业务费管理流程设计与优化实践

一、背景

对于经常外出处理业务的员工来说，业务费的申请和报销是件非常痛苦之事，尤其是以纸质作为媒介的传统报销。

曾有家公司在财务制度上明确规定涉及业务费报销的需要提供相关的信息加以佐证，如宴请客户，需要提供现场的相片；消费300元以上的需要提供刷卡票据；同时还规定，所有业务费使用前需要提前申请并请示主管领导审批同意后方可执行。

二、流程现状与核心问题

我们看看他们的流程是怎么样执行的：

借助公司事务助理之手收集经部门负责人审批后的纸质单据传递于各环节进行审批：

1）业务费申请流程：

2）业务费报销流程：

问题分析：

1. 流程太长

通过收集、整理数据发现，整个流程平均花费了29天。我们来看看为什么会有那么长的时间：

业务费的发生需要事前申请，突发情况比较多，与实际业务情况不符合；
按财务预算制度，月末制定次月的费用预算，已经做了一次把控，且业务费申请时还需经过公司预算管理员复核，同时一般情况下部门直接负责人是知道当月有该项预算的，因此仅在此环节相当于有三次审批；
整个审批环节共计9个，以纸质传递为主，然后并不是每个人实时在位置上等着单据审批，若中间出个差、请个假什么的，所花费的时间会更长。

2. 分授权不充分

层层审批，看似大家都在负责审核其合理性，把控风险；实则没有把控到风险，且相应的职责划分也未划分清楚；到了最后员工向公司反馈“为什么我的报销还没有下来，已经快一个月了”。

3. 标准不清晰、不合理

因为业务费使用的场景更在用于与客户交流沟通上，临时性、突发性事件相对比较多，如请客吃饭、赠送礼品，处理突发公关事件，很难做到事前申请费用。

3.1 对300元以上需要提供刷卡单据，实际上很多时候不具备提供刷卡的条件，结合实际情况以及业务部门的呼声，对刷卡金额提升至1000元；

3.2 对要求现场拍照的也不做具体要求了，省去此环节。

4. 未借助工具，控制力度不足

无论是业务费申请还是报销，都需要公司预算管理员再次复核，在一定程度上增加了复核难度及工作量，往往造成对预算管控不严的局面。同时也借助事务助理传递单据在各环节进行审核，单据有可能丢失或遗漏的现象出现。

三、优化思路与方案

这些不合理的环节与流程，其结果导致员工往往不愿意垫钱来处理业务或不愿意报销费用，不愿意报销当然就不愿意与客户打交道，本来需要维护客户关系的，变成能拖则拖，甚至影响到业务开展。

结合业务实际、分授权及系统建设对整体的业务费处理流程进行优化：

业务费申请：2000元以上要求事前申请，且通过系统进行管控预算（月初或月末导入预算）

业务费报销：借助IT工具，柔控预算，适当增加报销10%以内的额度

3.1 业务费管理：

业务费发生的前提是合理的，是真实存在的，也是必须发生的。无论从业务费申请还是报销，对整体的流程做了优化，一定程度上满足的业务需求，又确保的风险管控，所以在2000元以下发生的业务省去了事前申请，且有预算才能报销是较为合理的；

3.2 业务授权：

从财务内控的角度出发，对相应的岗位做了授权，满足基本的业务需求：

对此，适当授权，即满足财务部门的管控要求，又适当的简化报销程序，提升了满意度。

3.4 所有的报销单据均由报销人或部门助理根据流程至审核会计处方提交相应的报销纸件，减少单据丢失的可能；同时也节省事务助理这个岗位；

3.5 系统管控预算：系统按业务逻辑将之前的人为审核转换为系统自动审核，减少人为干预因素，间接影响业务部门对次月业务计划统筹安排。

四、优化效果

4.1 提升效率：以往的整体流程平均29天才能走完，优化后平均时长为9天；

4.2 释放公司预算管理员、事务助理两个岗位；

4.3 减少纸质单据在各审批环节传递，直接有报销提交至审核会计处，避免单据在传递过程中丢失的可能；

4.4 报销人能够及时了解审批状况，提升员工的满意度。

五、对其他企业的启发点/亮点：

1. 流程优化不能仅仅是停留在表面上，必要时应借助IT工具承接业务流程优化和数据快速落地，让让业务部门真实感受到流程优化带来的效果；

2. 必要的工具支撑落地，对业务部门配合流程优化起到触动效果，明白流程优化是为体现业务价值的。

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