在制作和编辑办公文档时，当遇到文档中输入的多处相同的文本错误，或者需要对文档中多处相同的文本需要进行修改时，熟练Word的人，基本上都会选择替换功能来批量实现，以便提高办公效率。

在Word中替换文本的用法也有多种，是一次性替换？还是逐个替换？亦或者是局部范围替换呢？这些都需要根据实际情况来进行选择。

今天就给大家讲讲文本替换的3种用法，以便我们快速选择替换方法。

1.全部替换文本

替换功能主要用于修改文档中的错误内容。当同一错误在文档中出现了多次时，可以通过替换功能进行批量修改，具体操作步骤如下。

Step 01选择【替换】选项。在'公司概况 .docx'文档中，将光标插入点定位在文档的起始处；在【导航】窗格中单击搜索框右侧的下拉按钮；在弹出的下拉列表中选择【替换】选项，如图所示。

Step 02查找和替换文本。打开【查找和替换】对话框，并自动定位在【替换】选项卡，在【查找内容】文本框中输入要查找的内容，如输入'红太郎酒'；在【替换为】文本框中输入要替换的内容，如输入'语凤酒'；单击【全部替换】按钮，如图所示。

技能拓展——快速定位到【替换】选项卡
在要进行替换内容的文档中，按【Ctrl+H】组合键，可快速打开【查找和替换】对话框，并自动定位在【替换】选项卡。

Step 03完成替换。 Word 将对文档中所有'红太郎酒'一词进行替换操作，完成替换后，在打开的提示框中单击【确定】按钮，如图所示。

Step 04关闭对话框。返回【查找和替换】对话框，单击【关闭】按钮关闭该对话框，如图所示。

Step 05查看文档效果。返回文档，即可查看替换后的效果，如图所示。

2．逐个替换文本

在进行替换操作时，如果只是需要将部分内容进行替换，则需要逐个替换，以避免替换不该替换的内容。逐个替换的具体操作步骤如下。

Step 01单击【替换】按钮。在'公司概况 .docx'文档中，将光标插入点定位在文档的起始处；单击【开始】选项卡【编辑】组中的【替换】按钮，如图所示。

Step 02开始查找第 1 处。打开【查找和替换】对话框，在【查找内容】文本框中输入查找内容，如输入'语凤酒'；在【替换为】文本框中输入替换内容，如输入'鲁干酒'；单击【查找下一处】按钮，如图所示。

Step 03替换查找到的内容。 Word 将开始进行查找，当找到查找内容出现的第 1 个位置时，用户需要先判断是否要进行替换。若要替换，则单击【替换】按钮进行替换；若不需要替换，则单击【查找下一处】按钮。本例中此处需要替换，因此单击【替换】按钮，如图所示。

Step 04继续替换第 2 处内容。 Word 将替换当前查找到的内容，并自动查找出第 2 处内容，单击【替换】按钮进行替换，如图所示。

Step 05忽略查找到的内容。替换当前内容后， Word 将继续查找。当查找到不需要替换的内容时，可以不进行替换操作，直接单击【查找下一处】按钮，如图所示。

Step 06完成替换操作。当查找完所有的内容后，会打开提示对话框，单击【确定】按钮，如图所示。

Step 07查看文档效果。返回【查找和替换】对话框，单击【关闭】按钮关闭对话框，返回文档，即可查看逐个替换后的效果，如图所示。

3．局部范围内的替换

在'红酒的种类 .docx'文档的第 3 段内容中，将所有的'白葡萄酒'一词输成了'红葡萄酒'，如图所示。

此时，可以对文档中的部分内容进行替换，以避免替换了不该替换的内容，具体操作步骤如下。

Step 01 单击【替换】按钮。打开'红酒的种类 .docx'文件，选中第 3 段内容；单击【编辑】组中的【替换】按钮，如图所示。

Step 02 执行全部替换操作。打开【查找和替换】对话框，在【替换】选项卡【查找内容】文本框中输入'红葡萄酒'；在【替换为】文本框中输入'白葡萄酒'；单击【全部替换】按钮，如图所示。

Step 03 完成替换。 Word 将按照设置的查找和替换条件对文档中第 3 段内容进行查找和替换，完成替换后，弹出提示框中询问是否搜索文档其余部分，单击【否】按钮，如图所示。

Step 04 查看替换效果。返回【查找和替换】对话框，单击【关闭】按钮关闭该对话框，返回文档，即可查看替换后的效果，如图所示。

技能拓展——在指定范围内进行查找和替换
在一篇含有文本框、批注或尾注等对象的文档中，还可以只对文本框、批注或尾注中的内容进行查找和替换。例如，只查找和替换批注中的内容，则先打开并展开【查找和替换】对话框，在【查找】选项卡中设置查找内容，然后单击【在以下项中查找】按钮，在弹出的下拉菜单中选择【批注】命令指定搜索范围，最后在【替换】选项卡中设置替换条件进行替换即可。

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