创建文档大纲

一、从头创建大纲

1、大纲视图中的文档。

当您想要创建大纲时，可以在大纲视图中开始操作。与普通视图和页面视图类似，大纲视图提供文挡内容的独特显示。但不仅如此，它还提供特别适合大纲的工作环境。它通过清晰的大纲格式构建和显示内容，所有的标题和正文文本均采用缩进显示，以表示它们在整个文档结构即层次结构中的级别。它还提供大纲特定的工具，这些工具驻留在“大纲”工具栏中。简而言之，在大纲视图创建的环境中，您可以快速操纵大纲标题和标题中的文本。

可以使用大纲视图作为起点，将您的主要思想通过标题体现出来。在大纲视图中，可以快速重新组织这些标题和更改它们的缩进级别，从而使较高优先级的内容作为顶级标题，较低优先级的内容作为子标题或正文文本。（这也称为提升或降低项目）。

还可以使用大纲视图评估已编写好的文档结构，如果需要，可以进行文档组织结构的调整。

2、关于大纲视图与大纲编号对比的注释

应用大纲列表编号与在大纲视图中工作不同。

您可能熟悉 Word 中的大纲编号功能，该功能将大纲编号应用到文本的不同行（例如 I、IIa、IIb 等）。明确这一点很重要：这种大纲编号与大纲视图不同，两者的用途也不同，并且未设计成可以一起工作。

• 大纲编号是一种层次结构的列表编号格式，将这种格式应用到文本行可以帮助读者跟踪信息。它实际上用于显示目的。
• 大纲视图是一种工作模式，可以帮助您（写作者）对自己的思想进行安排和组织。由于大纲视图使用格式来表示层次结构，而非表示添加编号和字母的视觉提示，所以它提供了更清晰、有条理的工作方法。

本课程将重点介绍大纲视图。如果想要了解有关大纲编号的详细信息，请参阅“Word 帮助”。

3、从头开始大纲

大纲视图中正等待第一项输入的空文档。

若要从头组织您的思想，请以空文档开始，然后切换到大纲视图：在“视图”菜单中单击“大纲”。

在文档的左上角出现一个减号和一个不断闪烁的插入点。这是输入第一个顶级大纲标题的位置。减号

表示标题尚未包含任何子标题或从属文本。

将文档切换到大纲视图时，您还会注意到出现“大纲”工具栏，可以用来工作时操纵大纲。

4、创建顶级大纲项

第一行中已输入 1 级大纲项，第二行正在等待另一个 1 级大纲项的输入。

若要添加第一项，只需在插入点键入该项。

您会注意到文本是大号黑体，因为它是“标题”。Word 自动将其格式定义为内置样式（标题 1）。

当完成一项输入时，按 Enter 移动到下一行。Word 在相同级别（或换而言之，整个文档结构中相同的重要性级别）的缩进处开始新的段落。可以继续这样的操作，直到所有顶级思路输入完毕。

5、根据需要添加从属项

从属（2 级）项位于 1 级项下方。注意 1 级项旁边的加号，它表示 1 级项包含子项。

若要根据需要创建从属项或更低级别的项，可以在开始键入之前在新行中按 Tab 键，或者可以使用“大纲”工具栏中的“降低”按钮

。该操作使文本缩进，从而在视觉上表示了项的从属级别。（注意缩进量是预置的，与标题在文档中的缩进量无关）。

当按 Enter 从那里开始新行（新项）时，插入点的缩进级别与上一行相同 。可以通过键入项然后按 Enter 在该级别继续添加项。若要添加从属于该级别的项，可以根据需要按上一段中所述的方法降级。或者，若要返回上一更主要的级别，请按 Enter，然后在开始键入之前使用“大纲”工具栏上的“提升”按钮

。（使用 Shift+Tab 键盘快捷方式可以达到相同目的）。

当您创建标题和子标题时，Word 将在较高级别的标题旁显示加号 (

)，表示这些标题下还有子标题。最多可以添加九级标题，还可以添加常规段落文本（即正文文本）。

左侧的图片显示当您添加子标题时文档的样子。

注意    可以更改已创建项的缩进级别，这称为升级或降级。在第 2 课中将学习如何操作。

6、大纲中正文文本的角色

大纲中的正文文本。

如前一部分所述，可以在大纲中键入段落。在大纲视图中，此文本采用大纲级别方案中的最小缩进级别，它被称为“正文”文本。在视觉上，正文文本可以通过其左侧的小方块

和其较小的常规样式文本与标题相区别。

在大纲视图中键入段落文本的功能使大纲视图强化了写作环境，可以使用此大纲级别进行简单注释，也可以实际进入详细写作。由于正文文本自动从属于其上面的标题，所以很容易重新组织。（下一课将学习重新组织）。

通过使用“大纲”工具栏中的“降为正文文本”按钮

，或者单击文本，然后在“大纲”工具栏上的“大纲级别”列表中单击“正文文本”

，可以将文本指定为正文文本。

提示

• 使用“提升”按钮或通过在“大纲级别”列表中选择想要的级别，可以将正文文本更改回标题。
• 如果不想查看全部正文文本，请单击“大纲”工具栏中的“只显示首行”
  
  。第一行后面的省略号 (...) 表示折叠了文本的其他行。

7、大纲级别如何与内置样式相关

 大纲视图中的 2 级标题和从属正文文本。注意正文文本是缩进的，前面有一个小方块以表示它处于从属状态。

 在页面视图中，相同的标题和正文文本显示为“标题 1” 和“正文”样式。在此视图中正文文本不缩进；大纲视图中的缩进只用于显示目的，与实际缩进无关。

内置样式是格式特性的组合，将这种组合应用到文本后可以快速更改文本外观。例如， 应用“标题 1” 样式可以使文本变为粗体、宋体和二号字，而应用“标题 2” 样式使文本变为粗体、斜体、宋体和三号字。（这些只是示例，实际的格式特性取决于 Word 的默认设置以及您为自己选择的设置）。

当您输入第一个顶级大纲项时，Word 自动用内置样式“标题 1”定义其格式。当您通过添加从属和正文级别继续创建大纲时，Word 继续依次将相应的内置样式应用到每个标题和正文文本项。这样，大纲级别（1 级、2 级、正文文本等）直接依靠内置样式（标题 1、标题 2、正文等）。

当手动更改大纲中的文本格式时，更改 Word 提供的内置样式可能会导致某些大纲项显示不正常。所以，在大纲完成后，如果想要在整个文档中更改格式，可能要在另一个视图中（如页面视图）中更改。

反过来考虑，如果发现格式有另外变化，可以通过单击“大纲”工具栏上的“显示格式”

将整个大纲显示为纯文本。

二、重新构建大纲

 “简介”、“行为准则和政策”和“福利”项展开，以便显示它们的子项和正文文本。

 “简介”、“行为准则和政策”和“利益”项折叠，以便隐藏所有从属信息。

在您阐明思想或完成大纲部分的过程中，它可以帮助您进行思考，最大程度地降低视觉混乱。若要这样做，可以选择性地折叠子标题，以便它们不再出现在它们的上一级标题下。（想一想在 Microsoft? Windows? 资源管理器中使用可展开和可折叠的文件夹组织信息的方式，展开和折叠大纲项是同样的原理）。

若要折叠展开的信息，请找到标题左侧的加号

，然后双击它。当子标题折叠时，在上一级标题下出现弯曲线条，它提供一种视觉提示，表示该标题下有折叠的从属信息。

若要重新展开信息，请再次双击该加号

。还可以使用“大纲”工具栏上的“折叠”

和“展开”

按钮。

1、提升或降低项

 位于 2 级的“福利”项。

 当“福利”提升到 1 级时，其子项相应提升到 2 级。

有时，在阐述思想和构建大纲时，在头脑中会认识到子项应提升，或子项自己的子项集合应当提升。您还会认识到相反的可能，即某些高级别思路无法再扩展，与它们当前的大纲级别不相称。

出现这种情况时，可以快速为这些大纲项定义更高或更低的级别，也称为将它们“提升”或“降低”：

• 可以提升或降低项以及它们的相应子项。首先单击项旁边的加号
  
  ，再使用“大纲”工具栏上的“提升”
  
  或“降低”按钮
  
  。此操作选择整个组（项加上子项），将全部内容按一级提升向左或向右移动。（例如，2 级变为 1 级，从属的 3 级变为 2 级）。正文文本的级别不变。
• 您还可以在不更改子项的情况下提升或降低项，只需将插入点放在项中任何一个地方，然后再单击“提升”或“降低”按钮。

如果确切知道要将标题移动到哪一级别，还可以在“大纲级别”列表

中选择该特定级别。

若要将某项一直提升到“标题 1”或将该标题一直降低为正文文本，请使用“大纲”工具栏上的“提升到标题 1”

或“降为正文文本”按钮

。

2、重新组织项

 若要向上移动某项，请首先选择该项。

  单击“大纲”工具栏上的“上移”按钮。一次单击会将该项向上移动一个位置，所以在本例中应单击三次按钮。

 项到达其最终位置。

若要将项移动到大纲中另一点，首先选择该项，然后单击“大纲”工具栏上的“上移”

或“下移”

按钮，直到该项到达您希望的点。

如果正在移动的项包含子项，且您想保证子项随其移动，则一定确保首先单击该项旁边的加号

，然后再使用工具栏按钮。这样可以选择该项和所有子项，以便它们作为整体移动。此操作无需考虑顶级项是展开还是折叠。

提示    也可以将项拖动到它们的新位置。重复一遍，如果要将某项的子项随其移动，应确保首先单击加号。

3、查看整个文档

在左侧，在大纲视图中显示整个第一页；在右侧，在页面视图中显示同一页。注意段落控点已不存在，且缩进发生了变化。

大纲已经完成，标题和初始思想已经输入完毕，可以准备编写更详细的内容。现在需要将大纲视图切换到可以更好地支持文本扩充的视图中。

若要离开大纲视图，请单击“视图”菜单，选择要在其中工作的视图。

• 页面视图为您显示文本、图形和其他元素在页面中的定位方式。如果想要查看页眉和页脚、调整边距和执行其他与排版相关的编辑，需要使用此视图。
• 普通视图以简单版式显示文本格式。当想要快速键入和编辑时，此视图最佳。
• 当您创建网页，且想获取文档作为网页显示时的表现方式时，Web 版式视图很有帮助。

当切换到大纲视图之外的视图时，将无法看到大纲特定的格式（如有助于划分整体结构的缩进）。取而代之，通过各种标题样式提供给您（和您的读者）的是视觉提示。

如果发现想快速重新组织文档，或者查看其整体结构，只需切换回大纲视图。您还可以打印大纲，打印时确保文档处于大纲视图中。

注意在打印时，段落控点（加号

、减号

和方块

）并不出现，缩进可能与屏幕上所见不完全相符。

三、课程摘要卡 - 创建文档大纲

操作	使用大纲工具栏	使用键盘	其他方法
提升选中的项	“提升”按钮 将该项向左移动一级；“提升到标题 1” 将该项一直移动到标题 1	Shift+Tab 或 Alt+Shift+向左键	也可以在“大纲”工具栏上，在“大纲级别”列表中单击所需的大纲级别 。
向上移动选中的项	“上移”按钮	Alt+Shift+向上键	将该项拖动到新位置。
向下移动选中的项	“下移”按钮	Alt+Shift+向下键	将该项拖动到新位置。
展开某项以显示其子项	“展开”按钮	Alt+Shift+加号 (+)（此快捷方式打开下一级，其他方法打开所有从属级别）	双击该项旁边的加号 。
折叠某项以隐藏其子项	“折叠”按钮	Alt+Shift+减号 (-)（此快捷方式折叠一级，其他方法折叠所有从属级别）	双击顶级项旁边的加号 。
降低选中的项	“降低”按钮 将该项向右移动一级	Tab 或 Alt+Shift+向右键	也可以在“大纲”工具栏上，在“大纲级别”列表中单击所需的大纲级别 。
将选中的项降级为正文文本	“降为正文文本”按钮	Ctrl+Shift+N	不适用