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提高办事效率的36计

办事效率在这个急速发展的时代越来越受到人们的关注,我们花了大量的时间和精力来研究如何提升效率。所幸有前人累积的经验,并总结出了这“提高效率的36计”。

接下来我们就分享其中的8条,细读这些内容能够帮助你提升人生效率。

只有认识到时间的价值,才有可能更好地使用时间。

人生的“名义时间”虽有70年之多(很多人还达不到),但其中以笃志于学的“实际时间”只有40年左右,还要七折八扣,又要扣除睡眠花费的生命三分之一时间,那么可供开支的“纯时间”确实不多了。

因为人的一生也就是60万个小时,虚度一个小时就少一个小时。如果把一生的时间当做一个整体来运用你就不会在中年时代,感到一生都完了。

据国外研究机构研究出的现代化人与传统社会的人相比较有九个特点,其中4个与时间有关:

第三个特点:现代化人时间观念极强,按时间表行事,办事讲究准时;

第四个特点:工作讲究效率,厌恶拖沓浪费,力求用最少的人物力,在最短的时间内完成任务;

第五个特点:计划性强,有条不紊,能够在科学预测的指导下,合理安排各项工作的顺序,以求达到最高的效率和最佳的效果;

第九个特点:以竞争为荣,以奋斗为乐,安于现状等于自我否定。

从此可以看出,要想实现现代化,首先要有时间观念的现代化。

善于利用时间的人都有一个共性,就是善于把握方向。无论他们做什么事情,都把目标看得很清楚才开始行动。如果没有明确的目标,一味的蛮干,是决不会获取成功,达到理想的彼岸的。现代人最重要的做事原则就是,要时刻清醒地认识到自己是什么样的人和要做什么样的。

大目标都由小目标组成,每个大目标的实现都是几个小目标小步骤实现的结果,如果你集中精力处理当前手上的工作,心中时刻记住你现在的努力都是为实现将来的目标铺路,那你就能成功。

目标还有个好处就是有助于评估工作的进展。

六个具体实现目标的“黄金”步骤:

1、确定你希望拥有的财富具体数字。

2、确确实实地决定:你将会付出什么努力与多少代价去换你所需要的成就。

3、规定一个固定的日期,一定要在这日期之前把你想要的钱赚到手。

4、拟定一个实现理想的可行性计划,并马上进行。

5、将以上四点清楚地写在纸上,不要仅仅依靠你的记忆力,而一定要体现为白纸黑字。

6、每天两次、大声朗读你的计划,比如在晚上睡觉以前,在早上起床之后。在朗读的时候,就想象自己已经看到、感觉到并深信你已经拥有这些成就。

巴特莱法则是:“重要的事情先做”,重要的事情舍得花时间去做这一条普通道理的数量化说明而已。

制定计划是时间运筹的第一个步骤。美国一位“支配时间专家”对办公人员建议,把明天要做的最重要的六项任务写下来,按轻重缓急编列次序。

合理安排时间是贯彻巴特莱法则的重要环节。要弄清最佳时区,也就是弄清什么时候自己的工作效率最高,成果最佳,把最重要、最复杂的工作放到这个时候做,会收到事半功倍的效果。

据英国一位著名学者多次对人脑进行脑功能的测试后发现,上午8时大脑具有严谨、周密的思考能力,下午2时思考能力最敏捷,而晚上8时却是记忆力最强的时候。但逻辑推理能力在白天20小时内却是逐步减弱的。基于以上测试结果,早晨处理比较细致、复杂的工作,下午做那些需要快速完成的工作,晚上可做一些需要加深记忆的事。

赫德莉克在他所著的《生活安排五日通》一书里说:“不要把所有活动都记在脑袋里,应把要做的事写下来,让脑子做更有创意的事情。”

相信笔记,不相信记忆。养成“凡事预则立”的习惯。

为时间做预算、做规划,是管理时间的重要战略,是时间运筹的第一步。

对待长期的计划,有以下几点注意事项:

第一步:设立总的目标。这一步的关键在于不仅要把观念或信条确定下来,而且要使其具体化,将总目标分解细化,使其成为指导工作的方针和努力的方向。

第二步:进行预测。在进行计划时,要考虑对客观环境的分析预测。

第三步:设立阶段计划。把长期的工作分割开来。

第四步:每周订下固定的若干时间专门处理长期性的工作。刚开始不要订下太长的时间,否则容易引起自己的挫折感,应该积少成多,渐有所成。

第五步:事先找出下一步工作的重点,并不断地熟悉它。

第六步:养成固定的工作习惯。

第七步:偶尔转变工作的角度。

对于短期的计划,我们可以每隔一个时间段检查一下,具体做法如下:

(1)每日之末,拟订一个要在明天达到的成果和如何进行的简要计划,按重要程序顺序排列,把重要项目编上号码。

(2)每周之末。一周是一个工作阶段的结束。在每周的最后一个工作日之末,花点时间检查一下本周的主要活动,同上次计划的成果进行比较,找出可以改进之处,并拟订出下周各项工作的计划。详细的话,也可拟订出下周每天要达到的一项或几项主要目标。

如此类推,在每月之末和每季之末也可以复盘和确定之后的计划。

在最佳的时机做最适合的事情,有时错过了最佳时机,所浪费的时间和精力则会成倍的上升,甚至酿成无可挽回的后果。

-END-


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