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最近用到word的一项超强功能——邮件合并,碰巧还用到了邮件合并功能的逆向操作!你说巧不巧,正好,在这里一并记录分享了,也备日后参考之用。
首先来分享一下“邮件合并”的用法吧!
邮件-选择收件人-使用现有列表
2.选择Excel表格文件,选择表格
3.此时在插入合并域即可看到相关信息了,在目标表格里面一个个添加就行了。(目标word文档一定要提前调好字体字号等格式)
4.如果要生成多个单个word文档,则要多几步操作(即设置大纲,调整级别),只想导出为一个word文档的可以忽略中间步骤。
视图-大纲视图
5.选中文档标题,点击【大纲】选项卡,设置大纲级别为【1级】
6.切换到【邮件】选项卡,依次单击各个空白单元格,插入合并域。另外在标题之前插入“姓名”域代码。设置大纲级别的标题可以调整格式
7.其他空格按照实际来插入合并域即可,合并文件
8.选择全部
9.在【大纲】视图下,按Ctrl+A全选内容,点击显示文档,创建子文档
10.点击保存按钮,将“信函1”文档保存为“总表.docx”。目录下即生成了由员工姓名命名的多个子文档。等待目录下所有文件都从0kb到十几kb就说明完成了。
重点来了,在那之后又需要处理另一堆材料,又在word文档和Excel表格之间闪转腾挪斗智斗勇,是的,这个时候要用到邮件合并的逆向操作作为中间操作了!
在网上搜索一大堆,有用vba代码的,没完整解析也没试,找半天发现一个插件——word精灵,看完介绍和流程视频,好,就它了!!!
1.首先将公众号提供的压缩包解压,打开插件的安装包,
2.安装使用,这里一直下一步就OK了,有需要设置的根据自己需求修改就行。
3.等待安装
4.安装的最后会自动安装运行环境,稍等片刻即可。
5.安装完成后可以查阅说明
6.此时打开说明文档就会发现选项卡中已经有word精灵了,那就说明安装完成了。
7.这时,就可以使用万能的多/单文档到excel功能了,超级方便有木有!!!
官方网站http://excelbbx.net/Word.htm
很多功能建议参照官方指导文档来操作,超级方便!
word提取数据到Excel 建议参考指导视频,我之前按照自己的理解使用错了,看完视频才恍然大悟。(戳我跳转查看)
另外在处理多个格式不一致的文档时,可能会遇到一种情况,做好一个模板文档后,会发现可能只能提取一些文档,剩下未匹配的文档要重新做新的排版模板,方能全部匹配,遇到极个别的排版疑难杂症,还是得手动编辑。不过如果你处理的文档排版都一致的话,那就最好不过了!!!
最后,感谢Word精灵!!!
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