公式的顺序代表了同时满足多个条件时,执行的优先顺序
  • 复选框条件优先级排第一,所以“如果为真则停止”这个规则对所有次优先级条件都有效;也就是说,当条件为真时,下面的所有条件都不再触发
  • “班级”的优先级比“分数高于”高,因此当两个条件同时满足时,执行“班级”的条件

16. 最后稍微美化一下条件区域:将 G 列的单元格都设置为右对齐,给条件区域设置边框,并将底色改为白色

以下就是实际使用效果。

很多同学会觉得 Excel 单个案例讲解有些碎片化,初学者未必能完全理解和掌握。不少同学都希望有一套完整的图文教学,从最基础的概念开始,一步步由简入繁、从入门到精通,系统化地讲解 Excel 的各个知识点。

现在终于有了,以下专栏,从最基础的操作和概念讲起,用生动、有趣的案例带大家逐一掌握 Excel 的操作技巧、快捷键大全、函数公式、数据透视表、图表、打印技巧等……学完全本,你也能成为 Excel 高手。

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