管理上司的七大心法

                    作者：吳怡靜

成功的经理人,除了管好属下,更要管好老板。管理上司不是操纵、更不是巴结上司,而是为自己、上司与公司创造三赢。勤练七大心法、实战十招,让老板听你的吧! 前ING安泰人寿总裁潘燊昌是个创意十足的「百变CEO」,对于领导和管理,常有令人耳目一新、却精准无比的见解。他常说,做了几十年专业经理人,他最大的心得就是:「管理老板比管理属下更重要」。

成功的经理人,对他这句话,应该很有共鸣。「管理老板是经理人的责任,」杜拉克早已指出,「这也是身为主管能否称职的关键因素。」只不过,很少有经理人了解管理老板的重要,许多人甚至认为不可能做得到。其实,管理顶头上司,只要抓对窍门,做起来并没有你想象中那么困难。

以潘燊昌为例,当年,安泰老板对他很信任,三个月做一次报告也没关系,但他仍坚持,每个月主动报告台湾的业务进展和财务状况。 后来的新老板荷兰ING集团严格要求各地主管,每个星期都要报告,潘燊昌于是请来一位MBA高材生,专门帮他写报告。而这也让他归结出了管理老板的三个潘式要领:

一、让老板觉得事情在他的控制之下,而实际上是你在控制情势。

二、常常主动向老板报告,让他安心。

三、老板也有他的难处和限制,所以应该提供完整的数据,让他做判断。

管理上司,并不是要操纵上司,也不是一味巴结逢迎,而是要在与上司共事的过程中,尽可能获得最好的成效,为公司、上司与自己创造三赢。想要有效管理上司,就必须锻炼「向上管理」(managing up)、「向上领导」(leading up)的能力,专家提供了七大心法:

1.了解你的上司:

「管理老板的第一项准则,」杜拉克曾说,「就是要体认,部属的职责,是尽量使老板有效能、有成绩……所以,经理人一定要找出老板需要什么……经理人还要了解,老板最擅长的是什么?他的长处是什么?老板的限制及弱点在那里──这些是下属必须支持、协助及弥补老板不足的领域。」

哈佛商学院教授贾巴洛与科特也指出,上司和下属的关系,其实是「两个难免犯错的普通人之间,相互依赖的关系。」要管好这种关系,第一步就是要深入了解上司和你自己。除了上司的优缺点,还要知道上司有哪些目标与压力;喜欢什么样的工作方式、习惯怎么获取信息、如何化解冲突?

2.了解彼此的期望:

你的上司希望你通报哪类问题?提供哪种信息?达成哪些目标?何时达成? 会主动详细交代对属下有哪些期望的上司,毕竟不多,所以,你必须自己想办法去找出来。例如,写下详细的工作内容备忘,先交给上司核批,再当面跟上司逐条讨论;或者多找机会跟上司聊天,讨论什么是「优秀的管理」和「我们的目标」。

另外,你也必须把自己对上司的期望,告诉对方,而且设法让上司接受这些期望中,你认为最重要的部份。

3.找出彼此兼容的工作方式:

贾巴洛与科特认为,如果你对自己和上司都有清楚的了解,这时,就不难找到一种让你们双方都合拍的共事方式,在彼此的期望都已明了的情况下,更高效地完成工作。

例如,上司处理信息的方式,各有不同,「倾听型」的上司,喜欢部属当面向他报告,以便他听完提问,你就可以先向他汇报,随后再提交一份备忘;而「阅读型」的上司往往喜欢先看书面信息,那么,你可以把重要事项放入报告里给他看,然后再来开会讨论。

另外,你也可以根据上司的决策风格,调整共事的方法。有些上司喜欢事事都掌握,最好经常跟他们报告;有些人则喜欢授权,只需让他们知道你做出了那些重要决策即可。

4.中阶主管必须「向上领导」:

管理顾问巴多尼(John Baldoni)在新书《领导老板》中,鼓励中阶主管站在老板的角度思考问题,为公司的整体利益而采取必要行动,也就是向上领导。

中阶主管如何向上领导?巴多尼认为,这需要巧妙平衡管理与领导。「向上管理」是指当上司忙不过来时,你为他打理、支持的过程。而领导提供的是指引与激励,因此「向上领导」就成为一种主动的过程:经理人用CEO的角度关照大局,不为一己之私,去做能为组织带来利益的事。

5.说到做到,建立你的信用:

最让上司感到无能为力的,莫过于有个靠不住的下属了,这会让他无法信任下属所做的工作。你必须建立信用,才能够有效管理上司,而建立信用的最好方法,就是说到做到,办事牢靠。

「如果你能做到使命必达,让同事与老板都信任你,你对他们就会产生正面的影响力,」巴多尼强调。

6.主动争取做事的机会:

不要枯等上司来领导。你必须在自己与上司、与公司的关系中,采取主动:主动去做你认为公司该做的事,例如发起新的计划,或推动某项业务的改组。 如果你认为公司有必要推出某项新产品,那就想办法向上司推销。关键就是要抓住对你、对公司都有好处的议题,展现替老板思考、行动的能力。而且,不仅主动争取,更要贯彻执行。 别

7.去管理难搞的上司:

「不是每个上司都可以被向上管理或领导,」巴多尼提醒,「喜欢欺负别人的上司,一看到有部属采取主动,就会倍感威胁,所以我不会建议你去领导这种上司。」

管理上司必读 《杜拉克谈未来管理》,杜拉克着,时报出版,2003年 〈管理你的上司〉,贾巴洛与科特着,《哈佛商业评论》,1980年

《Lead Your Boss:The Subtle Art of Managing Up》John Baldoni,Amacom Books,2009年

管理上司的实战10招

1.尽量让上司看见你。

2.每天都要跟上司交谈。

3.不时抽空到上司办公室晃晃。

4.找机会帮老板分忧解劳。

5.提出问题时,也要建议几个可行的解决方法。

6.全盘托出实情,也绝不要隐瞒。

7.不要一味发牢骚。

8.自告奋勇,接受新挑战。

9.表现出你对上司的欣赏。

10.共享荣耀,而非责难。