关于公文写作

塞上翁 编

2012年10月14日

 

什么是公文？公文是指国家机关、公共组织在履行法定职责中形成的具有规范体式的文书。

公文写作，要求规范、准确、简洁、鲜明。规范：指文中用的语言、数据、格式、标点符号等，都要规范。准确：指用词要恰当，不含糊。简洁：指文章简明扼要，没有多余的内容。鲜明：指文章意思清楚，主题突出。下面分别讲一讲公文用途和写作的书面格式。

【命令】命令是由国家行政领导人（县以上）用以发布重要法规和规章，采取重大强制性措施，任免、奖惩有关人员，撤销下级机关不适当的决定等的行政公文。从内容上分有两种形式：一是发布性的命令，主要是发布法规，公布政策；二是指示性的命令，向下级机关和人员发布指示，强制执行。“令”是命令的简称。国家权力机关和国家主席公布法律、法令，多用“令”行文。命令和令的格式由五部分组成：（1）标题，由发令机关和公文文种“令”组成。（2）令号，以发令机关或领导人任职开始编流水号，到任职期满为止，下任另行编号。（3）正文，颁布性命令的正文简单，一般只有一两句话。（4）发令机关或发令机关领导人的职务名称和姓名，写在正文右下方。（5）发令的时间，写在发令机关或发令领导人签署下面。

【决定】决定是领导机关经过会议讨论通过的重要事项或重大行政问题作出决断、安排，要求下级必须贯彻执行的一种文体。主要由七部分组成：（1）标题，标题一般包括：作出决定的机关和决定的内容。（2）正文，正文一般有两层意思：开头应简要说明为什么要作出这个决定，即作出该决定的目的和意义。接着写决定的事项，落实决定的具体要求和措施。如果是内容比较简单的决定，则简明扼要地写出决定内容就行了。（3）作出决定日期，或会议通过日期。（4）发文编号，由作决定机关代字号、年度加方括号、发文顺序号组成。（5）发送单位，写在作决定机关和年月日下方的左侧。（6）主题词，写在发送单位下方的左侧。（7）印发单位、印发年月日和共印份数。

【指示】指示是上级机关对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则的公文文种。它与决定有明确的不同。指示一般有三种类型：其一，针对方向性问题而发的指示；其二，针对局部性问题而发的指示；其三，针对普遍性问题而发布的指示。指示的格式主要由六部分构成：（1）标题，由发文机关、事由（指示的主要内容）、文种“指示”组成。（2）发文编号，由发文机关代字号、年度加方括号和发文顺序号组成。（3）发出指示时间，可以放在主送上和发文编号的正中间。也可放在落款下。（4）主送机关，即接受指示的对象。（5）正文，一般由三部分组成：一是开头，写发此指示的目的、意义、任务，或讲依据。二是指示事项，可以分项目写。三是结尾，多是提出希望、号召，或用一句公文用语结尾。

【公告】发布公告的机关级别都很高，一般是党和国家向国内外宣布重要事项而使用的一种公文。公告的格式由五部分组成：（1）标题，有三种类型：一是由发文机关、事由、文种“公告”组成的完全标题；二是省略事由或发文机关的省略标题；三是只用“公告”的简单标题。（2）编号，公告一般单独编号。（3）正文，一般较简单，由三部分组成：一是依据部分；二是事项部分；三是结尾部分，多用“现予公告”，“特此公告”收尾。（4）落款，署发公告机关名称或发公告领导人的职务、姓名。（5）发公告时间，放在落款下方、也可放在正文之前和编号之间的正中间。

【通告】通告是国家机关向人民群众公布政策法令、重大事项，各机关、团体、企及事业单位向一定范围内公布应当尊守或知晓的事项所使用的公文。通告的法令性和政策性很强，兼有通知和约束的性质，是有直接生效的法律作用、执行作用、教育作用等。通告的格式与布告基本相同，请参见布告

【布告】布告是向人民群众公布应当普遍尊守或知晓的事项时使用的一种公文。常见的布告有公布政策及有关事项的；有处罚性质的；有法院公布的各种判决书等。布告可以广泛

地公开张贴。布告的格式由四部分组成：（1）标题，有三种类型：一是由发文机关、事由和文种“布告”组成的完全标题；二是省略发文机关的省略标题；三是只用文种“布告”二字的简单标题。（2）正文，由三部分组成：一是前言，讲缘由和依据。在前言末用“特布告如下”转接语。二是布告事项，可以分条款写出。三是结尾，一般用公文用语收尾。如“本布告自公布之日起施行”，或用“此布”，“切切此布”等。（3）发布告日期，可放在公文标题和正文之间的正中间，也可放在正文后的右下方，有落款则放在落款下。（4）落款，如果是省略标题或简单标题，就要落款，署发文机关和用印。是完全标题，可省发文机关。

【报告】报告分上复性报告、工作报告、反映情况的报告等，格式大体相同，由七部分组成：（1）标题，一般由事由（报告的主要内容）和文种组成。（2）发文编号。（3）主送单位，放在正文开始前顶格写出。（4）正文，一般由两大部分组成：一是导语，讲报告的起因，根据；二是报告的内容，按照需要可分成若干部分叙述。正文收尾一般用报告常用语：“特此报告，请指正”，“上述报告，如无不妥，请批转各地执行”，“特此报告”。（5）落款，在正文末右下方写发文机关名称。（6）发文日期，放在发文机关下方。（7）抄送、附件。

【请示】请示是下级机关请求上级机关对某项工作作出指示、给予答复、审核批准时使用的公文。请示的书写格式与报告基本相同，请参考报告的格式。

【批复】批复是上级机关对下级机关的请示事项给予答复时所使用的一种文体。批复的格式由五部分组成：（1）标题，用完全性标题，即由发文机关、事由、文种组成。（2）主送，即回复的下级机关。（3）正文，由三部分组成：批复引语，就是开头要引述下级来文的日期、文号、标题或要点；批复内容，即对来文的答复；结尾，一般用公文用语，如“此复”，“特此批复”等。（4）落款，发文机关写在正文末右下方。（5）发文日期，写在发文机关下面。如有附件，可在正文末左下方标明。

【通知】通知是一种应用范围较广的文体。用于传达上级指示，发布行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要知晓或共同执行的事项。从内容上看，有三种类型：一是指示性的通知，如传达上级指示，布置工作，下达任务；二是批复和转发性的通知，包括发布重要事项；三是知照性的通知，如会议通知，任免通知，告知有关事项的通知。通知的写作：（1）标题，标题一般包括发文机关、事由、文种三个要素。（2）被通知的单位，被通知的单位可以是一个，可以是几个，也可以是所有下属单位。如果通知的事项紧急、重要，可以写紧急通知或重要通知。（3）正文，正文要力求写得明确具体，语言简洁，把通知的事项讲清楚就行了。（4）发文机关和时间，这分两种情况：一是在标题里已写明发文机关，标题下面已注明发文时间，正文后面就不再写这两项；二是在标题里没有写这两项，应在正文后面补上发文机关和发文时间，并加盖公章。

【通报】，通报是用来表彰先进、批评错误、传达重要情况的一种公文。其格式由三大部分构成：（1）头部，包括标题（可用完全性标题、省略性标题和简单标题）、发文编号、主送（周知性的可略）等。（2）正文，一般由五部分组成：一是通报缘由。二是通报事项，该事项发生的时间、地点、涉及单位与人员，大体经过，主要情节、结果及影响等。三是处理意见，指对有关人员进行具体表彰或处分。四是经验或教训。五是要求、希望、号召。（3）结尾，包括发文机关、发文时间，抄送、抄报、附件等。周知性通报用完全性标题时，发文时间放在标题和主送之间的正中间，结尾的其他部分可省略。

【会议纪要】会议纪要是一种正式文件。它是在会后根据会议的宗旨，对会议记录进行精选、综合、分析和提高之后加以整理而成，用以概括反映会议精神、会议成果。它比原始的记录材料精炼、集中、明确，更具有条理性，更突出地体现出会议的基本要点。会议纪要是要求与会单位共同遵守、执行或参照执行所使用的一种文种。会议纪要的基本格式，主要由两大部分组成：一是标题，由会议名称同“纪要”组成。二是正文，由三个方面构成：（1）开头。写会议概况，包括召开会议的指导思想，目的和要求，会议时间和地点，参加单位，主持人，对会议的总评价等。（2）纪要主体。写会议研究的问题，讨论的意见，作出的决定，对今后提出的任务、要求等。表达方式有两种：其一，概括式，把发言、讨论的情况进行概括、归纳成几个方面叙述。其二，发言记录式，按顺序把发言人的主要意见叙述出来。（3）结尾。有两种方式：一是正文完就是全文收尾；二是提出希望、号召。

【会议提案】会议提案是参加会议的人把自已的意见或建议，用书面形式写出来，提交会议，列为讨论的项目，这就是会议提案。会议提案一般是在召开各种代表会议的时候，代表参与议事，对于某一具体问题，提出自己的解决办法及理由的一种方式。其格式一般由五部分组成：（1）标题，一般用“提案”二字作标题。（2）案由，写明提议人的意见或建议。（3）理由，陈述提出的意见或建议的理由。（4）办法，拟出实现所提意见或建议的具体措施，可分条写。（5）提议人签署姓名和提出提案时间，有附议人也应签名。

【会议总结讲话】会议总结讲话，是在会议行将结束的时候领导同志结合会议进行情况，对与会同志提出进一步要求的总结性讲话。会议总结与闭幕词有相似之处，但在具体内容和侧重点上有所不同：闭幕词一般适用于一些比较隆重的大会，讲话措辞庄严、简短；而会议总结讲话，是系统地总结会议的进展情况，对贯彻会议精神提出具体的措施和要求，对会议期间的遗留问题作出解释，会议总结讲话一般都比闭

幕词写得具体。会议总结讲话内容一般可分三部分：（1）在称谓语之后，要宣布会议就要结束了，紧接着要简述大会的主要议程，肯定会议的成绩或收获，并对整个会议情况作出简要的评价。（2）是总结讲话的主体，这部分最好分项论述，还要对会议报告中没有阐述清楚的问题作进一步的解释。（3）最后，要表达对大会召开提供过帮助的单位和个人的谢意。

【调查报告】调查报告是对某项工作、某件事物、某个问题、某一方面情况，进行调查研究后，经过认真分析研究写成的一种书面报告。其作用主要是向上级机关汇报情况；或指导面上的工作；或进行科学研究。常见的调查报告有：报导新生事物的调查报告；推广重要经验的调查报告；揭露重大问题的调查报告等。调查报告的一般写法由两部分组成：（1）标题，有两种，一是由主要内容或某个类型同“调查”一起组成。二是正副标题，正标题揭示主题或提出问题，副标题由主要内容或某个类型同“调查”组成。（2）正文，是调查报告的主要部分。正文在结构上分为开头部分、中心部分、结尾部分。开头部分：简明扼要概述调查的目的，扣住调查的中心，或提出人们所关注的和调查所要迫切解决的问题，以引人注目。中心部分：这是报告的主体，需要把调查的情况、内容、经过、问题等阐述详尽。这部分要写得具体、真实，主次分明，详略得当。结尾部分：是在对调查的事实作科学分析后所作的结语。这部分需要写出经过调查研究后对功过是非实事求是、恰如其分地作出判断或结论，回答调查所提出的问题。如果这方面已在中心部分谈到了，结尾部分可省略。总之，调查报告的结尾要简洁有力，有话则长，无话则短。

 【工作总结】总结是论说文的应用文，包括的种类比较多。按内容分，有工作总结，生产总结，学习总结，思想总结等；按时间分，有年度、季度、月份总结等；按性质分，有全面总结、专项总结等。这里说的是工作总结。工作总结是对过去的工作或某项工作完成情况的回顾和分析，从中找出经验和教训，用来指导今后的工作的文书。一般总结，没有严格的格式规定，写作比较自由。但作为公文体的工作总结，也仍然有其结构要求。（1）标题，标题一般的通常写法：××年度××单位××工作总结。（2）正文，正文主要包括三个方面：一是情况概述，交待总结的范围、时间界限、总的评价，或有关情况的说明。二是主要作法、收获、经验和体会，表达方式有三：其一、条文式，分条分项写；其二、小标题式；其三、贯通式。三是问题和原因，说明工作上存在的问题及造成问题的原因。最后简要的说说下一步的打算

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