施工企业数字化转型系统建设指南（一）？

企业在数字化转型过程中会引进、使用到各种数字化系统，今天老杨就来聊一聊施工企业在数字化建设过程中会应用到的软件系统，这些常用系统一般包含如下：OA系统、项目管理系统、HR系统、档案管理系统、证件管理系统、物料验收系统、电子印章管理、智慧工地、劳务实名制、BIM、财务管理系统等。

那么施工企业在选型、实施、使用这些系统的时候应注意哪些问题？这些软件可以解决哪些管理问题？老杨总结如下：

一、协同办公

协同办公，很好理解，OA系统的代名词，其主要功能包含组织架构管理、人员管理、流程管理、知识管理等，其主要解决的是企业内部的协同问题。根据其版本、购买价格的不同功能模块也不尽相同，在选购OA系统时要注意：根据企业的发展规模，选择单一组织版本还是集团管控版本，二者的区别就是在于单一组织版本的OA不支持多组织的架构，即只能设置一个公司架构组织，仅供一个公司使用；而集团管控的版本可支持一个企业集团下多个公司组织架构显示与管理，有利于集团旗下多个公司之间实现数据共享与流程协作；

OA系统的核心功能为流程处理，根据价格不同，其流程引擎的功能也不同，例如某些OA品牌低版本产品的流程处理功能非常简单，不支持任一环节退回操作，不支持会签等，用户的流程审批场景是多样化的，这样的低配流程处理功能降低了客户体验，无法达到预期的应用效果，最终使OA系统也无法推广应用起来。

在选购OA产品时，还要注意厂家提供的用户收费方案，是按并发用户、还是按用户数收费。并发用户，即在同一时间内同时登录OA系统用户的数量，而按用户数收费模式即在系统内只能开多少个账号，例如某企业有500人，采用用户数收费模式，购买了100个用户账号，这样的后果就是只能100个用户使用，如果想增加用户，只能再付费另行购买。所以在选型时，无论是并发用户模式还是用户数模式一定要和OA供应商在合同内约定续购的收费价格。

OA系统在实施时要注意以下：

1.1、梳理组织架构、流程，线下问题百出的流程放到线上去运行肯定走不通、跑不动；

1.2、制定相关规章制度，并严格执行，特别是关于流程上线、修改、处理的；

1.3、定期反馈OA使用情况，特别是流程流转的时效问题；

可参考老杨另一篇文章 如何玩转OA系统业务审批流程.

当前很多大厂的OA系统，都具有集团级信息平台建设功能，可将OA系统作为企业信息平台入口，集企业信息门户、统一用户管理、统一流程处理、数据集中展示平台于一身，同时还具有低代码开发能力，赋予OA平台更多的数字化能力，因此企业在选型时需考虑当前的数字化能力是否匹配，同时将各种数据接口预留，需要注意的是这些工作需要企业提前规划，分步实施。

二、综合项目管理

综合项目管理系统是以项目管理为抓手，实现企业对施工项目的精细化管理，建立高效的决策机制以面对经营风险，构建基于数据的科学决策体系，使施工企业从经验管理向精细化管理转变，通过对系统的应用向数据要管理，让流程增加效益；同时建立规范的全面质量管理，建立风险可控的意识。目前施工企业在项目管理上存在如下问题：

2.1、项目分散，公司与项目部之间沟通不畅，信息共享困难，造成信息孤岛，反复沟通成本高；

2.2、企业决策层难以及时掌握、控制其下属分子公司、项目部的成本消耗情况,只能粗放型管理，难以深化，造成项目建设成本高；

2.3、项目众多，而上级部门需要汇总的数据量庞大, 而传统手工模式难以胜任；

2.4、项目部之间的物资与人员的难以合理调配,造成大量浪费;

2.5、可供决策的信息不能及时提供，决策缺乏足够的数据支撑相对滞后;

一个专业的综合项目管理系统其功能涵盖从项目招标、合同签订、项目施工、成本管控至竣工管理的全过程，具有招标管理、合同管理、财务管理、成本管理、质安管理、进度管理等大大小小有几十个功能模块，具有很强精细化管理属性，因此，施工企业在选购项目管理系统时一定要注意当前企业的管理现状、能力是否匹配，不一定要大而全，可采用“先易后难、分期推进、分步实施”、“先公司后项目部”、“样板试点先行”的模式与策略逐步推进，根据老杨多年的经验，不推荐施工企业在一期建设时就上成本管控，达到理想化的几算对比，前期无完善的制度、管理标准，无及时、准确、完整的数据支撑，精细化的成本管控很难实现。例如，施工现场的人材机数据想实现100%的精确是非常困难的。

因此施工企业在实施项目管理系统时要注意：

第一，切忌贪大求全，对公司的管理盲目自信；

第二，选择符合当前公司管理模式的系统及实施步骤，分步走；

第三，各先关业务部门要积极参与，建议企业成立以各业务部门业务骨干组成的内训师团队，负责系统的培训及推广；

第四，注重系统推广的方式与方法，推广前期多奖少罚；

关于综合项目管理系统的建设与实施，老杨将在今后的文章中以专篇重点阐述，这里不做过多的描述。

三、HR系统

   HR系统，顾名思义，人力资源管理系统；虽然一些大厂的OA系统也具有人力资源管理模块，可实现简单的人员信息管理、入转调离管理、薪资管理等，但因其并不是专业的HR系统，有功能的广度，但缺乏HR管理的深度，当企业规模达到一定，HR管理场景深度越来越复杂的时候就要选择专业的HR系统了；当前施工企业，特别是大的集团化企业在人力资源管理上存在以下问题：

3.1、集团机构组织庞大、地域分布广、信息分散，不能实时掌握集团人力信息全貌，分子公司的人员数量和结构都不能真实掌握，集团化管理成为空谈；

3.2、集团薪酬总额等人力成本的控制较弱，集团总部根本无法及时、准确的进行人力成本的计算；有时员工离职后该员工的薪资却一直照发不误，给集团带来严重的经济损失；

3.3、各个企业应用不同的管理系统，无法实现集团内部必要的人力资源信息数据共享，无法实施整体的人力资源优化计划；

3.4、不同地域、不同单位的人力资源从业者管理水平参差不齐，没有统一的共享平台进行沟通与交流，彼此借鉴以及协同管理；

3.5、集团总部如果制定“一刀切”的统一人力资源管理体系，缺乏针对子公司的差异性，子公司缺乏动力、活力，无法适应快速发展的业务和市场，造成“一统就死”。

3.6、集团如果过分强调子公司的差异性，任由子公司“自由发挥”，结果造成集团总部很难实现人力资源有效的调配和规模效应，造成“一放就乱”。

  所以，企业要利用利用HR系统建立涵盖整个企业的薪酬、绩效、培训、招聘等业务的全面人力资源管理体系。实现企业“信息共享、业务协同、流程优化、决策支持”的人力资源管理信息化目标。

    HR系统在应用时最大的问题是多系统的对接、系统数据的完整性，直接影响系统的应用效果，特别是在系统对接方面企业应考虑：

3.7、考勤数据对接：目前施工企业在公司、项目部多采用人脸识别，但缺乏统一标准管理，品牌型号各不相同，造成考勤数据难以直接接入HR系统，无法第一时间获取人员考勤数据，自然会加大薪资核算的工作量；

3.8、与OA系统的对接：与OA系统的对接除了包括组织架构、用户名这些最基础的信息，还包括流程的对接，例如人员入转调离、请假流程的对接等；

3.9、与各大人才网站的对接：包括招聘信息的发布与应聘信息的收集；

3.10、与社保、个税系统的数据对接；

四、档案系统

     项目在建设过程中会产生各种需要存档的资料，例如图纸、合同、验收资料等，目前施工企业在管理管理上存在如下问题：

   4.1、在档案资料收集层面：项目过程中的各类档案收集困难、在OA系统中盖章审批完成后的档案也无法及时进行归档；

同时档案采集机制不健全，缺乏有效的信息工具支撑，依靠档案人员催交档案，效率低收集不及时。

   4.2、在档案管理层面：档案管理采取传统纸质档案管理方式已经眼不上业务发展要求，缺乏对档案的全生命周期管理;

档案的安全性难以保障，散落在各个项目上、存在泄密风险;人员变化可能导致核心资料丢失；

纸质档案归档难，档案的完整性无法保证;各类档案散落在各业务系统中，如OA、ERP、HR系统等，数据离散准以满足共享和交互的需求。

4.3、档案应用层面∶日常通过excle表格进行管理，查询、鉴定、利用、分析等功能薄弱，无法快速查询到档案，造成档案利用率整体低下；

档案借阅只能线下进行，造成借阅困难，实物和电子档案严重脱节，借阅后监管困难。

所以施工企业在档案管理上应加强收集能力、管理能力、应用能力。一些大厂的OA产品，虽然也自称有档案管理功能，但只能进行OA内部简单的文档归档功能，缺乏档案管理的专业深度。那么施工企业如何进行专业的档案管理数字化转型工作，老杨建议如下：

第一，企业首先得有一个专业的档案管理场地，目前大部分施工企业档案管理工作归办公室，相关档案就存放在办公铁皮柜内，由于场地狭小资源有限，缺乏统一的命名规范及固定的存放位置，在没有专业固定的档案存放场地的情况下引进档案系统并进行相关档案管理工作，最后导致的结果就是随着业务的不断扩大，档案的增多，档案存放位置会频繁变动，导致档案系统内数据不准，同时增加数据重复修改及录入的工作量；

第二，专业的档案管理工作分为如下几个步骤：①档案系统初始化，安装与调试档案系统；②纸质档案整理，也称为档案电子化，也就是将各种纸质档案重新扫描、装盒、入库；品牌大厂一般都提供此专业服务，但需额外收费；收费模式为：扫描按页收费、整理档案按盒收费；③将电子化的档案资料录入（导入）档案系统；

第三，档案系统也要考虑与其他系统的对接问题，如OA系统，各种内外部文件通过审批后直接在档案系统内入库，省去了重复录入的环节；

第四，考虑到档案系统的特殊性、安全性，建议不要开发外网访问功能，仅供局域网内部访问；

好了由于时间关系，今天老杨就讲到这里，在下一期老杨将继续讲解:证件管理系统、物料验收系统、电子印章管理、智慧工地、劳务实名制、BIM、财务管理系统的功能及常见问题。希望老杨的文章能帮到处于数字化建设转型期的企业。